🛠️ Outil n°26 : Comment garder un espace de travail organisé, même s'il est partagé avec quelqu'un d'autre ?
Avec la méthode des 5S.
Il peut y avoir certains conflits, lorsque vos équipes partagent le même poste de travail.
C'est tout à fait humain, nous avons chacun nos façons de faire
Cependant,
Lorsque vous devez partager un même espace, il peut y avoir des conflits.
Ces conflits sont de réelles pertes de performance à corriger à tout prix !
🔑 5 étapes à faire avec l'ensemble des personnes qui partage l'espace, pour vous entendre sur sa gestion :
Supprimer : Tout ce qui n'est pas utile sur votre poste de travail
Scintiller : Nettoyez l'espace et mettez en avant les sources de salissure, mettez en place des solutions pour supprimer ces sources ou des pratiques pour garder la propreté de l'endroit
Situer : Chaque chose à sa place et chaque place à sa chose, définissez le meilleur emplacement en fonction de la fréquence d'utilisation des objets (au plus proche de vous ce qui est le plus fréquemment utilisé et inversement)
Standardiser : Etiquetez les emplacements, par exemple vous pouvez mettre une bande colorée qui passe par l'ensemble des dossiers sur une étagère, ce qui permet de visualiser rapidement si un dossier est manquant. Une photo de l'espace permet de mettre en avant le travail réalisé et montrer comment il doit rester.
Soutenir : Un engagement de chacun est primordial pour garder l'espace comme vous l'aviez défini, le mieux est de traiter les dérives dès leurs apparitions.
C'est légitime de mettre des règles communes pour gérer l'espace de travail dans une équipe, c'est ce qui assure le respect de chaque individu.
✅ Un 5S bien établi permet aux équipes d'être entièrement autonomes dans la satisfaction des clients.
🛠️ Outil n°27 : Comment entretenir son outil de travail efficacement ? Cessez les p'tits bricolages à la MacGyver.
Avec la maintenance autonome
Une part importante des arrêts d'un processus sont des micros-arrêts (inférieurs à 1 min)
Dans l'industrie, l'étude des lignes de production a mis en avant une perte de performance liée à l'entretien des équipements.
Si pour vous, 1 min de réglage en cours de production peut-être négligeable, pour d'autre cela peut signifier un manque de maintenance.
1 min en effet ce n'est rien, mais imaginez ces 1 min se répéter 60 fois dans la journée.
Ces micros arrêts passent souvent inaperçus.
🔑 4 étapes pour réduire considérablement vos micros arrêts :
Nettoyer l'équipement : Prenez du recul sur votre outil et listez les dérives observées
Eliminer les sources de salissure
Créer des standards de nettoyage, d'inspection, de lubrification
Maintenir les standards (Faite des photos, des formations...)
Votre outil de travail restera comme neuf et ronronnera pour longtemps ✅😉
🛠️ Outil n°28 : Comment ne pas perdre le fil quand vous résolvez un problème, même en cas d'absence ?
Avec la méthode A3
Lorsque vous travaillez en équipe pour résoudre un problème,
Il peut-être difficile de reprendre le sujet après une absence, parce que vous avez était demandé sur un autre projet ou autre.
La méthode A3 comme son nom l'indique, permet de centraliser toutes les données d'une résolution de problème dans une feuille format A3.
Voici un exemple de méthode A3 :
Remarquez-vous la structure ordonnée du document ?
Il y a des outils précédents, ceci permet de cadrer la résolution du problème dans un seul et unique document
Avec ce document, vos collaborateurs sont de vrais ingénieurs ! 👩🏫
L'avantage du format A3 est de pouvoir le plier comme un dossier et y glisser des documents annexes, comme des plans, crobards...
Téléchargez le modèle ici :
🛠️ Outil n°29 : Comment sécuriser votre client en cas de doute de votre produit ou service, sans recommencer de 0 ?
Avec la méthode des 8D
Pour comprendre l'utilité de cet outil,
Je vous propose de vous rappeler un instant une situation dans lequel votre entreprise fut dans l'embarras...
Peut-être un retour client très mécontent à cause de votre produit ? Ou une erreur dans la formalisation d'un dossier qui a ruiné tout un travail ?
Etes-vous réellement sûr que cette situation ne se reproduira plus ?
Dans les entreprises agroalimentaires ou pharmaceutiques, ils exploitent énormément cet outil, car elle permet en cas de dérive soudain
De sécuriser le client
Et oui, ce serait dommage de laisser des produits être commercialisé qui risque de nuire à la santé d'un client.
Dans ce genre de cas, pas le temps de niaiser !
Agissez vite et fort :
🔑 8 étapes pour sécuriser votre client en cas de pépin avec votre produit ou service :
Définir l'équipe (mettez autour de la table les bonnes compétences)
Décrire le problème (un problème bien identifié c'est un problème à moitié réglé)
Déterminer les solutions immédiates (bloquer les produits, rappeler le client, corriger les livrables, en clair réparer et sécuriser)
Déterminer les causes à la racine (beaucoup d'entreprises qui n'ont pas de produit ou service qui sont vraiment à risque pour le client s'arrêtent à l'étape 3. Malheureusement, le phénomène se reproduira)
Dérouler un remue-méninge (c'est le moment d'innover, de remettre en cause vos pratiques ou votre outil, les solutions seront donc cette fois-ci des améliorations)
Déployer les solutions retenues (un petit plan d'action pour accompagner le changement)
Définir les actions préventives (y a-t-il des contrôles à mettre en place ?)
Déployer la communication (partager les transformations, former les autres membres de l'entreprise pour qu'ils soient correctement informés)
N'oubliez surtout pas de célébrer le succès !
