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54 outils et 1 processus pour devenir l' entreprise leader đŸ„‡partie 2



đŸ› ïž Outil n°26 : Comment garder un espace de travail organisĂ©, mĂȘme s'il est partagĂ© avec quelqu'un d'autre ?

Avec la méthode des 5S.


Il peut y avoir certains conflits, lorsque vos Ă©quipes partagent le mĂȘme poste de travail.


C'est tout à fait humain, nous avons chacun nos façons de faire


Cependant,


Lorsque vous devez partager un mĂȘme espace, il peut y avoir des conflits.


Ces conflits sont de réelles pertes de performance à corriger à tout prix !


🔑 5 Ă©tapes Ă  faire avec l'ensemble des personnes qui partage l'espace, pour vous entendre sur sa gestion :

  1. Supprimer : Tout ce qui n'est pas utile sur votre poste de travail

  2. Scintiller : Nettoyez l'espace et mettez en avant les sources de salissure, mettez en place des solutions pour supprimer ces sources ou des pratiques pour garder la propreté de l'endroit

  3. Situer : Chaque chose à sa place et chaque place à sa chose, définissez le meilleur emplacement en fonction de la fréquence d'utilisation des objets (au plus proche de vous ce qui est le plus fréquemment utilisé et inversement)

  4. Standardiser : Etiquetez les emplacements, par exemple vous pouvez mettre une bande colorée qui passe par l'ensemble des dossiers sur une étagÚre, ce qui permet de visualiser rapidement si un dossier est manquant. Une photo de l'espace permet de mettre en avant le travail réalisé et montrer comment il doit rester.

  5. Soutenir : Un engagement de chacun est primordial pour garder l'espace comme vous l'aviez défini, le mieux est de traiter les dérives dÚs leurs apparitions.

C'est légitime de mettre des rÚgles communes pour gérer l'espace de travail dans une équipe, c'est ce qui assure le respect de chaque individu.


✅ Un 5S bien Ă©tabli permet aux Ă©quipes d'ĂȘtre entiĂšrement autonomes dans la satisfaction des clients.


đŸ› ïž Outil n°27 : Comment entretenir son outil de travail efficacement ? Cessez les p'tits bricolages Ă  la MacGyver.

Avec la maintenance autonome


Une part importante des arrĂȘts d'un processus sont des micros-arrĂȘts (infĂ©rieurs Ă  1 min)


Dans l'industrie, l'étude des lignes de production a mis en avant une perte de performance liée à l'entretien des équipements.


Si pour vous, 1 min de rĂ©glage en cours de production peut-ĂȘtre nĂ©gligeable, pour d'autre cela peut signifier un manque de maintenance.


1 min en effet ce n'est rien, mais imaginez ces 1 min se répéter 60 fois dans la journée.


Ces micros arrĂȘts passent souvent inaperçus.


🔑 4 Ă©tapes pour rĂ©duire considĂ©rablement vos micros arrĂȘts :

  1. Nettoyer l'équipement : Prenez du recul sur votre outil et listez les dérives observées

  2. Eliminer les sources de salissure

  3. Créer des standards de nettoyage, d'inspection, de lubrification

  4. Maintenir les standards (Faite des photos, des formations...)

Votre outil de travail restera comme neuf et ronronnera pour longtemps ✅😉


đŸ› ïž Outil n°28 : Comment ne pas perdre le fil quand vous rĂ©solvez un problĂšme, mĂȘme en cas d'absence ?

Avec la méthode A3


Lorsque vous travaillez en équipe pour résoudre un problÚme,


Il peut-ĂȘtre difficile de reprendre le sujet aprĂšs une absence, parce que vous avez Ă©tait demandĂ© sur un autre projet ou autre.


La méthode A3 comme son nom l'indique, permet de centraliser toutes les données d'une résolution de problÚme dans une feuille format A3.


Voici un exemple de méthode A3 :


Remarquez-vous la structure ordonnée du document ?


Il y a des outils précédents, ceci permet de cadrer la résolution du problÚme dans un seul et unique document


Avec ce document, vos collaborateurs sont de vrais ingĂ©nieurs ! đŸ‘©â€đŸ«

L'avantage du format A3 est de pouvoir le plier comme un dossier et y glisser des documents annexes, comme des plans, crobards...


Téléchargez le modÚle ici :

MĂ©thode A3
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đŸ› ïž Outil n°29 : Comment sĂ©curiser votre client en cas de doute de votre produit ou service, sans recommencer de 0 ?

Avec la méthode des 8D


Pour comprendre l'utilité de cet outil,


Je vous propose de vous rappeler un instant une situation dans lequel votre entreprise fut dans l'embarras...


Peut-ĂȘtre un retour client trĂšs mĂ©content Ă  cause de votre produit ? Ou une erreur dans la formalisation d'un dossier qui a ruinĂ© tout un travail ?


Etes-vous réellement sûr que cette situation ne se reproduira plus ?


Dans les entreprises agroalimentaires ou pharmaceutiques, ils exploitent énormément cet outil, car elle permet en cas de dérive soudain


De sécuriser le client


Et oui, ce serait dommage de laisser des produits ĂȘtre commercialisĂ© qui risque de nuire Ă  la santĂ© d'un client.


Dans ce genre de cas, pas le temps de niaiser !


Agissez vite et fort :


🔑 8 Ă©tapes pour sĂ©curiser votre client en cas de pĂ©pin avec votre produit ou service :

  1. Définir l'équipe (mettez autour de la table les bonnes compétences)

  2. Décrire le problÚme (un problÚme bien identifié c'est un problÚme à moitié réglé)

  3. Déterminer les solutions immédiates (bloquer les produits, rappeler le client, corriger les livrables, en clair réparer et sécuriser)

  4. DĂ©terminer les causes Ă  la racine (beaucoup d'entreprises qui n'ont pas de produit ou service qui sont vraiment Ă  risque pour le client s'arrĂȘtent Ă  l'Ă©tape 3. Malheureusement, le phĂ©nomĂšne se reproduira)

  5. Dérouler un remue-méninge (c'est le moment d'innover, de remettre en cause vos pratiques ou votre outil, les solutions seront donc cette fois-ci des améliorations)

  6. DĂ©ployer les solutions retenues (un petit plan d'action pour accompagner le changement)

  7. Définir les actions préventives (y a-t-il des contrÎles à mettre en place ?)

  8. Déployer la communication (partager les transformations, former les autres membres de l'entreprise pour qu'ils soient correctement informés)

N'oubliez surtout pas de célébrer le succÚs !


