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54 outils et 1 processus pour devenir l' entreprise leader đŸ„‡partie 1

DerniĂšre mise Ă  jour : 18 oct. 2022

Cette année,


Votre entreprise sera LEADER !

Vous dirigez une entreprise

Souhaitez-vous devenir le numéro 1 ?

Imaginez-vous un instant


Diriger l'entreprise la plus renommée de son secteur


Piloter des équipes motivées et unies dans l'atteinte d'objectifs ambitieux qui font vos succÚs


Peut-ĂȘtre que vous ĂȘtes agacĂ©s d'ĂȘtre Ă  la traine


De batailler quelque part de marché, de stagner...

Seules les entreprises qui cherchent à devenir leader ont des chances de réussir


Parce qu'elles n'attendent pas les changements, elles font les changements

Pourquoi les grandes entreprises sont-elles encore lĂ , aujourd'hui ?

Parce qu'elles ont acquis un savoir-faire et un savoir-ĂȘtre supĂ©rieurs aux autres

Heureusement pour vous,


Une partie de ce savoir est disponible pour vous, dĂšs maintenant


Pour vous aider à devenir leader et augmenter vos bénéfices


Je vous invite à prendre connaissance des meilleurs outils utilisés par les plus grandes entreprises mondiales de nos jours


Par la lecture de cet article

Ainsi,

Ça vous demandera beaucoup moins d'effort à vous transformer

Avec



les bons outils 😉

Avant de commencer,


Je vous dévoile la recette qui fait le succÚs des leaders,


Un processus qui est trÚs peu exploité dans les PME/TPE


Et quand il est exploité, malheureusement ce n'est pas de la bonne maniÚre


Voici le processus qui accompagne au quotidien les meilleurs :


Le processus de progrĂšs permanent :


Connu aussi sous le nom de "roue de Deming"


Ce processus améliore vos performances en permanence

Et,

Pour devenir champion dans votre domaine

Rien de mieux que de travailler sur vos performances


Le moteur de cette roue est la motivation que vous y mettrez pour la faire avancer


Lorsque vous aurez besoin d'avancer selon votre situation, un outil sera Ă  votre disposition


*Vous avez ici*

54 outils pour devenir Leaders 🚀


Pourquoi est-ce important d'utiliser les bons outils ?


Je vous raconte une anecdote :


Lorsque j'étais technicien de maintenance,

On me répétait souvent

"Un bon technicien, c'est un technicien bien outillé"

Peut-ĂȘtre avez-vous tous les Ă©quipements et les connaissances pour rĂ©aliser vos tĂąches

Mais,

Utilisez-vous les bons outils pour opérer le changement ?

Pour prendre du recul sur vos pratiques actuelles,


Travailler votre intelligence collective,

Ou pour guider la mise en Ɠuvre des actions nĂ©cessaires vers votre amĂ©lioration.

Avec les bons outils,


🔑Vous gagnerez ainsi :

  • Du temps

  • Des Ă©conomies

  • De la productivitĂ©

  • Des idĂ©es d'innovations

  • De la rĂ©activitĂ©

  • De meilleures conditions de travail

  • Davantage de sĂ©curitĂ©

  • De la satisfaction client

  • En motivation

Sans ce type d'outil, vous risquez de ne pas saisir

toutes les opportunités au bon moment

Et de générer de la frustration


Car vous n'obtiendrez que de petits résultats qui tiennent sur le court terme.

Vous verrez que ce genre d'outils augmenteront considérablement vos succÚs en trÚs peu de temps, sans immobiliser vos ressources.

Sortez de votre zone de confort et rentrez dùs maintenant dans votre zone de progrùs 😉


Phase : Planifier le progrĂšs


đŸ› ïž Outil n°01 : Comment prĂ©parer efficacement un projet en entreprise ?

Avec la Charte projet


Cet outil regroupe l'ensemble des informations cruciales pour la bonne marche d'un projet.


C'est comme pour partir en voyage, vous relevez certains points importants sur une feuille de route, et bien ici c'est la mĂȘme chose.


🔑 Voici 8 points importants Ă  clarifier pour dĂ©marrer un projet de transformation :


  1. Les personnes concernées (qu'on appelle aussi parties prenantes)

  2. Le contexte du projet (pourquoi ce projet a lieu ? A-t-il du sens ?)

  3. L'objectif Ă  atteindre

  4. Le budget temps

  5. Le budget argent (quelques estimations peuvent donner des idées, quand vous partez en voyage, vous faites des devis, n'est-ce pas ?)

  6. Un plan macro (les grandes étapes pour atteindre votre objectif)

  7. Les indicateurs de performance (sinon, comment pourriez-vous savoir si vous avez atteint ou non l'objectif ?)

  8. La récompense (quelles sont vos motivations ? Sans récompenses, aucune satisfaction)

Pour le dernier point, soyez créatif


Faites parler l'enfant qui est en vous, ce sera plus agréable.


Lorsque vous aurez une charte projet claire, vous n'aurez aucun mal à donner du sens à vos équipes.