Avec ce document, vos collaborateurs seront de vrais techniciens ! 👨🔬
Téléchargez le modèle ici :
🛠️ Outil n°30 : Comment stabiliser votre productivité, même si vous avez de fortes saisonnalités ? 📊
Avec la méthode Heinjunka
Au début de l'air industriel, les entreprises se focalisaient sur de la production de masse
Des produits bien standardisés, préférables pour faire de longues productions,
Ce qui permettait d'avoir :
- Peu de changement d'outil
- Peu de rebuts
- Peu de perte de temps
Enfin bref, l'idéal d'une usine qui vend et produit le même produit ou service 24h/24, 7J/7
Aujourd'hui,
Cette manière de produire n'est plus valable dans beaucoup d'entreprises
La concurrence étant de plus en plus croissante, les entreprises ont dû se différencier davantage
Et donc,
Une ligne qui était mono-produit, fait maintenant d'autres types de produits
Et nécessite une réactivité sans failles
Même s'il est plus confortable de planifier de grandes séries,
Cela pose un inconvénient :
L'insatisfaction client
Parce que les clients souhaitent aujourd'hui toujours mieux, moins chère et plus rapide
Et si vous planifiez votre activité avec des mini séries ?
Imaginez deux entreprises similaires, qui produisent 4 produits de différentes couleurs
L'entreprise A : Produis en grande série un produit par semaine
L'entreprise B : Produis en plus petite série mais réalise les 4 produits par semaine
Entreprise A :
Vous êtes maintenant le client de l'entreprise A, vous demandez un pack complet avec les 4 produits mais l'entreprise est en cours de réalisation du produit 1
Combien de temps attendrez-vous pour avoir vôtre produit si l'entreprise n'a pas de stock ?
Vous allez attendre 3 semaines dans le meilleur des cas,
X Pour compenser ce défaut, l'entreprise devra adapter un niveau de stock pour chaque produit afin de satisfaire ces clients, elle aura donc des coûts élevés de stockage
X Certaines commandes seront refusées, car l'entreprise manquera de réactivité pour l'honorer, ainsi pour garder son image elle préférera les décliner.
X En cas d'incidence, par exemple un incendie, elle perdra une bonne partie d'argent immobilisé.
Entreprise B :
Vous êtes le client de l'entreprise B et vous faites la même demande
Que se passe-t-il si l'entreprise n'a pas de stock ?
Vous obtenez votre commande dans la semaine, ainsi vous gagnez 2 semaines par rapport à l'entreprise A
Ici,
L'entreprise adaptera ses stocks, non pas en fonction d'un niveau mais en fonction d'un flux de commande, elle est donc à compléter avec la méthode Kanban comme vue plus haut.
Le takttime est important pour stabiliser l'ensemble avec la bonne cadence.
Le deuxième principe de planification se fait selon la méthode heinjunka
Grâce à cette méthode, vous n'aurez plus peur des saisonnalités
Car votre outil s'adapte à la demande client :
🛠️ Outil n°31 : Et si votre process n'était pas réellement capable...
Avec le test de capabilité
Peut-être dormiez-vous lorsque vous étiez plus jeune lors des cours de mathématique 😴
Ne vous inquiétez pas, c'était mon cas aussi 😅
Pour la simple raison :
Je ne comprenais pas l'intérêt que pouvaient avoir les statistiques dans le monde du travail en général
Et puis,
J'ai constaté qu'une analyse court terme pouvait fournir une vérité fausse !
Parce que nous sommes habitués à réaliser des études à court terme
C'est-à-dire que nous prenons des informations à la volée pour établir une sorte de vérité
Malheureusement,
On se rend compte qu'avec des données à long terme nous sommes bien loin de ce qu'on peut imaginer.
Par exemple :
Vous garantissez une livraison de votre service sous 3 jours
Vos clients tolèrent 2 jours de retard
Vos tolérances sont donc :
Limite maximum : 5 jours
Etant dans les tolérances vous avez l'impression d'être à 99% conforme :
Vous pensez comme cet exemple, être totalement dans les tolérances de vos clients
Tout va bien dans le meilleur des mondes
Alors que,
L'analyse descriptive démontre tout autre chose :
à court terme, vous étudiez uniquement la capacité de votre performance à être dans les tolérances et c'est pour cela que vous semblez capable
(Capabilité court terme = Cp)
Sauf qu'ici, vous pouvez constater un décentrage de vos performances obtenu avec des données long terme
On prend donc en compte le Cpk = Capabilité long terme
Et là, c'est le point de vérité !
Votre indicateur étant inférieur à 1 (0,52 entouré en bleu sur l'exemple)
Votre process n'est donc pas considéré comme capable
Alors surtout, ne garantissez pas la livraison sous 3 jours, au risque de rendre des clients mécontents 😅
Dans cet exemple, il faudrait comprendre l'origine de ce décentrage et mettre en œuvre les actions correctrices nécessaires.
Ainsi l'entreprise pourra proposer davantage de valeur ✅
Téléchargez le modèle ici :
🛠️ Outil n° 32 : Comment sélectionner la meilleure prestation, sans avoir peur de se tromper ?