Avec ce document, vos collaborateurs seront de vrais techniciens ! 👹‍🔬

Téléchargez le modÚle ici :

MĂ©thode 8D
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đŸ› ïž Outil n°30 : Comment stabiliser votre productivitĂ©, mĂȘme si vous avez de fortes saisonnalitĂ©s ? 📊

Avec la méthode Heinjunka


Au début de l'air industriel, les entreprises se focalisaient sur de la production de masse


Des produits bien standardisés, préférables pour faire de longues productions,


Ce qui permettait d'avoir :

- Peu de changement d'outil

- Peu de rebuts

- Peu de perte de temps


Enfin bref, l'idĂ©al d'une usine qui vend et produit le mĂȘme produit ou service 24h/24, 7J/7


Aujourd'hui,


Cette maniĂšre de produire n'est plus valable dans beaucoup d'entreprises


La concurrence étant de plus en plus croissante, les entreprises ont dû se différencier davantage


Et donc,


Une ligne qui Ă©tait mono-produit, fait maintenant d'autres types de produits


Et nécessite une réactivité sans failles


MĂȘme s'il est plus confortable de planifier de grandes sĂ©ries,


Cela pose un inconvénient :


L'insatisfaction client


Parce que les clients souhaitent aujourd'hui toujours mieux, moins chĂšre et plus rapide


Et si vous planifiez votre activité avec des mini séries ?

Imaginez deux entreprises similaires, qui produisent 4 produits de différentes couleurs


L'entreprise A : Produis en grande série un produit par semaine

L'entreprise B : Produis en plus petite série mais réalise les 4 produits par semaine


Entreprise A :

Vous ĂȘtes maintenant le client de l'entreprise A, vous demandez un pack complet avec les 4 produits mais l'entreprise est en cours de rĂ©alisation du produit 1

Combien de temps attendrez-vous pour avoir vĂŽtre produit si l'entreprise n'a pas de stock ?

Vous allez attendre 3 semaines dans le meilleur des cas,


X Pour compenser ce défaut, l'entreprise devra adapter un niveau de stock pour chaque produit afin de satisfaire ces clients, elle aura donc des coûts élevés de stockage

X Certaines commandes seront refusées, car l'entreprise manquera de réactivité pour l'honorer, ainsi pour garder son image elle préférera les décliner.

X En cas d'incidence, par exemple un incendie, elle perdra une bonne partie d'argent immobilisé.


Entreprise B :

Vous ĂȘtes le client de l'entreprise B et vous faites la mĂȘme demande


Que se passe-t-il si l'entreprise n'a pas de stock ?

Vous obtenez votre commande dans la semaine, ainsi vous gagnez 2 semaines par rapport Ă  l'entreprise A


Ici,


L'entreprise adaptera ses stocks, non pas en fonction d'un niveau mais en fonction d'un flux de commande, elle est donc à compléter avec la méthode Kanban comme vue plus haut.


Le takttime est important pour stabiliser l'ensemble avec la bonne cadence.


Le deuxiÚme principe de planification se fait selon la méthode heinjunka


Grùce à cette méthode, vous n'aurez plus peur des saisonnalités


Car votre outil s'adapte Ă  la demande client :


đŸ› ïž Outil n°31 : Et si votre process n'Ă©tait pas rĂ©ellement capable...

Avec le test de capabilité


Peut-ĂȘtre dormiez-vous lorsque vous Ă©tiez plus jeune lors des cours de mathĂ©matique 😮


Ne vous inquiĂ©tez pas, c'Ă©tait mon cas aussi 😅


Pour la simple raison :


Je ne comprenais pas l'intĂ©rĂȘt que pouvaient avoir les statistiques dans le monde du travail en gĂ©nĂ©ral

Et puis,


J'ai constaté qu'une analyse court terme pouvait fournir une vérité fausse !


Parce que nous sommes habitués à réaliser des études à court terme


C'est-à-dire que nous prenons des informations à la volée pour établir une sorte de vérité


Malheureusement,


On se rend compte qu'avec des données à long terme nous sommes bien loin de ce qu'on peut imaginer.


Par exemple :


Vous garantissez une livraison de votre service sous 3 jours


Vos clients tolĂšrent 2 jours de retard


Vos tolérances sont donc :


Limite maximum : 5 jours


Etant dans les tolĂ©rances vous avez l'impression d'ĂȘtre Ă  99% conforme :

Vous pensez comme cet exemple, ĂȘtre totalement dans les tolĂ©rances de vos clients


Tout va bien dans le meilleur des mondes


Alors que,


L'analyse descriptive démontre tout autre chose :

Ă  court terme, vous Ă©tudiez uniquement la capacitĂ© de votre performance Ă  ĂȘtre dans les tolĂ©rances et c'est pour cela que vous semblez capable

(Capabilité court terme = Cp)


Sauf qu'ici, vous pouvez constater un décentrage de vos performances obtenu avec des données long terme


On prend donc en compte le Cpk = Capabilité long terme


Et là, c'est le point de vérité !


Votre indicateur étant inférieur à 1 (0,52 entouré en bleu sur l'exemple)


Votre process n'est donc pas considéré comme capable


Alors surtout, ne garantissez pas la livraison sous 3 jours, au risque de rendre des clients mĂ©contents 😅


Dans cet exemple, il faudrait comprendre l'origine de ce dĂ©centrage et mettre en Ɠuvre les actions correctrices nĂ©cessaires.


Ainsi l'entreprise pourra proposer davantage de valeur ✅


Téléchargez le modÚle ici :

Etude de Capabilité
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đŸ› ïž Outil n° 32 : Comment sĂ©lectionner la meilleure prestation, sans avoir peur de se tromper ?