đŸ› ïž Outil n°02 : Comment dĂ©finir correctement un objectif ?

Avec la méthode S.M.A.R.T


C'est un grand défi pour devenir Leader ! Un vrai mastodonte !


Imaginez vouloir manger un éléphant,


Je vous invite à ne pas le manger d'un coup, vous risqueriez des brûlures d'estomac.


Pour un projet ambitieux, rien de mieux que de le découper en plusieurs morceaux et d'y aller pas à pas.


Pour vous aider à définir votre objectif,


Voici,


🔑 5 critĂšres pour bien dĂ©finir vos objectifs :


  1. Simple : Travaillez sur une problématique à la fois. Exemple : Augmenter le chiffre d'affaires

  2. Mesurable : Si on reprend l'exemple, augmenter de 20% mon chiffre d'affaires

  3. Atteignable : Soyez crĂ©dible, 20% c'est bien, 2000% c'est trop 😆

  4. Réaliste : Si vous me demandez d'augmenter votre chiffre de 20% alors que vous prenez un congé sabbatique par exemple, je ne pense pas que ce soit réaliste. Soyez en accord avec vos ressources.

  5. Temporel : J'aimerais bien vous fournir les 20% de C.A en plus, mais dans 5 minutes c'est chaud ! đŸ˜±


Avec cet outil, manger l'éléphant deviendra plus facile.


đŸ› ïž Outil n°03 : Comment s'assurer que tout a Ă©tĂ© pris en compte dans un projet ou dans la rĂ©solution d'un problĂšme ?

Avec la méthode Q.Q.O.Q.C.C.P ?


Outre le moyen mnĂ©motechnique amusant de cet outil : C.Q.Q.C.O.Q.P đŸ€Ł


Il permet réellement de vérifier si tout a été pris en considération dans le projet et vous aider à comprendre un problÚme.


đŸ€” 7 questions Ă  se poser pour clarifier un problĂšme :


  1. Qui ? : Qui agit sur le chiffre d'affaires ? (pour reprendre l'exemple précédent) Client, R&D, marketing, commercial...

  2. Quoi ? : Quel est le facteur qui agit sur le C.A ?

  3. OĂč ? : OĂč le facteur se trouve dans le processus ? Quelles interactions a-t-il ?

  4. Quand ? : A partir de quel moment il intervient ?

  5. Comment ? : Quel est son procédé ?

  6. Combien ? : Quel sont ses performances ?

  7. Pourquoi ? : Est-il réellement nécessaire ?


Bien sûr,


A vous de varier les questions en fonction du progrĂšs que vous souhaitez atteindre.


đŸ› ïž Outil n°04 : Comment gĂ©rer les flux de votre entreprise, comme les stocks, les tĂąches, les finances... ?

Avec la méthode Kanban


Cet outil est trĂšs puissant,


Pour que vous compreniez son utilité, je vais vous raconter l'histoire d'une petite pharmacie qui a mal géré ces stocks,


Cette pharmacie ne possédait pas d'appareil électronique pour gérer ses flux d'approvisionnement.


Un jour,


Le pharmacien eut une rupture de stock sur un produit au mauvais moment...


Malheureusement,


Ses clients étaient trÚs mécontents et il perdit beaucoup d'argent.


L'origine de la rupture était un oubli de commande


L'erreur était tellement idiote,


Qu'il prit la premiÚre boite de médicament qu'il avait sous la main et la jeta au sol,


Il jeta un Ɠil sur la boite et remarqua la languette de l'emballage qui s'Ă©tait dĂ©chirĂ©


Peiné de mettre son produit à la destruction, il vendait ses médicaments à l'unité,


Pour ne pas se tromper de produit, il déchira la languette de la boite et la disposa délicatement sur le rayon du produit en question.


Lorsqu'il termina de vendre ses médicaments à l'unité, il s'aperçut d'une chose !


Qu'il avait créé LA solution pour ne plus tomber en rupture de stock :


Mettre un signal donnant l'ordre de réapprovisionner,


Sur tous les stocks critiques du magasin, il déposa une étiquette pour lui signaler au bon moment l'ordre de réapprovisionner.


Maintenant,


Lorsqu'il arrive à l'étiquette, il la dépose immédiatement dans son livret de commande hebdomadaire.


Ainsi il était le premier à exploiter la méthode KANBAN et il était le pharmacien le plus à jour dans ses stocks.


Vous pouvez utiliser cette méthode pour n'importe quel type de flux (Suivi des finances, des actions, des stocks, de l'information, etc.)


Par exemple,


Lorsque vous recevez les commandes, un ordre de fabrication peut se générer automatiquement au bout d'un certain nombre de demandes.


đŸ› ïž Outil n°05 : Comment se concentrer sur les tĂąches qui vous rapportent rĂ©ellement de l'argent ?

Avec la Value Stream Mapping ou la chaüne des valeurs (in french 🙄)


Cet outil de diagnostic est employĂ© lorsque vous ne savez pas par oĂč commencer votre progrĂšs permanent.