Avec la boite à moustache ou Box plot (in English)
Vous faites face à un moment crucial ou vous devez faire un choix
Et vous êtes dans l'embarras, l'embarras du choix... (bon OK c'était facile 😋)
Mais ça reste vrai quand même
Avec l'outil n°23, je vous invite à choisir la meilleure prestation pour en faire votre standard interne
Et ce n'est pas si simple, car la différence de performance n'est pas très claire
La boite à moustache permet de visualiser d'un seul coup d'œil le choix à faire
En imaginant qu'une équipe de travail doit sélectionner la meilleure performance de leur groupe pour se caler à lui
Après avoir collecté les données, ils obtiennent ceci :
Par rapport au critère d'évaluation qui serait le nombre d'erreurs sur la journée, on peut voir 4 variations de résultats différents
On constate ici :
- L'opérateur 3 et 4 ont une variance plus faible
- L'opérateur 3 est celui qui génère au global le moins d'erreurs,
- L'opérateur 1 et 2 ne sont pas aussi performants et ne feront pas office de standard
Dans notre cas,
l'opérateur 3 fait une bonne base pour acquérir des résultats immédiats sans apporter d'investissement ou de nouvelles solutions, car elles sont déjà en place
Il suffit de les déployer.
Imaginez cet outil pour diverses applications :
- Les achats, pour vous aider à choisir un fournisseur
- Les ressources humaines, pour choisir la meilleure formation
- La qualité, pour orienter leurs choix de projet
- La direction, pour comparer la demande client par produit
- Etc.
Téléchargez le modèle ici :
🛠️ Outil n°33 : Et si vous partiez en vacance confiant, en sachant que votre travail est répétable et reproductible ?
Avec l'outil Gage R&R
Cet outil garantit la répétabilité et la reproductibilité d'une action
Que signifient exactement répétabilité et reproductibilité en performance ?
- La répétabilité signifie qu'une personne obtient la même performance à chaque essai
- La reproductibilité signifie que plusieurs personnes obtiennent la même performance à chaque essai
Si l'on reprend l'exemple sur l'outil précédent, avec nos 4 collaborateurs
On voit clairement que nous ne sommes pas reproductibles, par contre nous ne savons pas si les pratiques de l'opérateur 3 sont répétables.
Exemple avec 3 autres opérateurs, qui ont été formés avec les pratiques du collaborateur 3 :
L'outil nous démontre une capabilité acceptable
Nous sommes donc reproductibles et répétables
Cet outil est souvent exploité pour vérifier un système de mesure
On cherche à rétablir la justesse et la précision du moyen de mesure.
Pour cela,
L'outil mesure un indicateur de justesse et de précision qui est le Cpc = Capabilité à court terme
S'il est supérieur à 1, cela signifie que votre procédé est capable de répondre avec justesse et précision aux attentes
Sur quel sujet souhaitez-vous être plus juste et précis ?
Téléchargez le modèle ici :
🛠️ Outil n°34 : Comment s'assurer qu'un facteur a bien une corrélation avec votre objectif ?
Avec le test de corrélation
Vous doutez sur un facteur ?
Vous n'êtes pas sûr qu'il puisse agir réellement sur un résultat bien précis...
Par exemple,
Vous aimeriez vérifier si le temps de travail à une incidence sur la productivité
Pour cela, vous identifiez deux valeurs
x : Le temps de travail
y : La productivité
Pour vérifier si l'un agit sur l'autre, vous devrez varier le temps de travail et mesurer le résultat en termes de productivité
En relevant les données comme dans l'exemple ci-dessous, vous serez capable d'évaluer en un coup d'œil le résultat
On considère qu'il y a corrélation si le coefficient de corrélation est proche de 1 ou -1
Dans notre cas, vous pouvez constater une corrélation négative
Pour comprendre, je vous invite à regarder le premier schéma
Une corrélation négative, indique qu'en augmentant votre x donc le temps de travail vous réduirez vôtre productivité vôtre Y
Réaliser ce genre de test avant de faire des réglages ou des changements de paramètre peut vous faire gagner beaucoup de temps ✅.
Téléchargez le modèle ici :
🛠️ Outil n°35 : Et si vous trouviez la formule mathématique de votre réussite...
Avec l'analyse de régression simple ou multiple
Peut-on définir un modèle mathématique pour la réussite ?
Oui en quelque sorte,
Le premier pas est de caractériser votre réussite par un système de mesure
Par exemple en marketing on a le taux de conversion qui caractérise la réussite d'une publicité
En imaginant que le responsable souhaite connaitre le juste prix pour sa publicité
Cela signifie qu'il cherche à comprendre l'évolution du taux de conversion en fonction du prix soit,
Taux de conversion = f(prix)
Il va donc proposer différents prix dans un panel et lister les résultats
Chaque résultat peut-être représenté dans un graphique (nuage de point), comme ceci :
Tous de suite,
Vous constatez une corrélation entre notre X et notre Y (de -1 environ, car la tendance est forte et vers le Bas)
En partant de ce constat, on peut évidemment tracer une droite et donc clarifier notre équation
Quel est le juste prix pour obtenir 40% de taux de conversion ?
Allez, je vous aide...
...il suffit de suivre les pointillés violets
Le juste prix serait x3' soit environ 50€
y = f[x1]
Y = ax + b
40% = 50€ + b
b étant les résidus de l'équation qui sont négligeables .
Sachez que
Suivant votre contexte, la courbe de régression n'est pas la même,
Il est donc important de faire des essais et de la visualiser.
De plus,
L'analyse de régression sert à comprendre l'intensité d'influence qu'a le facteur au niveau de votre Y
Par exemple,
Il se peut que votre X à un impact indépendamment de plusieurs autres facteurs,
Cependant,
Avec les autres facteurs, il est négligeable.
C'est pour déterminer les X essentiels de l'équation qu'est utilisée l'analyse de régression.
Vous pouvez réaliser cet exercice jusqu'à trois critères différents,
Au-delà, un logiciel statistique est nécessaire (comme minitab par exemple)
Vous avez la possibilité de résoudre par vous-même ce genre d'équation :
Y = [x1,x2,x3]
Téléchargez le modèle ici :
🛠️ Outil n°36 : Comment régler les paramètres de votre processus avec précision pour une performance optimale ?