Avec la boite Ă  moustache ou Box plot (in English)


Vous faites face Ă  un moment crucial ou vous devez faire un choix


Et vous ĂȘtes dans l'embarras, l'embarras du choix... (bon OK c'Ă©tait facile 😋)


Mais ça reste vrai quand mĂȘme


Avec l'outil n°23, je vous invite à choisir la meilleure prestation pour en faire votre standard interne


Et ce n'est pas si simple, car la différence de performance n'est pas trÚs claire


La boite à moustache permet de visualiser d'un seul coup d'Ɠil le choix à faire


En imaginant qu'une équipe de travail doit sélectionner la meilleure performance de leur groupe pour se caler à lui


AprÚs avoir collecté les données, ils obtiennent ceci :


Par rapport au critÚre d'évaluation qui serait le nombre d'erreurs sur la journée, on peut voir 4 variations de résultats différents


On constate ici :


- L'opérateur 3 et 4 ont une variance plus faible

- L'opérateur 3 est celui qui génÚre au global le moins d'erreurs,

- L'opérateur 1 et 2 ne sont pas aussi performants et ne feront pas office de standard


Dans notre cas,


l'opérateur 3 fait une bonne base pour acquérir des résultats immédiats sans apporter d'investissement ou de nouvelles solutions, car elles sont déjà en place


Il suffit de les déployer.


Imaginez cet outil pour diverses applications :


- Les achats, pour vous aider Ă  choisir un fournisseur

- Les ressources humaines, pour choisir la meilleure formation

- La qualité, pour orienter leurs choix de projet

- La direction, pour comparer la demande client par produit

- Etc.


Téléchargez le modÚle ici :

Boite Ă  moustache
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đŸ› ïž Outil n°33 : Et si vous partiez en vacance confiant, en sachant que votre travail est rĂ©pĂ©table et reproductible ?

Avec l'outil Gage R&R


Cet outil garantit la répétabilité et la reproductibilité d'une action

Que signifient exactement répétabilité et reproductibilité en performance ?

- La rĂ©pĂ©tabilitĂ© signifie qu'une personne obtient la mĂȘme performance Ă  chaque essai

- La reproductibilitĂ© signifie que plusieurs personnes obtiennent la mĂȘme performance Ă  chaque essai


Si l'on reprend l'exemple sur l'outil précédent, avec nos 4 collaborateurs


On voit clairement que nous ne sommes pas reproductibles, par contre nous ne savons pas si les pratiques de l'opérateur 3 sont répétables.


Exemple avec 3 autres opérateurs, qui ont été formés avec les pratiques du collaborateur 3 :

L'outil nous démontre une capabilité acceptable


Nous sommes donc reproductibles et répétables


Cet outil est souvent exploité pour vérifier un systÚme de mesure


On cherche à rétablir la justesse et la précision du moyen de mesure.


Pour cela,


L'outil mesure un indicateur de justesse et de précision qui est le Cpc = Capabilité à court terme


S'il est supérieur à 1, cela signifie que votre procédé est capable de répondre avec justesse et précision aux attentes


Sur quel sujet souhaitez-vous ĂȘtre plus juste et prĂ©cis ?

Téléchargez le modÚle ici :

gage R&R
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đŸ› ïž Outil n°34 : Comment s'assurer qu'un facteur a bien une corrĂ©lation avec votre objectif ?

Avec le test de corrélation


Vous doutez sur un facteur ?


Vous n'ĂȘtes pas sĂ»r qu'il puisse agir rĂ©ellement sur un rĂ©sultat bien prĂ©cis...


Par exemple,


Vous aimeriez vérifier si le temps de travail à une incidence sur la productivité


Pour cela, vous identifiez deux valeurs


x : Le temps de travail

y : La productivité


Pour vérifier si l'un agit sur l'autre, vous devrez varier le temps de travail et mesurer le résultat en termes de productivité


En relevant les donnĂ©es comme dans l'exemple ci-dessous, vous serez capable d'Ă©valuer en un coup d'Ɠil le rĂ©sultat

On considÚre qu'il y a corrélation si le coefficient de corrélation est proche de 1 ou -1


Dans notre cas, vous pouvez constater une corrélation négative


Pour comprendre, je vous invite à regarder le premier schéma


Une corrélation négative, indique qu'en augmentant votre x donc le temps de travail vous réduirez vÎtre productivité vÎtre Y


RĂ©aliser ce genre de test avant de faire des rĂ©glages ou des changements de paramĂštre peut vous faire gagner beaucoup de temps ✅.


Téléchargez le modÚle ici :

Test de corrélation
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đŸ› ïž Outil n°35 : Et si vous trouviez la formule mathĂ©matique de votre rĂ©ussite...

Avec l'analyse de régression simple ou multiple


Peut-on définir un modÚle mathématique pour la réussite ?


Oui en quelque sorte,


Le premier pas est de caractériser votre réussite par un systÚme de mesure


Par exemple en marketing on a le taux de conversion qui caractérise la réussite d'une publicité


En imaginant que le responsable souhaite connaitre le juste prix pour sa publicité


Cela signifie qu'il cherche Ă  comprendre l'Ă©volution du taux de conversion en fonction du prix soit,


Taux de conversion = f(prix)


Il va donc proposer différents prix dans un panel et lister les résultats


Chaque rĂ©sultat peut-ĂȘtre reprĂ©sentĂ© dans un graphique (nuage de point), comme ceci :

Tous de suite,


Vous constatez une corrélation entre notre X et notre Y (de -1 environ, car la tendance est forte et vers le Bas)


En partant de ce constat, on peut Ă©videmment tracer une droite et donc clarifier notre Ă©quation


Quel est le juste prix pour obtenir 40% de taux de conversion ?

Allez, je vous aide...

...il suffit de suivre les pointillés violets


Le juste prix serait x3' soit environ 50€


y = f[x1]

Y = ax + b

40% = 50€ + b


b étant les résidus de l'équation qui sont négligeables .


Sachez que


Suivant votre contexte, la courbe de rĂ©gression n'est pas la mĂȘme,


Il est donc important de faire des essais et de la visualiser.


De plus,


L'analyse de régression sert à comprendre l'intensité d'influence qu'a le facteur au niveau de votre Y


Par exemple,


Il se peut que votre X à un impact indépendamment de plusieurs autres facteurs,


Cependant,


Avec les autres facteurs, il est négligeable.


C'est pour déterminer les X essentiels de l'équation qu'est utilisée l'analyse de régression.