Il permet de prendre de la hauteur sur les différents flux de votre société.


Développé par le consultant Eliyahu M.Goldratt.


Vous pouvez apercevoir les 4 flux d'un produit ou service d'une entreprise : (ce document fut utilisĂ© sur le terrain comme vous pouvez constater son Ă©tat đŸ€Ł)

🔑 Les 4 flux à maitriser d'un produit ou service :

  1. Son flux physique

  2. Son flux d'information

  3. Son flux logistique

  4. Son flux financier (qui n'est pas reprĂ©sentĂ© ici, c'est simplement les coĂ»ts de fonctionnement de ce processus qui devraient ĂȘtre reprĂ©sentĂ©s)


L'idée de cette carte est d'identifier vos tùches à non-valeur ajoutée et celle à valeur ajoutée sur 1 ou 2 jours suivant la complexité du processus étudié,


De trouver des solutions pour supprimer vos tùches à non-valeur ajoutée et de valoriser davantage les autres tùches


🔑 10 Ă©tapes pour construire votre premiĂšre V.S.M :

  1. Sélectionnez le produit ou service à étudier

  2. Sur une feuille A3, notez le client en haut Ă  droite et le fournisseur en haut Ă  gauche

  3. Notez en haut au centre le systĂšme de pilotage et de planification

  4. Remontez le processus étudié, partez de la réception client jusqu'aux fournisseurs

  5. Relevez chaque mode de transport utilisé

  6. Relevez les stocks et notez leurs valeurs en € et le temps d'attente

  7. Relevez les étapes de transformations, ne pas oublier les étapes de reprises et notez les ressources nécessaires pour chaque étape, ainsi que leurs performances et leurs temps d'exécution

  8. Mettez en évidence les points de contrÎles qualité, les attentes de validation...

  9. Tracez les échanges d'informations

  10. Identifiez les temps de valeur ajoutée et les temps de non-valeur ajoutée, déterminez votre taux de réactivité


Des économies drastiques se font avec cette méthode, car elle suit une théorie.


La théorie qui corrige une croyance limitante des dirigeants :

"L'optimum local n'est pas l'optimum global"

đŸ› ïž Outil n°06 : Comment suivre les diffĂ©rentes Ă©tapes de votre produit ou service avec une carte ?

Avec le Process MAP


Cette carte existe pour comprendre le fonctionnement de votre processus


Voici un exemple de process Map :

Elle permet de comprendre rapidement les différents scénarios de votre entreprise


🔑 4 clĂ©s pour construire chaque scĂ©nario de votre entreprise :

  1. Chaque scénario à un début et une fin représentée par un cercle

  2. Chaque étape du scénario est représentée par un rectangle

  3. Chaque question du processus est représentée par un losange

  4. Le sens de défilement est représenté par des flÚches

On voit immédiatement la logique du processus et par cette représentation, elle est plus facile à remettre en cause.


đŸ› ïž Outil n°07 : Comment garantir l'obtention de toutes les donnĂ©es nĂ©cessaires aux fonctionnements de votre activitĂ© ?

Avec la méthode S.I.P.O.C


Avez-vous déjà vécu le fait de ne pas avoir toutes les informations nécessaires pour réaliser votre mission ?


Avec ce genre d'outil, ce ne sera plus votre cas !


Le S.I.P.O.C est un outil pour comprendre le périmÚtre d'un processus et ses paramÚtres


Par exemple,


Votre processus client souhaite améliorer ses performances


Ils pourront avec cet outil centraliser toutes les données utilisées pour le bon fonctionnement de leurs processus


🔑 5 catĂ©gories pour identifier l'ensemble des paramĂštres de votre entreprise :


S. Supplier : qui fournit les informations nécessaires pour chaque étape du processus ?

Avec notre exemple : les commerciaux, le service aprĂšs vente, le dirigeant...

I. Input : quelles sont les données d'entrées nécessaires pour chaque étape du processus ?

Exemple : Les réclamations, les suggestions des commerciaux...

P.Process : ici, vous retrouvez toutes les étapes nécessaires (comme le Process Map vu précédemment)

O.Output : quelles sont les données de sortie du processus ?

Exemple : Demande d'amélioration du bureau d'étude, réponses au service client...

C. Customer : quels sont les clients du processus concerné ?

Exemple : Les clients de l'entreprise, le bureau d'étude, le service marketing et R&D...


L'idĂ©e est vraiment de collecter tous les facteurs qui permettent le fonctionnement du processus et tous les livrables que le processus doit Ă©mettre pour ĂȘtre utile Ă  ses clients.


đŸ› ïž Outil n°08 : Comment structurer ses idĂ©es en 5 min ?

Avec le Mindmapping


Développé par Tony Buzan, il permet de structurer ses idées sur le papier


Parfois le génie arrive,


Mais il est oublié rapidement (normal, avec la multitude de tùches à réaliser).


Cet outil permet d'aider l'expression de vos idées.