Avec un plan d'expérience
L'analyse de régression linéaire ne permet pas de résoudre des équations trop complexes
Par exemple le réglage de cette catapulte pour atteindre avec justesse et précision, ça cible n'est pas réalisable avec les outils précédents
Car vos facteurs sont supérieurs à 3.
Pour trouver les équations de vos problèmes qui ont plus de 3 paramètres à prendre en compte
Il sera préférable de réaliser un plan d'expérience
Sans ce plan, vos nombres d'essais seraient trop grands pour espérer avoir un résultat
Un logiciel statistique sera donc nécessaire, pour vous faciliter la tâche
L'avantage, c'est qu'il vous permet de définir un plan de vos essais
Une fois les essais terminés, la solution à votre problème sera sous vos yeux
C'est un outil idéal, lorsque vous souhaitez préciser les valeurs des paramètres de vos processus pour obtenir un résultat bien précis de performance
Ou si vous souhaitez obtenir un niveau de qualité bien précis sur vos produits.
🛠️ Outil n°37 : Comment, figez vos résultats dans le temps, sans contraindre vos équipes ?
Avec la standardisation
Cette notion de standardisation est très vieille
Et pourtant, très peu exploité
Utilisé dans les entreprises qui ont des chaînes de production de masse,
Pour assurer une qualité similaire dans les pratiques de travail ou dans les produits .
Ne vous ai t-il jamais arrivé de vouloir un produit spécifique, alors que le fournisseur ne propose qu'un standard ?
Aujourd'hui, cette notion perd un peu de sa valeur, car les clients souhaitent de plus en plus de l'unique.
Sauf que,
La standardisation ne s'arrête pas ici,
Il faut le voir dans un sens plus large
Par exemple, l'entrepreneur qui se bat pour développer sa marque
La marque de son entreprise devient un standard,
Car il sera une référence dans son secteur
Ce qui lui accordera un avantage distinct de ses concurrents
Outre le fait d'avoir une référence,
ça permet aussi de cerner une base pour s'améliorer
Dans le cadre d'un progrès permanent, définir un standard permet de caler notre expérience
Par exemple, en combien de temps pliez-vous un tee-shirt ?
En moyenne, je suis environ à 12 secondes
C'est mon standard
En faisant des recherches, j'ai trouvé un autre standard : 2 secondes
Quels sont vos standards actuels ?
🔑 Connaitre vos standards, c'est vous permettre de vous améliorer.
🛠️ Outil n°38 : ⚠️ Comment prévenir et maitriser les risques de défaillances de votre produit ou process, avant qu'elles ne se produisent ? De quoi dormir sur vos deux oreilles.
Avec l'A.M.D.E.C
L'A.M.D.E.C signifie "Analyse des modes de défaillance, de leurs effets et de leurs criticités"
Imaginez par exemple que vous souhaitiez éliminer un maximum de facteur de défaillance sur votre entreprise
L'A.M.D.E.C peut aider un groupe de travail de lister tous les risques possibles sur votre process
Le groupe devra avoir une bonne connaissance du process étudié pour avoir une liste la plus exhaustive possible
🔑 3 critères pour déterminer le niveau de danger d'un risque :
Détectabilité : Est-ce que le risque est facilement détectable, s'il intervient ?
Occurrence : Ce risque peut-il se répéter plusieurs fois ?
Gravité : A-t-il réellement une conséquence pour l'entreprise, les collaborateurs ou le client ?
En notant de 1 à 5 par exemple, vous pourrez déterminer le niveau de criticité du risque et ainsi réfléchir à une solution pour le maitriser
Vous pouvez réaliser cette même étude pour vos produits
Pourquoi est-ce nécessaire de faire une analyse des défaillances ?
Parce qu'aujourd'hui vous accumulez des années à découvrir certaines défaillances,
Parfois, certaines découvertes soudaines mettent en péril le fonctionnement de votre entreprise
Pour éviter d'attendre des années et pour ne pas subir ces défaillances
Je vous invite à exploiter cet outil.
Téléchargez le modèle ici :
🛠️ Outil n°39 : Comment réaliser des produits ou services à 99% bon du premier coût, économique et rapide, sans être perfectionniste ?
Avec la démarche D.M.A.I.C
ça semble incroyable comme annonce, n'est-ce pas ?
Pourtant, c'est possible
Les ingénieurs de Motorola ont développé une démarche statistique pour obtenir ces résultats.
Avec un protocole bien structuré,
Un peu de persévérance et de rigueur, vous obtiendrez 99% bon, pas chère et rapide.
La démarche consiste à utiliser plusieurs outils, dont celles que vous venez de voir
Pour résoudre l'équation: Y=f[x] la plus complexe
y étant l'objectif à atteindre
x les facteurs de réussite
La démarche D.M.A.I.C vise à comprendre l'équation de vôtre problème et de définir statistiquement la résolution de vôtre problématique.
Cette méthode marche en exploitant un historique de vos résultats
🔑 5 étapes pour devenir 100% performant :
Définir : Préparez le terrain, avec par exemple la charte projet, l'analyse des données existantes par le S.I.P.O.C . Quels progrès souhaitez-vous réaliser ?
Mesurer : Collectez l'ensemble des données
Analyser : Vérifiez l'influence des X sur votre Y. Quels facteurs jouent un rôle sur mon objectif ?
Innover : Triez les X qui ont de l'importance et déterminer leurs valeurs pour répondre à un Y optimal, mettez en place les changements.
Contrôler : Mettez en place des garde-fous pour assurer la maitrise de vos X et maintenir dans le temps votre Y à son optimum.