Vous pouvez réaliser cet exercice jusqu'à trois critÚres différents,


Au-delà, un logiciel statistique est nécessaire (comme minitab par exemple)


Vous avez la possibilitĂ© de rĂ©soudre par vous-mĂȘme ce genre d'Ă©quation :


Y = [x1,x2,x3]


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Analyse régression linéaire
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đŸ› ïž Outil n°36 : Comment rĂ©gler les paramĂštres de votre processus avec prĂ©cision pour une performance optimale ?

Avec un plan d'expérience


L'analyse de régression linéaire ne permet pas de résoudre des équations trop complexes


Par exemple le réglage de cette catapulte pour atteindre avec justesse et précision, ça cible n'est pas réalisable avec les outils précédents


Car vos facteurs sont supérieurs à 3.

Pour trouver les Ă©quations de vos problĂšmes qui ont plus de 3 paramĂštres Ă  prendre en compte


Il sera préférable de réaliser un plan d'expérience


Sans ce plan, vos nombres d'essais seraient trop grands pour espérer avoir un résultat


Un logiciel statistique sera donc nécessaire, pour vous faciliter la tùche


L'avantage, c'est qu'il vous permet de définir un plan de vos essais


Une fois les essais terminés, la solution à votre problÚme sera sous vos yeux


C'est un outil idéal, lorsque vous souhaitez préciser les valeurs des paramÚtres de vos processus pour obtenir un résultat bien précis de performance


Ou si vous souhaitez obtenir un niveau de qualité bien précis sur vos produits.


đŸ› ïž Outil n°37 : Comment, figez vos rĂ©sultats dans le temps, sans contraindre vos Ă©quipes ?

Avec la standardisation


Cette notion de standardisation est trĂšs vieille


Et pourtant, trÚs peu exploité


Utilisé dans les entreprises qui ont des chaßnes de production de masse,


Pour assurer une qualité similaire dans les pratiques de travail ou dans les produits .

Ne vous ai t-il jamais arrivé de vouloir un produit spécifique, alors que le fournisseur ne propose qu'un standard ?

Aujourd'hui, cette notion perd un peu de sa valeur, car les clients souhaitent de plus en plus de l'unique.


Sauf que,


La standardisation ne s'arrĂȘte pas ici,


Il faut le voir dans un sens plus large


Par exemple, l'entrepreneur qui se bat pour développer sa marque


La marque de son entreprise devient un standard,


Car il sera une référence dans son secteur


Ce qui lui accordera un avantage distinct de ses concurrents


Outre le fait d'avoir une référence,


ça permet aussi de cerner une base pour s'améliorer


Dans le cadre d'un progrÚs permanent, définir un standard permet de caler notre expérience


Par exemple, en combien de temps pliez-vous un tee-shirt ?


En moyenne, je suis environ Ă  12 secondes


C'est mon standard


En faisant des recherches, j'ai trouvé un autre standard : 2 secondes

Quels sont vos standards actuels ?

🔑 Connaitre vos standards, c'est vous permettre de vous amĂ©liorer.


đŸ› ïž Outil n°38 : ⚠ Comment prĂ©venir et maitriser les risques de dĂ©faillances de votre produit ou process, avant qu'elles ne se produisent ? De quoi dormir sur vos deux oreilles.

Avec l'A.M.D.E.C


L'A.M.D.E.C signifie "Analyse des modes de défaillance, de leurs effets et de leurs criticités"


Imaginez par exemple que vous souhaitiez éliminer un maximum de facteur de défaillance sur votre entreprise


L'A.M.D.E.C peut aider un groupe de travail de lister tous les risques possibles sur votre process


Le groupe devra avoir une bonne connaissance du process étudié pour avoir une liste la plus exhaustive possible


🔑 3 critĂšres pour dĂ©terminer le niveau de danger d'un risque :


  1. Détectabilité : Est-ce que le risque est facilement détectable, s'il intervient ?

  2. Occurrence : Ce risque peut-il se répéter plusieurs fois ?

  3. Gravité : A-t-il réellement une conséquence pour l'entreprise, les collaborateurs ou le client ?

En notant de 1 à 5 par exemple, vous pourrez déterminer le niveau de criticité du risque et ainsi réfléchir à une solution pour le maitriser


Vous pouvez rĂ©aliser cette mĂȘme Ă©tude pour vos produits

Pourquoi est-ce nécessaire de faire une analyse des défaillances ?

Parce qu'aujourd'hui vous accumulez des années à découvrir certaines défaillances,


Parfois, certaines découvertes soudaines mettent en péril le fonctionnement de votre entreprise


Pour éviter d'attendre des années et pour ne pas subir ces défaillances


Je vous invite Ă  exploiter cet outil.


Téléchargez le modÚle ici :

02-AMDEC
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đŸ› ïž Outil n°39 : Comment rĂ©aliser des produits ou services Ă  99% bon du premier coĂ»t, Ă©conomique et rapide, sans ĂȘtre perfectionniste ?

Avec la démarche D.M.A.I.C


ça semble incroyable comme annonce, n'est-ce pas ?


Pourtant, c'est possible


Les ingénieurs de Motorola ont développé une démarche statistique pour obtenir ces résultats.


Avec un protocole bien structuré,


Un peu de persévérance et de rigueur, vous obtiendrez 99% bon, pas chÚre et rapide.


La démarche consiste à utiliser plusieurs outils, dont celles que vous venez de voir


Pour résoudre l'équation: Y=f[x] la plus complexe


y Ă©tant l'objectif Ă  atteindre

x les facteurs de réussite


La démarche D.M.A.I.C vise à comprendre l'équation de vÎtre problÚme et de définir statistiquement la résolution de vÎtre problématique.


Cette méthode marche en exploitant un historique de vos résultats


🔑 5 Ă©tapes pour devenir 100% performant :

  1. Définir : Préparez le terrain, avec par exemple la charte projet, l'analyse des données existantes par le S.I.P.O.C . Quels progrÚs souhaitez-vous réaliser ?

  2. Mesurer : Collectez l'ensemble des données

  3. Analyser : VĂ©rifiez l'influence des X sur votre Y. Quels facteurs jouent un rĂŽle sur mon objectif ?

  4. Innover : Triez les X qui ont de l'importance et déterminer leurs valeurs pour répondre à un Y optimal, mettez en place les changements.

  5. ContrĂŽler : Mettez en place des garde-fous pour assurer la maitrise de vos X et maintenir dans le temps votre Y Ă  son optimum.