Entre deux dossiers ou deux réglages de machine-outil, vos collaborateurs pourront clarifier leurs idées sur le papier, voici un exemple de Mindmapping :


🔑 7 rĂšgles pour bien dĂ©buter dans le Mindmapping :

  1. Le sujet principal est au centre de la feuille

  2. En périphérie, vous avez chaque branche qui correspond aux grandes idées du sujet

  3. Chaque branche à son style qui lui est propre (dessins, couleurs, écritures...)

  4. Chaque branche possÚde des sous-branches qui détaillent l'idée principale

  5. Illustrer chaque branche permet de favoriser la mémoire

  6. Gérer l'espace de la feuille en fonction de l'importance de chaque idée

  7. Toutes les informations cruciales doivent ĂȘtre facilement visibles et mĂ©morisables


TrÚs utilisé dans la recherche d'idée, la résolution de problÚme, la prise de note ou la conception d'un projet quand on n'a pas le temps.


đŸ› ïž Outil n°09 : Comment dĂ©terminer la bonne composition stratĂ©gique pour maximiser les performances d'une Ă©quipe ? Le 4-4-2...

Avec l'organigramme


Malheureusement,


Cet outil n'est pas exploité à sa juste valeur,


Souvent exploitĂ© par les stagiaires en entreprise 😄


L'organigramme permet de mettre en avant surtout les relations dans une entreprise, c'est un trÚs bon outil de communication, notamment lorsque vos équipes changent de secteur réguliÚrement.


La difficulté de cet outil est sa mise à jour.


Si elle est mise Ă  jour directement par les personnes qui changent de secteur cela est plus rapide.


Elle permet de mieux cerner l'organisation de l'entreprise.

Par exemple, ce petit crobard permet de montrer visuellement la différence entre des organisations de type "Pyramidale" à gauche et "Cellulaire" à droite


Se pencher dessus peut permettre à vos équipes de trouver une organisation idéale pour les besoins de l'entreprise et leurs conditions de travail.


C'est un peu comme au football,


Quand le coach détermine la composition stratégique d'une équipe pour match,


Ici aussi, il y a un classique : 4-4-2 (4 défenseurs, 4 milieux et 2 attaquants)


đŸ› ïžOutil n°10 : Comment piloter une Ă©quipe avec certitude ?

Avec les indicateurs clés de performance (KPI's)


TrÚs exploité dans l'industrie, notamment sur les chaßnes de fabrication pour aider au pilotage


Cependant,


Il est encore trÚs peu exploité en entreprise


Car trÚs souvent mal apprécié à cause du sentiment de perfectionnisme qu'il émet


Les entreprises continuent à s'inspirer des indicateurs généraux traditionnels, souvent uniquement financiers.


Si ces indicateurs financiers expriment clairement la réussite de votre entreprise, ce n'est pas eux qui vont vous permettre de prendre des décisions et rendre votre entreprise plus valorisante.


L'indicateur de performance , quant Ă  lui


Il est l'allié pour piloter votre activité vers une plus grande valorisation


Il aide à la décision, à la communication et au partage des objectifs.


🔑 3 critùres majeurs pour avoir un bon indicateur :


  1. Réponds à une attente stratégique de l'entreprise

  2. Permets d'alerter et de prendre une décision dans l'instant, 2 alertes : atteinte de l'objectif : votre indicateur vous indique l'atteinte d'un seuil de progression atteinte d'une zone critique : votre indicateur vous indique une dérive majeure

  3. Peut-ĂȘtre compris par une personne qui ne fait pas partie du projet


Exemple : CoĂ»ts publicitaire du produit "XYZ" dans le mois, objectif : infĂ©rieur Ă  2000€/mois


Il répond à la stratégie d'entreprise de trouver de la trésorerie

Il permet d'alerter et de prendre une décision si un certain seuil d'alerte est dépassé

Il est compréhensible par tous.


En fonction du contexte,


Votre entreprise peut dans certains cas, baisser les coûts de publicité.


đŸ› ïž Outil n°11 : DĂ©couvrez les 4 types de gaspillages Ă©conomiques de votre entreprise

Avec la méthode des 4.I


Cette méthode permet d'identifier les gaspillages économiques dans votre entreprise,


Au fur et à mesure d'appliquer cette méthode,


Vous serez tel le chasseur qui chasse sa proie pour se nourrir.


🔑 4 types de gaspillage Ă©conomiques :


  1. Inutiles : Ce que vous faites que le client ne souhaite pas payer

  2. Irritants : Ce qui surcharge votre activité ou vous font perdre de l'énergie

  3. Irréguliers : Les causes de variations dans votre activité (notamment sur les critÚres qualité de vos produits ou services)

  4. InexploitĂ©s : Ce sont des opportunitĂ©s que vous n'utilisez pas Ă  votre avantage (locaux inutilisĂ©s qui pourraient ĂȘtre louĂ©s, par exemple)


J'ai découvert 30 gaspillages économiques : Découvrez les ici


Une fois l'habitude prise, vous saurez éliminer efficacement vos gaspillages économiques et trouver de la trésorerie rapidement.