Bon, je vous l'accorde cette démarche est assez technique, avant d'en arriver là, vous pouvez faire énormément de changement et obtenir beaucoup de résultats.
Lorsque vous aurez la maturité suffisante, vous passerez peut-être à ce stade.
(Un article spécifique sera dédié pour cette démarche, avec des tutos d'un logiciel qui vous fera tout à vôtre place, y'aura qu'a suivre la recette et ça, pour vous permettre de l'appliquer dans vos processus en toute simplicité)
Phase : Faire - Conclusion :
Vous avez pu constater qu'une entreprise pouvez se définir selon une formule mathématique y=f[x] 🤓
Ce qui démontre que tout problème peut se résoudre, si vous travaillez les facteurs qui lui correspondent.
Nous avons pour habitude de répondre à un problème très rapidement, peut-être parce que nous avons une vision analytique des situations très poussées
Si ça peut être un avantage dans les situations d'urgences, pour obtenir des résultats sur le court terme, c'est aussi un inconvénient sur le long terme
On se rend compte qu'une solution à chaud n'est pas forcément la meilleure
Car l'analyse holistique de la situation,
Démontre des causes au problème qui peuvent avoir des origines plus complexes
🏆 La réussite, c'est le bon équilibre entre :
- Le court terme
- Le long terme
Maintenant,
Vous allez voir des outils pour vous aider à développer votre savoir
Parce que pour progresser, il faut être en apprentissage permanent
Phase : Apprendre pour progresser
🛠️Outil n°40 : Comment obtenir provisoirement les données qu'il vous manque, pour résoudre un problème ?
Avec la collecte de donnée provisoire
Vous êtes sur le point de résoudre un problème
Malheureusement,
Vous n'avez pas assez de données pour conclure une solution
Laissez parler vos experts
La collecte de donnée provisoire peut être une simple feuille 📋
Sur lequel, vos collaborateurs inscriront leurs informations.
Une petite anecdote :
Lors de seconde guerre mondiale,
Un constructeur d'avions de guerre demanda à ses ouvriers
Qui étaient en charge de réceptionner les épaves de guerre
De noter provisoirement sur un croquis,
Les trous de balle par une croix
Voici une image pour illustrer la chose :
Grâce à ces données,
Le constructeur a permis de visualiser correctement les zones critiques d'impact
Et ainsi prendre des décisions,
Comme déplacer le réservoir de carburant par exemple 💥😱.
Pensez à mettre en place des collectes provisoires, pour compléter l'analyse d'un problème.
🛠️ Outil n°41 : Comment vos collaborateurs peuvent-ils transmettre rapidement et simplement leurs bonnes pratiques ?
Avec la matrice de formation
Votre entreprise a besoin de compétence pour fonctionner
Des ressources qualifiées
Mais attention,
Qualifié ne veut pas dire diplômé ! 👩🎓
Non, cela signifie qu'ils sont aptes à prendre possession du poste que vous leur avez confié
Le diplôme est une référence parmi tant d'autres
Et ne garantis pas forcément la qualification de la ressource.
🔑 Je vous dévoile le meilleur moyen d'obtenir des ressources qualifiées :
Mettez en place une matrice de formation
Grâce à cette matrice, vous saurez exactement, ce que devra maitriser la personne sur le poste
De plus,
Avec les standards que vous formaliserez,
Vous pourrez créer vos propres ressources qualifiées.
Profitez de vos collaborateurs, par exemple :
Visuellement, vous pouvez constater que le responsable production à un objectif de qualification de 3 concernant le pilotage d'un chantier d'amélioration,
Après l'avoir questionné,
Vous vous rendez compte qu'il n'a aucune compétence dans ce domaine
Par chance,
L'assistante ordonnancement met en œuvre avec succès des chantiers d'amélioration.
Beaucoup d'entreprises achèteraient une formation pour la responsable, mais pas vous...
...Vous préférez exploiter les connaissances de votre assistante pour assurer la transmission du savoir.
Ainsi la responsable production met en œuvre un chantier d'amélioration sous la tutelle de l'assistante ordonnancement.
✅ Ainsi,
- Vous favorisez l'échange dans votre entreprise
- Vous pouvez orienter votre budget formation, sur celles qui apporteront des valeurs nouvelles dans votre entreprise
- Vous reconnaissez les connaissances acquises de vos collaborateurs
Téléchargez le modèle ici :
🛠️ Outil n°42 et n°43 : Et si vous aidiez vos collaborateurs avec la notice de votre entreprise...
Avec les gammes et les modes opératoires
Outil n°42 : Les gammes
C'est un outil nécessaire pour s'agrandir
Parce qu'elles assurent le bon fonctionnement de vos processus
En cas de doute sur la façon de réaliser un produit ou un service, ce document est la référence
Car dans ce seul document, vous avez toutes les informations des différentes étapes de vos processus
🔑 8 données pour une notice d'entreprise réussie :
Un visuel de l'évolution de votre produit ou service ,
Les délais d'exécution de chaque étape
L'ordonnancement de chaque étape
Les paramètres pour la réalisation de chaque étape
La qualité attendue pour chaque transformation
Les ressources nécessaires pour effectuer chaque transformation
La valorisation de chaque étape de vos processus
Les modes opératoires et les modules de formation
🔥 En cas d'incendie de votre entreprise ou dégâts des eaux,
Avec ce type de document dans un cloud sécurisé,
Il sera très facile pour vous, de reconstruire votre entreprise presque à l'identique.