Bon, je vous l'accorde cette démarche est assez technique, avant d'en arriver là, vous pouvez faire énormément de changement et obtenir beaucoup de résultats.


Lorsque vous aurez la maturitĂ© suffisante, vous passerez peut-ĂȘtre Ă  ce stade.


(Un article spécifique sera dédié pour cette démarche, avec des tutos d'un logiciel qui vous fera tout à vÎtre place, y'aura qu'a suivre la recette et ça, pour vous permettre de l'appliquer dans vos processus en toute simplicité)


Phase : Faire - Conclusion :


Vous avez pu constater qu'une entreprise pouvez se dĂ©finir selon une formule mathĂ©matique y=f[x] đŸ€“


Ce qui démontre que tout problÚme peut se résoudre, si vous travaillez les facteurs qui lui correspondent.


Nous avons pour habitude de rĂ©pondre Ă  un problĂšme trĂšs rapidement, peut-ĂȘtre parce que nous avons une vision analytique des situations trĂšs poussĂ©es


Si ça peut ĂȘtre un avantage dans les situations d'urgences, pour obtenir des rĂ©sultats sur le court terme, c'est aussi un inconvĂ©nient sur le long terme


On se rend compte qu'une solution à chaud n'est pas forcément la meilleure


Car l'analyse holistique de la situation,

DĂ©montre des causes au problĂšme qui peuvent avoir des origines plus complexes


🏆 La rĂ©ussite, c'est le bon Ă©quilibre entre :

- Le court terme

- Le long terme


Maintenant,


Vous allez voir des outils pour vous aider à développer votre savoir

Parce que pour progresser, il faut ĂȘtre en apprentissage permanent

Phase : Apprendre pour progresser


đŸ› ïžOutil n°40 : Comment obtenir provisoirement les donnĂ©es qu'il vous manque, pour rĂ©soudre un problĂšme ?

Avec la collecte de donnée provisoire


Vous ĂȘtes sur le point de rĂ©soudre un problĂšme


Malheureusement,


Vous n'avez pas assez de données pour conclure une solution


Laissez parler vos experts


La collecte de donnĂ©e provisoire peut ĂȘtre une simple feuille 📋


Sur lequel, vos collaborateurs inscriront leurs informations.


Une petite anecdote :


Lors de seconde guerre mondiale,


Un constructeur d'avions de guerre demanda Ă  ses ouvriers


Qui étaient en charge de réceptionner les épaves de guerre


De noter provisoirement sur un croquis,


Les trous de balle par une croix


Voici une image pour illustrer la chose :

Grùce à ces données,


Le constructeur a permis de visualiser correctement les zones critiques d'impact


Et ainsi prendre des décisions,


Comme dĂ©placer le rĂ©servoir de carburant par exemple đŸ’„đŸ˜±.


Pensez à mettre en place des collectes provisoires, pour compléter l'analyse d'un problÚme.


đŸ› ïž Outil n°41 : Comment vos collaborateurs peuvent-ils transmettre rapidement et simplement leurs bonnes pratiques ?

Avec la matrice de formation


Votre entreprise a besoin de compétence pour fonctionner


Des ressources qualifiées


Mais attention,


QualifiĂ© ne veut pas dire diplĂŽmĂ© ! đŸ‘©â€đŸŽ“


Non, cela signifie qu'ils sont aptes à prendre possession du poste que vous leur avez confié


Le diplÎme est une référence parmi tant d'autres


Et ne garantis pas forcément la qualification de la ressource.


🔑 Je vous dĂ©voile le meilleur moyen d'obtenir des ressources qualifiĂ©es :

Mettez en place une matrice de formation

GrĂące Ă  cette matrice, vous saurez exactement, ce que devra maitriser la personne sur le poste


De plus,


Avec les standards que vous formaliserez,


Vous pourrez créer vos propres ressources qualifiées.


Profitez de vos collaborateurs, par exemple :


Visuellement, vous pouvez constater que le responsable production à un objectif de qualification de 3 concernant le pilotage d'un chantier d'amélioration,


AprÚs l'avoir questionné,


Vous vous rendez compte qu'il n'a aucune compétence dans ce domaine


Par chance,


L'assistante ordonnancement met en Ɠuvre avec succĂšs des chantiers d'amĂ©lioration.


Beaucoup d'entreprises achĂšteraient une formation pour la responsable, mais pas vous...


...Vous préférez exploiter les connaissances de votre assistante pour assurer la transmission du savoir.


Ainsi la responsable production met en Ɠuvre un chantier d'amĂ©lioration sous la tutelle de l'assistante ordonnancement.


✅ Ainsi,


- Vous favorisez l'Ă©change dans votre entreprise

- Vous pouvez orienter votre budget formation, sur celles qui apporteront des valeurs nouvelles dans votre entreprise

- Vous reconnaissez les connaissances acquises de vos collaborateurs


Téléchargez le modÚle ici :

matrice de formation A.C
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đŸ› ïž Outil n°42 et n°43 : Et si vous aidiez vos collaborateurs avec la notice de votre entreprise...

Avec les gammes et les modes opératoires


Outil n°42 : Les gammes


C'est un outil nécessaire pour s'agrandir


Parce qu'elles assurent le bon fonctionnement de vos processus


En cas de doute sur la façon de réaliser un produit ou un service, ce document est la référence


Car dans ce seul document, vous avez toutes les informations des différentes étapes de vos processus


🔑 8 donnĂ©es pour une notice d'entreprise rĂ©ussie :


  1. Un visuel de l'Ă©volution de votre produit ou service ,

  2. Les délais d'exécution de chaque étape

  3. L'ordonnancement de chaque Ă©tape

  4. Les paramÚtres pour la réalisation de chaque étape

  5. La qualité attendue pour chaque transformation

  6. Les ressources nécessaires pour effectuer chaque transformation

  7. La valorisation de chaque Ă©tape de vos processus

  8. Les modes opératoires et les modules de formation


đŸ”„ En cas d'incendie de votre entreprise ou dĂ©gĂąts des eaux,


Avec ce type de document dans un cloud sécurisé,


Il sera trĂšs facile pour vous, de reconstruire votre entreprise presque Ă  l'identique.