L'avantage de former vos salariĂ©s sur cette mĂ©thode, ça vous permet d'ĂȘtre plusieurs Ă  chasser les gaspillages Ă©conomiques.


đŸ› ïž Outil n°12 : Comment se concentrer sur ce qui pourrait gĂ©nĂ©rer 80% de bĂ©nĂ©fices en plus ?

Avec la méthode Pareto


Imaginez un outil,


Qui met en évidence 20% des facteurs de gaspillage économique qui génÚrent 80% de vos coûts de fonctionnement.


Ce serait formidable !


Plus de temps Ă  perdre,


Un financier italien de nom de Pareto découvre par une formule mathématique que 80% des richesses du pays étaient détenus par 20% de la population uniquement.


Depuis,


C'est devenu un incontournable dans la résolution de problÚme et aide à identifier les sujets à travailler en priorité pour obtenir le plus de résultats possible.


En plus,


Excel vous offre la possibilitĂ© de dĂ©terminer efficacement votre graphique sans prise de tĂȘte


Voici un exemple factice pour dĂ©montrer l'intĂ©rĂȘt d'un tel graphique :


Moins de temps et d'Ă©nergie de perdus 😁✅


đŸ› ïž Outil n°13 : Comment passer des messages comprĂ©hensibles par tous, sans ĂȘtre un professionnel de la rhĂ©torique ?

Avec la méthode des 5C


Pour une bonne communication en interne, je vous ai mis ici une méthode pour structurer vos messages.


Dans le cadre d'un projet, ceci évite les incompréhensions.


🔑 5 clĂ©s pour diffuser un message professionnel :

  1. Concis : Soyez le plus synthétique possible

  2. Clair : Pas plus d'un sujet par paragraphe, sinon on se perd

  3. Concret : Parlez de fait, donnez des chiffres ou des situations observées

  4. Complet : Vérifiez qu'aucune information ne manque (vous pouvez utiliser le QQOQCCP?)

  5. Correct : Pas de jugement, pour éviter de heurter l'égo de vos interlocuteurs

C'est une base qui aide beaucoup de personnes, qui n'ont pas forcément eu de cours en management, qui évolues trÚs vite en entreprise et doivent manager l'homme.


Si cette méthode ne marche pas, vous avez sa deuxiÚme version :

"C'est con, mais c'est comme ça !"

Ă  utiliser avec parcimonie đŸ€Ł


Phase : Planifier - Conclusion :


Cette étape ne signifie pas uniquement inscrire une action dans un agenda,


C'est aussi préparer le terrain, prendre les bonnes décisions, partager correctement les informations, etc.


Elle est la plus longue du processus


Car elle demande beaucoup de recherche personnelle.


Mais, elle vous permet de rĂ©aliser des gains immĂ©diats grĂące Ă  vos premiĂšres observations. 🏆


Le progrĂšs est Ă  faire tous les jours, c'est une recherche de l'excellence en permanence.

Voyez-le comme un jeu.



Phase : mettre en Ɠuvre le progrùs



đŸ› ïž Outil n°14 : Comment suivre les actions efficacement ?

Avec le plan d'action


TrÚs sous-estimé et peu partagé,


Le plan d'action est un registre des solutions en attente, en cours et terminé.


En plus de son rĂŽle de suivi, il aide Ă  la communication.


Mise à jour réguliÚrement, il offre une bonne visu de la dynamique de l'entreprise.


🔑 7 rùgles d'un plan d'action efficace :

  1. Un responsable pour chaque action est définit

  2. Un responsable pour chaque action est défini

  3. La description doit toujours commencer par un verbe Ă  l'infinitif

  4. Une routine de suivi du plan d'action est définie (exemple : mise à jour quotidiennement, hebdomadairement...)

  5. Une équipe est responsable du plan d'action (beaucoup d'entreprises nomment un seul responsable, le risque est de perdre la dynamique en cas d'absence)

  6. Le plan d'action répond à un objectif bien précis partagé avec l'ensemble de l'équipe

  7. Il doit y avoir au minimum deux catégories d'action, celles qui rétablissent un standard et celles qui améliorent un standard. (Si vous constatez une hausse des actions de rétablissement d'un standard, alors votre processus de maintenance a des difficultés à résoudre)


Concernant la forme, vous avez le choix


Encore une fois, privilégier l'aspect visuel.


Beaucoup de personnes utilisent des outils Web comme "Trello"


Car cela permet de garder une visu de vos actions n'importe oĂč.


Sur un poste de travail manuel, vous pouvez mettre à disposition un écran et afficher facilement le tableau interactif.


Voici un exemple de plan d'action :

Vous avez l'avantage de suivre chaque étiquette individuellement comme ceci :

Si vous souhaitez retrouver ce modĂšle, cliquer ici : https://trello.com/invite/b/gME5LxW8/603c9b67fc6e457af1da18f35383ec69/plan-daction-pme-tpe


đŸ› ïž Outil n°15 : Comment dĂ©cider de la rĂ©partition des actions, sans se prendre la tĂȘte ?