Elle sert aussi à la planification de votre production
Il peut exister des gammes complémentaires, comme les gammes maintenances qui sont utilisées pour gérer l'entretien des équipements
Voici une gamme de nettoyage par exemple :
Ici, vous avez toutes les informations utiles pour réaliser l'entretien complet d'une ligne, avec un visuel de chaque point à nettoyer
Avec cet outil, vous fournissez un standard de travail de grande qualité, car vous avez tous les détails importants.
Pour l'anecdote, dans l'agroalimentaire les gammes de fabrication sont appelées "Recettes"
Son nom parle de lui-même 😉
Téléchargez le modèle ici :
Outil n°43 : Les modes opératoires
Souvent en complément des gammes
Les modes opératoires permettent de détailler précisément chaque étape
Cette fois-ci, vous avez une description action par action
Par exemple :
Dans la gamme, vous pouvez retrouver l'étape :
Approvisionner les machines des matières premières
le mode opératoire peut-être par exemple :
1. Prendre les ingrédients : bananes et chocolat dans le local de référence "XXX" avec le chariot "xxx", avec telle et telle quantité
2. Déposez les ingrédients sur le support "XXX" et contrôlez la qualité avec le document de référence "xxx"
3. Si le contrôle est conforme, remplissez les trémies des machines avec les % convenues dans la recette de référence "xxx"
3.a Soulevez le capot de droite
3.b Renversez l'ingrédient en tenant le sac de tel manière ...
Avec ce niveau de détail, vous pouvez facilement transmettre un savoir-faire
N'oubliez pas d'illustrer chaque action.
🛠️ Outil n°44 et 45 : Comment être sûr de satisfaire vos clients, sans perdre votre énergie ?
Avec l'enquête Kano et la voix du client
Outil n°44 : L'enquête Kano
Pour vous permettre de vous concentrer essentiellement sur ce qui est nécessaire pour vos clients et établir des offres qui les enchanteront
L'idée est d'étudier les recommandations clients, de comprendre la perception du client sur vos produits ou services en suivant un modèle
Le modèle de Kano :
Ce modèle permet à l'aide d'un questionnaire client de différencier l'importance des fonctions ou valeurs que vous leur proposez
En vert : La fonction proposée apporte de la satisfaction au client quand elle est présente, cependant en cas d'absence, le client s'en moque.
En rouge : La fonction proposée remplit sa fonction sans satisfaction particulière, en revanche si la fonction est absente le client sera mécontent.
En bleu : La fonction proposée satisfait le client, si elle est présente et l'insatisfait si elle est absente. Par contre dans le cas d'un nouveau produit, les fonctions en bleu peuvent être ignorées, car tant qu'elles ne sont pas proposées, elles n'apportent aucune insatisfaction et elles ne sont pas obligatoires aux yeux du client.
Avec ce type de constat, il sera plus facile pour vous de prendre des décisions
Comme :
- Supprimer une fonctionnalité pour réduire votre charge de travail et vos coûts
- Lancer des campagnes publicitaires en proposant dans une date limite des fonctions attractives
Par la suite,
Vous pourrez rentrer dans le détail de chaque fonction avec l'outil suivant
Outil n°45 : La voix du client
En plus de connaitre les fonctions nécessaires pour satisfaire vos clients
🔑 3 critères fondamentaux qu'ont vos clients :
la qualité
les coûts
les délais
Si vos collaborateurs sont clairs sur ces attentes, alors plus rien ne les arrêtera.
Ils chercheront le petit truc qui satisfera davantage vos clients
Et qui pourrait dans le même temps, simplifier leur vie.
Le SIPOC est à utiliser en complément de cet outil pour un projet de nouveau produit ou service à proposer à vos clients finaux.
🛠️ Outil n°46 : Comment responsabiliser rapidement une nouvelle personne dans l'entreprise ?
Avec le plan de surveillance
Pour avoir une vue d'ensemble des zones à risque dans votre entreprise
Que ce soit des risques financiers pour votre business et des risques sécurités process
Et pouvoir facilement les gérer
Vous devrez formaliser un plan de surveillance
Comment ?
En recueillant l'ensemble des risques à la suite d'un A.M.D.EC par exemple (outil n°39)
Ou à la suite de retour d'expérience après un chantier de résolution de problème
Chaque risque devra être détaillé :
- Moyen de mesure
- Personnel nécessaire à sa maitrise
- Document de référence
- Valorisation en euro des coûts de chaque surveillance
✅ Ce recueil facilite les échanges avec les administrations publiques concernant le fonctionnement et la maitrise de votre entreprise
Et permets de maitriser les coûts de votre qualité.
🛠️ Outil n°47 : Comment prendre du recul au travail de manière constructif ?
Avec les audits
Selon le Petit Robert, le mot "audit" tire son origine du latin "auditus" sous le sens d'entendu
L'auditeur est celui qui saisit l'information
L'audité est celui qui transmet l'information
Par conséquent, l'audit peut prendre diverses formes
Une enquête terrain, dans laquelle vous recueillez des témoignages pour comprendre ou clarifier une situation
Un formulaire de questionnement, que vous envoyez à vos clients
Souvent apparenté comme un contrôle, car certains audits en entreprise permettent de statuer sur une performance à un instant "t"
Il peut en agacer certains, ceux qui ont peur du jugement par exemple
Aucun jugement n'est réalisé lors d'un audit, nous sommes dans l'apprentissage
d'un problème pour progresser
🔑 7 questions pour bien préparer votre audit :
Quels problèmes étudiez-vous ?
Quelles sont les questions que vous vous posez ?
Comment formuler mes questions pour être le plus compréhensible possible ?
Qui est susceptible de répondre à vos questions ?
Que voulez-vous constater avec cet audit ?
Quel moment est le plus propice pour faire ce progrès ?
Qui serait intéressé par les résultats de votre audit ?