Elle sert aussi Ă  la planification de votre production


Il peut exister des gammes complémentaires, comme les gammes maintenances qui sont utilisées pour gérer l'entretien des équipements


Voici une gamme de nettoyage par exemple :


Ici, vous avez toutes les informations utiles pour réaliser l'entretien complet d'une ligne, avec un visuel de chaque point à nettoyer


Avec cet outil, vous fournissez un standard de travail de grande qualité, car vous avez tous les détails importants.


Pour l'anecdote, dans l'agroalimentaire les gammes de fabrication sont appelées "Recettes"


Son nom parle de lui-mĂȘme 😉


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Outil n°43 : Les modes opératoires


Souvent en complément des gammes


Les modes opératoires permettent de détailler précisément chaque étape


Cette fois-ci, vous avez une description action par action


Par exemple :


Dans la gamme, vous pouvez retrouver l'Ă©tape :


Approvisionner les machines des matiĂšres premiĂšres


le mode opĂ©ratoire peut-ĂȘtre par exemple :

1. Prendre les ingrédients : bananes et chocolat dans le local de référence "XXX" avec le chariot "xxx", avec telle et telle quantité

2. Déposez les ingrédients sur le support "XXX" et contrÎlez la qualité avec le document de référence "xxx"

3. Si le contrÎle est conforme, remplissez les trémies des machines avec les % convenues dans la recette de référence "xxx"

3.a Soulevez le capot de droite

3.b Renversez l'ingrédient en tenant le sac de tel maniÚre ...


Avec ce niveau de détail, vous pouvez facilement transmettre un savoir-faire

N'oubliez pas d'illustrer chaque action.


đŸ› ïž Outil n°44 et 45 : Comment ĂȘtre sĂ»r de satisfaire vos clients, sans perdre votre Ă©nergie ?

Avec l'enquĂȘte Kano et la voix du client


Outil n°44 : L'enquĂȘte Kano


Pour vous permettre de vous concentrer essentiellement sur ce qui est nécessaire pour vos clients et établir des offres qui les enchanteront


L'idée est d'étudier les recommandations clients, de comprendre la perception du client sur vos produits ou services en suivant un modÚle


Le modĂšle de Kano :

Ce modÚle permet à l'aide d'un questionnaire client de différencier l'importance des fonctions ou valeurs que vous leur proposez


En vert : La fonction proposée apporte de la satisfaction au client quand elle est présente, cependant en cas d'absence, le client s'en moque.


En rouge : La fonction proposée remplit sa fonction sans satisfaction particuliÚre, en revanche si la fonction est absente le client sera mécontent.


En bleu : La fonction proposĂ©e satisfait le client, si elle est prĂ©sente et l'insatisfait si elle est absente. Par contre dans le cas d'un nouveau produit, les fonctions en bleu peuvent ĂȘtre ignorĂ©es, car tant qu'elles ne sont pas proposĂ©es, elles n'apportent aucune insatisfaction et elles ne sont pas obligatoires aux yeux du client.


Avec ce type de constat, il sera plus facile pour vous de prendre des décisions


Comme :


- Supprimer une fonctionnalité pour réduire votre charge de travail et vos coûts

- Lancer des campagnes publicitaires en proposant dans une date limite des fonctions attractives


Par la suite,


Vous pourrez rentrer dans le détail de chaque fonction avec l'outil suivant


Outil n°45 : La voix du client


En plus de connaitre les fonctions nécessaires pour satisfaire vos clients


🔑 3 critùres fondamentaux qu'ont vos clients :

  1. la qualité

  2. les coûts

  3. les délais












Si vos collaborateurs sont clairs sur ces attentes, alors plus rien ne les arrĂȘtera.


Ils chercheront le petit truc qui satisfera davantage vos clients


Et qui pourrait dans le mĂȘme temps, simplifier leur vie.


Le SIPOC est à utiliser en complément de cet outil pour un projet de nouveau produit ou service à proposer à vos clients finaux.


đŸ› ïž Outil n°46 : Comment responsabiliser rapidement une nouvelle personne dans l'entreprise ?

Avec le plan de surveillance


Pour avoir une vue d'ensemble des zones Ă  risque dans votre entreprise


Que ce soit des risques financiers pour votre business et des risques sécurités process


Et pouvoir facilement les gérer


Vous devrez formaliser un plan de surveillance


Comment ?


En recueillant l'ensemble des risques à la suite d'un A.M.D.EC par exemple (outil n°39)


Ou à la suite de retour d'expérience aprÚs un chantier de résolution de problÚme


Chaque risque devra ĂȘtre dĂ©taillĂ© :


- Moyen de mesure

- Personnel nécessaire à sa maitrise

- Document de référence

- Valorisation en euro des coûts de chaque surveillance


✅ Ce recueil facilite les Ă©changes avec les administrations publiques concernant le fonctionnement et la maitrise de votre entreprise


Et permets de maitriser les coûts de votre qualité.


đŸ› ïž Outil n°47 : Comment prendre du recul au travail de maniĂšre constructif ?

Avec les audits


Selon le Petit Robert, le mot "audit" tire son origine du latin "auditus" sous le sens d'entendu


L'auditeur est celui qui saisit l'information

L'audité est celui qui transmet l'information


Par conséquent, l'audit peut prendre diverses formes


Une enquĂȘte terrain, dans laquelle vous recueillez des tĂ©moignages pour comprendre ou clarifier une situation


Un formulaire de questionnement, que vous envoyez Ă  vos clients


Souvent apparenté comme un contrÎle, car certains audits en entreprise permettent de statuer sur une performance à un instant "t"


Il peut en agacer certains, ceux qui ont peur du jugement par exemple


Aucun jugement n'est réalisé lors d'un audit, nous sommes dans l'apprentissage

d'un problĂšme pour progresser


🔑 7 questions pour bien prĂ©parer votre audit :


  1. Quels problĂšmes Ă©tudiez-vous ?

  2. Quelles sont les questions que vous vous posez ?

  3. Comment formuler mes questions pour ĂȘtre le plus comprĂ©hensible possible ?

  4. Qui est susceptible de répondre à vos questions ?

  5. Que voulez-vous constater avec cet audit ?

  6. Quel moment est le plus propice pour faire ce progrĂšs ?

  7. Qui serait intéressé par les résultats de votre audit ?


Phase : Apprendre - Conclusion :


L'apprentissage individuel est maitrisé à un certain niveau dans l'entreprise


Souvent lié au contexte scolaire


Cependant,


Ce n'est peut-ĂȘtre pas l'ensemble de vos Ă©quipes qui ont cette capacitĂ© d'apprentissage


Ce reposer sur le collectif est donc un trÚs bon moyen d'améliorer ses connaissances du métier et du business


Vous le savez déjà j'en suis sûr,


🔑 2 catĂ©gories de connaissance :

- Savoir ĂȘtre

- Savoir faire


Travailler en collectif sur ces deux principes permet de mettre en Ă©vidence des talents


Car nous ne venons pas en entreprise en déposant notre vie privée sur le palier


Vos collaborateurs peuvent mettre Ă  profit leurs connaissances acquises pour l'entreprise.