Avec la matrice d'Eisenhower


La matrice d'Eisenhower permet de classer vos actions Ă  l'aide de deux critĂšres de priorisation :

- L'importance de la tĂąche

- L'urgence de la tĂąche


Avec ces deux critĂšres, vous pouvez placer dans une matrice vos actions


En fonction de la place dans la matrice, vous pouvez dÚs à présent prendre une décision :

cet outil est trÚs utile pour classer les actions qui ont un rapport direct avec votre activité,


Cependant,


Elle ne prend pas en compte toutes les opportunités


Par exemple,


Imaginez la création d'une nouvelle loi


Cette loi peut ĂȘtre urgente et importante pour votre entreprise, car elle risque sa survie


Elle est donc prioritaire


Maintenant, posez-vous cette question :

Passeriez-vous à cÎté d'une tùche qui vous rapportera énormément de gain pour trÚs peu d'effort ?

Non, on est d'accord ?


Et bien avoir uniquement la vision d'Eisenhower, c'est prendre le risque de passer à cÎté de ce genre d'opportunité.


Alors,


đŸ› ïž Outil n°16 : Comment saisir les opportunitĂ©s qui rapportent beaucoup de bĂ©nĂ©fices ?

Avec la matrice des Gains


La matrice des gains ressemble Ă  celle que l'on vient de voir


La seule différence c'est ces critÚres de priorisation


Qui est ici :

- Efforts

- Gains

Cette différence entre les deux matrices a son importance


Car elle vous permet de ne pas passer à cÎté d'opportunité qui peut vous rapporter beaucoup de bénéfice et ça pour le moindre effort ;)


Chaque individu et équipe qui intÚgrent ces matrices dans leurs gestions,


Obtiendront des rĂ©sultats immĂ©diats ✅.


đŸ› ïž Outil n°17 : Comment trouver un MAX d'idĂ©es de progrĂšs en Ă©quipe, sans obtenir un dĂ©sordre collectif ? đŸ•”ïžâ€

Avec la méthode du "remue-méninge" ou "brainstorming"


Les groupes de travail peuvent facilement partir dans des débats


Non seulement, ces stériles à votre progression,


Mais en plus, ça frustre les personnes rapidement 😅


Pour ma part,


C'était mon cas,


Lorsque je participais à des réunions organisées dans l'objectif de résoudre un problÚme


Dans un groupe, vous le savez,


Il y a des personnes introverties et d'autres plus extraverties


Dans les débats,


Les personnes extraverties prennent souvent le dessus sur les introvertis,


Un certain nombre d'idées sont donc sous silence


Le principe du remue-méninge est simple :

Exprimer un maximum d'idée dans un minimum de temps

La seule rĂšgle :

Respecter chaque idée et libérer votre imagination


Cette fois-ci,


Nous sommes dans la production d'idée.


🔑 4 Ă©tapes pour rĂ©aliser vos premiers brainstormings :


Dans le calme

1. Chaque personne décrie leurs idées sur un post-it dans un temps bien déterminé

2. Ensuite, l'animateur de l'atelier collecte l'ensemble des idées

3. Le groupe classe chaque idĂ©e dans des catĂ©gories, qu'ils auront eux-mĂȘmes dĂ©finies

4. A l'aide d'un vote à main levé, chaque idée est sélectionnée


VoilĂ , vous venez de trouver les meilleures idĂ©es pour rĂ©pondre Ă  une problĂ©matique ✅


đŸ› ïž Outil n°18 : Comment collecter les facteurs de progrĂšs, sans rien oublier ?

Avec la méthode des 5.M


En complément avec le "remue méninge"


Il est intéressant d'orienter la séance avec un outil que l'on appelle aussi "Ishikawa"

Ou diagramme en arrĂȘte de poisson (liĂ© Ă  son apparence).


🔑Ces 5 catĂ©gories assurent la prise en compte de tous les Ă©lĂ©ments importants de votre problĂ©matique :

  1. Milieu : Quels sont les facteurs qui ont pour origine l'environnement de votre problématique ? Par exemple: La température de la piÚce peut-elle avoir un impact sur votre sujet ?

  2. Management : Des facteurs d'origines humaines peuvent-ils avoir lieu ?

  3. Méthode : Quelles pratiques sont-elles à remettre en cause ?

  4. MatiÚre : Les composantes pour la transformation sont-elles de bonnes qualités ? Par exemple : Les données pour finaliser le dossier sont de mauvaise qualité ou les billes plastiques pour mouler tel produit, peuvent ne pas avoir la bonne couleur

  5. Matériel : Les outils utilisés sont-ils à remettre en cause ?

Dans le cadre d'une innovation produit, l'ensemble de ces paramĂštres peuvent ĂȘtre Ă©tudiĂ©s pour la phase d'industrialisation, par exemple.


De nos jours,


Vous pouvez rajouter un 6e M qui est :

🔑 Mùre Nature : Quelles sont les causes d'irrespect de l'environnement de mon produit ou service ?