Phase : Apprendre - Conclusion :
L'apprentissage individuel est maitrisé à un certain niveau dans l'entreprise
Souvent lié au contexte scolaire
Cependant,
Ce n'est peut-être pas l'ensemble de vos équipes qui ont cette capacité d'apprentissage
Ce reposer sur le collectif est donc un très bon moyen d'améliorer ses connaissances du métier et du business
Vous le savez déjà j'en suis sûr,
🔑 2 catégories de connaissance :
- Savoir être
- Savoir faire
Travailler en collectif sur ces deux principes permet de mettre en évidence des talents
Car nous ne venons pas en entreprise en déposant notre vie privée sur le palier
Vos collaborateurs peuvent mettre à profit leurs connaissances acquises pour l'entreprise.
Exploiter un savoir-faire ou un savoir-être, c'est la meilleure forme de respect et de reconnaissance d'un individu
Le fait de bien comprendre votre situation
Vous permettrez de mieux réagir aux situations
Ou réduire les efforts lorsque vous souhaitez opérer des changements.
Comme chaque action précède une décision
Alors,
Voici quelques outils pour vous aider à décider et agir.
Phase : Comment agir au progrès ?
🛠️ Outil n°48 : Comment décider de se lancer dans un projet ?
Avec l'analyse S.W.O.T
Vous avez beaucoup pris de recul sur votre entreprise,
La stratégie pour devenir leader est bien claire,
Mais les choix tactiques le sont moins.
S'il est difficile pour vous de faire un choix entre différents projets,
🔑 Voici 4 clés pour agir :
1. Forces : Quelles sont vos forces pour réussir votre projet ?
2.Faiblesses : Quelles sont vos faiblesses qui risquent de mettre en péril le projet ?
3. Opportunités : Quelles sont les opportunités qui s'offrent à vous pour réussir ?
4. Menaces : Quelles sont les menaces qui entourent votre projet ?
Téléchargez le modèle ici :
🛠️ Outil n°49 : Comment mettre à l'œuvre rapidement vos forces vives ?
Avec les A.I.C
A.I.C signifie animation à intervalle court...
Quand votre entreprise grandit,
Il est de plus en plus difficile de remonter et redescendre les informations avec énergie
C'est pour cela que certaines entreprises mettent en place des réunions,
Les réunions sont-elles réellement efficaces ?
Dans la plupart des cas observés,
Les réunions donnent lieu à des débats,
Elles s'éternisent et mobilisent une bonne partie de vos ressources,
Sans que de réelles décisions soient prises.
Pourquoi ?
⚠️ Parce que le management de la performance n'est pas pris en compte
L'idée avec les A.I.C est de mettre en place des routines très précises et réactives
Pour vous aider à identifier, décider et accompagner les changements de votre entreprise.
De manière quotidienne, hebdomadaire et mensuelle, vos réunions doivent soutenir les performances de vos équipes.
On peut facilement voir les vertus de votre processus de progrès permanent en analysant vos animations à intervalle court.
🔑 Voici 8 clés pour réussir l'animation de vos performances :
Les indicateurs de performance sont à jour et discutés en réunion
L'évolution des indicateurs va vers le mieux
Les objectifs de la réunion sont clairs
Les données d'entrées sont 5C (voir l'outil n°14)
Des décisions sont prises
Des actions sont planifiées
Des données de sorties sont partagées
Les durées et l'agenda sont respectés
🛠️ Outil n°50 : Et si vous ne perdiez pas de temps avec les décisions...
Avec l'arbre de décision
Pour vous aider à prendre rapidement des décisions
Et ainsi vous permettre de gagner du temps
Je vous propose cet outil : L'arbre de décision
Construit à l'aide de retour d'expérience de vos équipes
Et aussi de beaucoup de logique
Par exemple,
En imaginant que vous avez défini un indicateur de performance avec vos équipes pour atteindre une stratégie
Cet indicateur devra avoir des seuils de réaction (voir outil n°10)
on peut avoir le scénario suivant :
Si l'objectif est atteint alors : Passer à la 2e étape, sinon continuer l'étape 1
Quand l'étape 2 est terminée, c'est la fin vous pouvez célébrer votre succès.
Si il y a une dérive : Passer à l'état d'urgence, sinon continuer l'étape 1
Voici l'arbre de décision pour ce scénario :
✅ Vous pourrez déléguer plus facilement et permettre à vos équipes d'être davantage autonomes dans le développement de l'entreprise.
🛠️ Outil n°51 : Comment générer un flux de progrès intensif dans votre entreprise, même quand vous êtes absent ?
Avec les étiquettes d'amélioration et d'anomalies
S'exprimer est primordial
Pour avoir une équipe en constante progression,
Il est bon de prendre en compte les observations de chacun
Un peu comme le principe de la boite à idées
Le registre à étiquette permet d'obtenir les idées et de les gérer
Parce que vos collaborateurs sont directement sur le terrain
Qu'ils ont les meilleures solutions à vos problèmes
Parfois,
Même des problèmes que vous n'aviez pas conscience.
Une étiquette est constituée simplement :
- d'une description
- d'une catégorie
- d'une date d'émission
On retrouve ce principe souvent dans l'informatique.
Vous pouvez télécharger le modèle ici :
🛠️ Outil n°52 : Comment obtenir une vision d'entreprise efficace ?
Avec la matrice X
Tout d'abord,
🔑 Une vision d'entreprise ne doit pas s'étendre au-delà de 1 an
Parce qu'en réalité, il est très difficile de dire ce que sera votre entreprise par la suite
En 1 an, il peut se passer déjà tellement de choses, votre vision aura déjà changé.
Je vous invite donc à préférer une vision sur 1 an.