Exploiter un savoir-faire ou un savoir-ĂȘtre, c'est la meilleure forme de respect et de reconnaissance d'un individu


Le fait de bien comprendre votre situation


Vous permettrez de mieux réagir aux situations


Ou réduire les efforts lorsque vous souhaitez opérer des changements.


Comme chaque action précÚde une décision


Alors,


Voici quelques outils pour vous aider à décider et agir.



Phase : Comment agir au progrĂšs ?




đŸ› ïž Outil n°48 : Comment dĂ©cider de se lancer dans un projet ?

Avec l'analyse S.W.O.T


Vous avez beaucoup pris de recul sur votre entreprise,


La stratégie pour devenir leader est bien claire,


Mais les choix tactiques le sont moins.


S'il est difficile pour vous de faire un choix entre différents projets,


🔑 Voici 4 clĂ©s pour agir :


1. Forces : Quelles sont vos forces pour réussir votre projet ?

2.Faiblesses : Quelles sont vos faiblesses qui risquent de mettre en péril le projet ?

3. Opportunités : Quelles sont les opportunités qui s'offrent à vous pour réussir ?

4. Menaces : Quelles sont les menaces qui entourent votre projet ?


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đŸ› ïž Outil n°49 : Comment mettre Ă  l'Ɠuvre rapidement vos forces vives ?

Avec les A.I.C


A.I.C signifie animation Ă  intervalle court...


Quand votre entreprise grandit,


Il est de plus en plus difficile de remonter et redescendre les informations avec Ă©nergie


C'est pour cela que certaines entreprises mettent en place des réunions,

Les réunions sont-elles réellement efficaces ?

Dans la plupart des cas observés,


Les réunions donnent lieu à des débats,


Elles s'Ă©ternisent et mobilisent une bonne partie de vos ressources,


Sans que de réelles décisions soient prises.


Pourquoi ?


⚠ Parce que le management de la performance n'est pas pris en compte


L'idée avec les A.I.C est de mettre en place des routines trÚs précises et réactives


Pour vous aider à identifier, décider et accompagner les changements de votre entreprise.


De maniÚre quotidienne, hebdomadaire et mensuelle, vos réunions doivent soutenir les performances de vos équipes.


On peut facilement voir les vertus de votre processus de progrĂšs permanent en analysant vos animations Ă  intervalle court.


🔑 Voici 8 clĂ©s pour rĂ©ussir l'animation de vos performances :

  1. Les indicateurs de performance sont à jour et discutés en réunion

  2. L'Ă©volution des indicateurs va vers le mieux

  3. Les objectifs de la réunion sont clairs

  4. Les données d'entrées sont 5C (voir l'outil n°14)

  5. Des décisions sont prises

  6. Des actions sont planifiées

  7. Des données de sorties sont partagées

  8. Les durées et l'agenda sont respectés


đŸ› ïž Outil n°50 : Et si vous ne perdiez pas de temps avec les dĂ©cisions...

Avec l'arbre de décision


Pour vous aider à prendre rapidement des décisions


Et ainsi vous permettre de gagner du temps


Je vous propose cet outil : L'arbre de décision


Construit à l'aide de retour d'expérience de vos équipes


Et aussi de beaucoup de logique


Par exemple,


En imaginant que vous avez défini un indicateur de performance avec vos équipes pour atteindre une stratégie


Cet indicateur devra avoir des seuils de réaction (voir outil n°10)


on peut avoir le scénario suivant :


Si l'objectif est atteint alors : Passer Ă  la 2e Ă©tape, sinon continuer l'Ă©tape 1

Quand l'étape 2 est terminée, c'est la fin vous pouvez célébrer votre succÚs.

Si il y a une dérive : Passer à l'état d'urgence, sinon continuer l'étape 1


Voici l'arbre de décision pour ce scénario :


✅ Vous pourrez dĂ©lĂ©guer plus facilement et permettre Ă  vos Ă©quipes d'ĂȘtre davantage autonomes dans le dĂ©veloppement de l'entreprise.


đŸ› ïž Outil n°51 : Comment gĂ©nĂ©rer un flux de progrĂšs intensif dans votre entreprise, mĂȘme quand vous ĂȘtes absent ?

Avec les étiquettes d'amélioration et d'anomalies


S'exprimer est primordial


Pour avoir une Ă©quipe en constante progression,


Il est bon de prendre en compte les observations de chacun


Un peu comme le principe de la boite à idées


Le registre à étiquette permet d'obtenir les idées et de les gérer


Parce que vos collaborateurs sont directement sur le terrain


Qu'ils ont les meilleures solutions Ă  vos problĂšmes


Parfois,


MĂȘme des problĂšmes que vous n'aviez pas conscience.


Une étiquette est constituée simplement :

- d'une description

- d'une catégorie

- d'une date d'Ă©mission


On retrouve ce principe souvent dans l'informatique.


Vous pouvez télécharger le modÚle ici :

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đŸ› ïž Outil n°52 : Comment obtenir une vision d'entreprise efficace ?

Avec la matrice X


Tout d'abord,


🔑 Une vision d'entreprise ne doit pas s'Ă©tendre au-delĂ  de 1 an


Parce qu'en réalité, il est trÚs difficile de dire ce que sera votre entreprise par la suite


En 1 an, il peut se passer déjà tellement de choses, votre vision aura déjà changé.

Je vous invite donc à préférer une vision sur 1 an.

Se projeter sur 1 an,


C'est imaginer comment sera votre entreprise et donc la question Ă  se poser c'est :

Comment aimeriez-vous voir votre entreprise dans 1 an ?