Les personnes de vos équipes peuvent identifier des facteurs sur chaque branche du diagramme, ce qui permet de balayer 100% les facteurs de progrÚs sur lequel travailler.


A vous de prioriser chaque facteur avec les critĂšres qui vous vont le mieux.


Voici un schéma représentatif du diagramme d'Ishikawa :

đŸ› ïž Outil n°19 : Comment Ă©radiquer un facteur qui risque de mener l'entreprise vers un Ă©chec ?

Avec les 5 pourquoi


Vous arrive-t-il de revoir les mĂȘmes problĂšmes tous les mois ?


Malgré toutes les bonnes idées et volontés


Ces irritants reviennent encore et encore...


La raison est simple :

Vous n'attaquez pas les problĂšmes Ă  la racine

Comme pour les mauvaises herbes de votre jardin,


Si vous ne brĂ»lez pas les racines, alors vous aurez encore les mĂȘmes mauvaises herbes.


Pour trouver les racines à un problùme, posez-vous la question pourquoi 5 fois 😊


D'aprĂšs vous,


Pourquoi les enfants, sont-ils agaçants ?


Parce que naturellement, ils osent remettre en cause notre maniÚre de fonctionner en posant réguliÚrement la question pourquoi...


...ça donne du sens ✅


Voici un exemple : Ă  prendre au second degrĂ© 😄


đŸ› ïž Outil n°20 : Comment concevoir un processus entiĂšrement fait de tĂąches Ă  haut rendement ?

Avec la carte de conception des valeurs ou Value Stream Design


Vous avez vu plus haut, la carte de la chaßne des valeurs, qui permet de visualiser la réactivité de vÎtre processus et l'ensemble des flux que le compose. (outil n°5)


L'idée ici est d'imaginer votre processus dans l'idéal,


C'est-à-dire avec uniquement des tùches à valeurs ajoutées, avec le moins d'en-cours possible, avec une stabilité de chaque flux...


Pour concevoir ce type de processus, c'est simple


Reprenez votre V.S.M et reproduisez à cÎté votre processus en adoptant


🔑 3 rĂšgles pour concevoir un processus rĂ©actif :

  1. L'étape la moins rapide détermine la cadence de production, elle est à mettre en fin de chaßne. (Sinon figer la cadence maximum du processus aux performances de cette étape)

  2. Regroupez certaines étapes pour supprimer les déplacements et réduire le nombre de ressources nécessaires au fonctionnement de votre processus

  3. Simplifiez le flux d'information pour réduire les risques d'erreurs et augmenter la réactivité de vos tùches


Une fois la V.S.D formalisĂ©e, dĂ©terminez les actions Ă  mettre en Ɠuvre pour que cela devienne rĂ©el.


đŸ› ïž Outil n°21 : Quelle est la vitesse de croisiĂšre Ă  adopter pour stabiliser son travail ?

Avec le Takttime


La cadence est un indicateur de performance essentiel dans son travail et surtout dans le pilotage de celui-ci.


Elle permet de lisser votre productivité


🔑 Voici la formule pour calculer votre takttime :


Takttime = Temps disponible / Demande consommateur


Le résultat permet de décider d'adapter ou non son outil et ses méthodes de travail


Il définit le tempo que vous devez adopter


Par exemple,


Vous traitez 2000 dossiers par an, avec 200 jours de travail par an et 7h par jour


le takttime = 200*7*60 / 2000


La cadence de votre processus ne devra pas ĂȘtre Ă  moins de 42 minutes par dossier


Imaginez que votre cadence actuelle est de 46 minutes, alors vous gĂ©nĂ©rez un retard de 4 min par dossier qui devra ĂȘtre rattrapĂ© par la suite.


La cadence de la tĂąche la moins rapide de votre processus devra ĂȘtre optimisĂ©e pour atteindre cette nouvelle cadence.


Cet outil permet aux collaborateurs de régler avec précision leurs allures.


✅ Ainsi, vous rĂ©duisez l'usure, la fatigue et les risques d'accident.


đŸ› ïž Outil n°22 : Et si vous Ă©vitiez de refaire les mĂȘmes erreurs...

Avec un systÚme anti erreur ou Poka Yoké


Un concept hérité du Lean management permet de supprimer le risque d'erreur sur son poste de travail.


On a tous eu l'occasion de voir une solution dite "Poka Yoké"


Souvent mis sur des produits qui nécessitent un assemblage,


Pour nous éviter de monter les piÚces à l'envers, par exemple.


🔑 3 sortes de Systùmes anti-erreur :


  1. De contact : C'est le cas de notre exemple précédent, je vous illustre le principe par le schéma ci-dessous :










2. De signalement : Le dĂ©trompeur peut ĂȘtre une alarme qui sonne en continu pour signaler un enchainement d'Ă©tapes qui ne s'est pas rĂ©alisĂ© correctement

3. Chronologique : Si une Ă©tape dĂ©passe un certain temps, un arrĂȘt peut se produire et un protocole de correction Ă©tape par Ă©tape doit se faire pour redĂ©marrer la production, si le protocole n'est pas respectĂ© la machine ne redĂ©marre pas.