Se projeter sur 1 an,
C'est imaginer comment sera votre entreprise et donc la question à se poser c'est :
Comment aimeriez-vous voir votre entreprise dans 1 an ?
Lorsque les réponses commencent à venir,
Remplissez ce tableau :
🔑 4 étapes pour obtenir sa stratégie et sa tactique :
Inscrivez sous stratégies, les critères de votre entreprise dans un an (produit, process, business...)
Listez à gauche tous les objectifs nécessaires pour atteindre votre stratégie
En haut, ce sont toutes les actions à mettre en œuvre pour y arriver (la tactique)
A droite, ce sont les indicateurs de performances qui valideront l'atteinte des résultats
Les ronds pleins désignent une forte corrélation entre les différents partis
Les ronds vides désignent une faible corrélation
Rien signifie qu'il n'y a aucune corrélation
Cet outil donne du sens à votre entreprise et vous aide à clarifier vos transformations
Téléchargez le modèle ici :
🛠️ Outil n°53 : Comment piloter d'un seul coup d'œil votre vision d'entreprise ?
Avec le tableau de pilotage
Vous avez vu ci-dessus, comment établir une stratégie efficace
Avec la matrice, vous déterminez les indicateurs de performance à suivre pour atteindre la stratégie que vous vous êtes fixée.
Ce que je vous propose ici,
Est de mettre en évidence l'évolution de vos indicateurs
Sur un seul et même endroit
ça peut être les murs de votre bureau,
Un écran allumé en permanence dans une salle de pilotage
Voici l'exemple d'un tableau de bord :
Ce genre d'outil se construit très bien à l'aide de la matrice X, d'un bon cahier des charges et d'un informaticien.
Imaginez-vous,
Quitter votre travail avec un tableau bien vert, tout est OK
Vous vous réveillez le lendemain matin comme une fleur, content des performances de la veille
Et la ! c'est le drame !
Vous arrivez au bureau et l'ensemble de vos indicateurs sont dans le rouge
Vous ne paniquez surtout pas
Car bien sûr, vous avez acquis des outils de résolution de problème
Que vous mettez en œuvre rapidement !
...En 1 semaine tout redevient comme avant, vous progressez en permanence
Etes-vous aussi réactif aujourd'hui ?
Vous l'aurez compris, un tableau vous aide à :
- piloter la performance de votre entreprise
- Prendre des décisions sur les priorités de vos actions
- Visualiser l'atteinte de vos stratégies
✅ Ainsi vous pouvez réagir rapidement et en cohérence avec votre stratégie.
🛠️ Outil n°54 : Comment prévenir la perte de contrôle de l'un de vos processus ?
Avec la carte de contrôle
Pour éviter qu'un tableau de bord soit dans le rouge total 🚨😱
Vos collaborateurs peuvent utiliser ce que l'on appelle une carte de contrôle
Et ainsi réagir avant même qu'un incident se produise
Ils pourront construire un suivi des performances de leurs processus avec précision
à quoi ressemble une carte de contrôle grossièrement :
En rouge, ce sont les limites que vous vous fixez,
Au-delà, la pièce ou le service peut-être considéré comme non conforme.
Avec cet outil, on distingue clairement la performance étudiée.
🔑 3 règles de réactions à mettre en place pour éviter de subir les problèmes :
Si une croix est en dehors des limites, alors un arrêt de la productivité est nécessaire pour résoudre le problème (comme la croix entourée en jaune par exemple)
Si 9 croix sont consécutivement au-dessus ou en dessous de la cible, une analyse doit être faite
Si une grosse variation est jugée par l'opérateur, une analyse peut être mise en place (comme indiqué sur la carte, par exemple)
Ceci permet aux collaborateurs de prendre de la hauteur sur leurs actions et décider des actions à mettre en œuvre.
✅ Ainsi ils pourront cerner des causes de variation, de dysfonctionnement et être vraiment acteurs de la progression des performances en entreprise.
Téléchargez le modèle ici :
Phase : Agir - Conclusion :
A la suite d'un constat, ou d'un évènement
La première réaction à avoir c'est :
Comment je me sens ?
Parce que le moteur d'une décision est vos sentiments
Si vos sentiments vous poussent à la décision et donc à l'action, je vous invite à les reconnaitre
🔑 Les 5 émotions, moteurs de vos décisions :
La joie : Célébrer des succès, partager l'information, etc.
La colère : Mettre en place des actions correctrices, planifier des projets, etc.
La peur : Auditer une situation, apprendre davantage, etc.
L'amour : Développer de nouveaux produits, apporter davantage de valeur, etc.
La tristesse : Que devriez-vous abandonner pour réussir ? etc.
Les outils que vous venez de voir vous évitent d'être submergé par les émotions
Et ainsi vous permettre de prendre de bonne décision, à froid.
Conclusion - processus de progrès permanent :
Je n'ai pas souhaité mettre un ordre pour les différentes étapes du progrès permanent,
Car suivant certaines situations, vous pouvez démarrer par n'importe quelles étapes.
Beaucoup considèrent la "Roue de Deming", comme une méthode ou un simple outil
Sauf qu'un outil est provisoire
Vous ne vous promenez pas constamment avec votre marteau ou votre ordinateur ? 😆
Les entreprises qui agissent comme cela
N'obtiendront que des résultats provisoires et une bureaucratie
Très lourde pour le fonctionnement de la société.
En gardant à l'esprit la notion de processus
Tous les jours,
Vous réaliserez des progrès
Car il fera partie de l'A.D.N de votre entreprise
Plus que du management, c'est un principe vital.
Résumé des outils :
Pour que ces outils profitent à un maximum de dirigeant
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A très bientôt
Adrien Menant 😄
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