Lorsque les réponses commencent à venir,


Remplissez ce tableau :

🔑 4 Ă©tapes pour obtenir sa stratĂ©gie et sa tactique :

  1. Inscrivez sous stratégies, les critÚres de votre entreprise dans un an (produit, process, business...)

  2. Listez à gauche tous les objectifs nécessaires pour atteindre votre stratégie

  3. En haut, ce sont toutes les actions à mettre en Ɠuvre pour y arriver (la tactique)

  4. A droite, ce sont les indicateurs de performances qui valideront l'atteinte des résultats

Les ronds pleins désignent une forte corrélation entre les différents partis

Les ronds vides désignent une faible corrélation

Rien signifie qu'il n'y a aucune corrélation


Cet outil donne du sens Ă  votre entreprise et vous aide Ă  clarifier vos transformations


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matrice X
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đŸ› ïž Outil n°53 : Comment piloter d'un seul coup d'Ɠil votre vision d'entreprise ?

Avec le tableau de pilotage


Vous avez vu ci-dessus, comment établir une stratégie efficace


Avec la matrice, vous dĂ©terminez les indicateurs de performance Ă  suivre pour atteindre la stratĂ©gie que vous vous ĂȘtes fixĂ©e.


Ce que je vous propose ici,


Est de mettre en Ă©vidence l'Ă©volution de vos indicateurs


Sur un seul et mĂȘme endroit


ça peut ĂȘtre les murs de votre bureau,


Un écran allumé en permanence dans une salle de pilotage


Voici l'exemple d'un tableau de bord :

Ce genre d'outil se construit trĂšs bien Ă  l'aide de la matrice X, d'un bon cahier des charges et d'un informaticien.


Imaginez-vous,


Quitter votre travail avec un tableau bien vert, tout est OK


Vous vous réveillez le lendemain matin comme une fleur, content des performances de la veille


Et la ! c'est le drame !


Vous arrivez au bureau et l'ensemble de vos indicateurs sont dans le rouge


Vous ne paniquez surtout pas


Car bien sûr, vous avez acquis des outils de résolution de problÚme


Que vous mettez en Ɠuvre rapidement !


...En 1 semaine tout redevient comme avant, vous progressez en permanence

Etes-vous aussi réactif aujourd'hui ?

Vous l'aurez compris, un tableau vous aide Ă  :


- piloter la performance de votre entreprise

- Prendre des décisions sur les priorités de vos actions

- Visualiser l'atteinte de vos stratégies


✅ Ainsi vous pouvez rĂ©agir rapidement et en cohĂ©rence avec votre stratĂ©gie.


đŸ› ïž Outil n°54 : Comment prĂ©venir la perte de contrĂŽle de l'un de vos processus ?

Avec la carte de contrĂŽle


Pour Ă©viter qu'un tableau de bord soit dans le rouge total đŸššđŸ˜±


Vos collaborateurs peuvent utiliser ce que l'on appelle une carte de contrĂŽle


Et ainsi rĂ©agir avant mĂȘme qu'un incident se produise


Ils pourront construire un suivi des performances de leurs processus avec précision


Ă  quoi ressemble une carte de contrĂŽle grossiĂšrement :


En rouge, ce sont les limites que vous vous fixez,


Au-delĂ , la piĂšce ou le service peut-ĂȘtre considĂ©rĂ© comme non conforme.


Avec cet outil, on distingue clairement la performance étudiée.


🔑 3 rĂšgles de rĂ©actions Ă  mettre en place pour Ă©viter de subir les problĂšmes :


  1. Si une croix est en dehors des limites, alors un arrĂȘt de la productivitĂ© est nĂ©cessaire pour rĂ©soudre le problĂšme (comme la croix entourĂ©e en jaune par exemple)

  2. Si 9 croix sont consĂ©cutivement au-dessus ou en dessous de la cible, une analyse doit ĂȘtre faite

  3. Si une grosse variation est jugĂ©e par l'opĂ©rateur, une analyse peut ĂȘtre mise en place (comme indiquĂ© sur la carte, par exemple)


Ceci permet aux collaborateurs de prendre de la hauteur sur leurs actions et dĂ©cider des actions Ă  mettre en Ɠuvre.


✅ Ainsi ils pourront cerner des causes de variation, de dysfonctionnement et ĂȘtre vraiment acteurs de la progression des performances en entreprise.


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Phase : Agir - Conclusion :


A la suite d'un constat, ou d'un Ă©vĂšnement


La premiÚre réaction à avoir c'est :


Comment je me sens ?

Parce que le moteur d'une décision est vos sentiments


Si vos sentiments vous poussent à la décision et donc à l'action, je vous invite à les reconnaitre


🔑 Les 5 Ă©motions, moteurs de vos dĂ©cisions :

  1. La joie : Célébrer des succÚs, partager l'information, etc.

  2. La colĂšre : Mettre en place des actions correctrices, planifier des projets, etc.

  3. La peur : Auditer une situation, apprendre davantage, etc.

  4. L'amour : DĂ©velopper de nouveaux produits, apporter davantage de valeur, etc.

  5. La tristesse : Que devriez-vous abandonner pour réussir ? etc.


Les outils que vous venez de voir vous Ă©vitent d'ĂȘtre submergĂ© par les Ă©motions


Et ainsi vous permettre de prendre de bonne décision, à froid.



Conclusion - processus de progrĂšs permanent :



Je n'ai pas souhaité mettre un ordre pour les différentes étapes du progrÚs permanent,


Car suivant certaines situations, vous pouvez démarrer par n'importe quelles étapes.


Beaucoup considÚrent la "Roue de Deming", comme une méthode ou un simple outil


Sauf qu'un outil est provisoire

Vous ne vous promenez pas constamment avec votre marteau ou votre ordinateur ? 😆

Les entreprises qui agissent comme cela


N'obtiendront que des résultats provisoires et une bureaucratie


TrÚs lourde pour le fonctionnement de la société.


En gardant Ă  l'esprit la notion de processus


Tous les jours,


Vous réaliserez des progrÚs


Car il fera partie de l'A.D.N de votre entreprise


Plus que du management, c'est un principe vital.

Résumé des outils :


Pour que ces outils profitent Ă  un maximum de dirigeant

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A trĂšs bientĂŽt

Adrien Menant 😄


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—

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