Le remplissage en ligne des dossiers permet de mettre en Ɠuvre des Poka YokĂ©, par exemple si un champ n'est pas rempli, alors le dossier ne peut pas ĂȘtre pris en compte...


đŸ› ïž Outil n°23 : Comment partager une information instantanĂ©ment, sans dire ou Ă©crire un mot ? 🚩

Avec l'Andon


Ce systÚme a été conçu de base chez Toyota pour prévenir les chefs d'équipe d'un problÚme sur la chaßne.


L'opĂ©rateur par un bouton et une lumiĂšre informe la prĂ©sence d'un dĂ©faut, la personne la plus proche qui dĂ©tecte le signal, intervient pour Ă©viter un arrĂȘt de ligne.


Ce systĂšme existe aussi dans la gestion des stocks


Imaginez indiquer votre référence dans un magasin et une lumiÚre vous dirige vers le produit que vous recherchiez.


Les feux tricolores du Code de la route ou sur les machines sont des exemples d'Andons.

đŸ‘ïž Utiliser le visuel pour faciliter le management est un principe de base dans un processus de progrĂšs permanent.


đŸ› ïž Outil n°24 : Comment cette Ă©quipe a rĂ©duit de 50% leurs temps de changement d'outils ?

Avec la méthode S.M.E.D (Single Minute Exchange of Die)


Cet outil permet d'améliorer significativement votre performance pour changer d'un environnement à un autre


Un exemple en vidéo :

Vous n'ĂȘtes pas obligĂ© d'attendre 50 ans pour obtenir ce genre de performance


Rassurez-vous,


🔑 3 Ă©tapes pour rĂ©duire significativement vos temps de changement :

  1. Définissez le changement que vous souhaitez améliorer avec son point de départ. Exemple : Remplacement des piÚces d'usures de la formule 1

  2. Filmez l'équipe qui a la meilleure performance actuelle, ce sera votre standard à partager avec tous les collaborateurs..

  3. Simplifiez, supprimez et réorganisez les différentes tùches observées dans la vidéo

Dans l'idĂ©ale, le changement ne doit pas gĂ©nĂ©rer d'arrĂȘts de votre productivitĂ©.


Ce qui signifie que tout est prĂȘt en amont.


đŸ› ïž Outil n°25 : Comment augmenter sa productivitĂ© quand on a l'impression de ne plus avoir de temps disponible ?

Avec l'analyse de déroulement


Comme son nom l'indique, l'analyse de déroulement permet de dérouler une activité.


Il est trÚs complémentaire avec la méthode S.M.E.D (outil n°25), car il permet de détailler étape par étape les actions qui sont effectuées par une équipe ou un process


En effet,


Si vous souhaitez réduire les durées de traitement d'un produit, vous déroulerez alors celui-ci


Pour réduire les durées d'intervention d'une personne, il suffit de suivre son activité


L'analyse vidéo est le plus confortable pour faire une analyse de déroulement


Comme vous avez pu le constater avec la vidéo sur la formule 1


La vidéo permet de mettre en pause, d'accélérer ou ralentir, ce qui aide vraiment à la compréhension.


Voici un exemple fictif d'une analyse de déroulement :


Avant analyse : 1 heure et 20 minutes

AprĂšs analyse : 40 minutes


Pourquoi c'est nécessaire de pratiquer cet outil ?


En évaluant la performance de cette façon,


Vous constaterez une amélioration significative des conditions de travail


Car c'est aussi une méthode permettant d'améliorer l'ergonomie au poste


Vos équipes pourront prendre le recul nécessaire pour réduire leur pénibilité au travail


En imaginant qu'un de vos collaborateurs travaille 7 heures comme convenu dans son contrat, ce qui représente 420 min


Dans des conditions normales, sa charge de travail est de 89%, ce qui signifie qu'il intervient effectivement 373 min,


Ceci lui laisse le temps nécessaire en cas d'erreur ou de fatigue


Maintenant, à la suite de quelques évÚnements il est surchargé


C'est-Ă -dire que la demande occupe 110% de sa charge, il doit donc effectuer 462 min de travail


Dans ces conditions, il n'a plus le temps en cas de fatigue ou d'erreur


Des retards se créés, des erreurs à répétition...


L'utilisation de l'analyse de déroulement peut permettre de retrouver une situation confortable tout augmentant la productivité


⚠ L'analyse ne peut se faire que s'il est fait par vos collaborateurs.

🔑 De plus, j'ai constatĂ© que la charge de travail optimale est de 85%, respecter cette charge favorisera les Ă©changes, la rĂ©duction des risques d'erreurs, la stabilitĂ© de votre process.


Téléchargez le modÚle ici :

Analyse de déroulement
.xlsx
Download XLSX ‱ 50KB

Découvrez la seconde partie de cet article : ICI

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