54 outils et 1 processus pour devenir l' entreprise leader 🥇partie 1

Cette année,

Votre entreprise sera LEADER !

Vous dirigez une entreprise

Souhaitez-vous devenir le numéro 1 ?

Imaginez-vous un instant

Diriger l'entreprise la plus renommée de son secteur

Piloter des équipes motivées et unies dans l'atteinte d'objectifs ambitieux qui font vos succès

Peut-être que vous êtes agacés d'être à la traine

De batailler quelque part de marché, de stagner...

Seules les entreprises qui cherchent à devenir leader ont des chances de réussir

Parce qu'elles n'attendent pas les changements, elles font les changements

Pourquoi les grandes entreprises sont-elles encore là, aujourd'hui ?

Parce qu'elles ont acquis un savoir-faire et un savoir-être supérieurs aux autres

Heureusement pour vous,

Une partie de ce savoir est disponible pour vous, dès maintenant

Pour vous aider à devenir leader et augmenter vos bénéfices

Je vous invite à prendre connaissance des meilleurs outils utilisés par les plus grandes entreprises mondiales de nos jours

Par la lecture de cet article

Ainsi,

Ça vous demandera beaucoup moins d'effort à vous transformer

Avec…

…les bons outils 😉

Avant de commencer,

Je vous dévoile la recette qui fait le succès des leaders,

Un processus qui est très peu exploité dans les PME/TPE

Et quand il est exploité, malheureusement ce n'est pas de la bonne manière

Voici le processus qui accompagne au quotidien les meilleurs :

Le processus de progrès permanent :

Connu aussi sous le nom de "roue de Deming"

Ce processus améliore vos performances en permanence

Et,

Pour devenir champion dans votre domaine

Rien de mieux que de travailler sur vos performances

Le moteur de cette roue est la motivation que vous y mettrez pour la faire avancer

Lorsque vous aurez besoin d'avancer selon votre situation, un outil sera à votre disposition

*Vous avez ici*

54 outils pour devenir Leaders 🚀

Pourquoi est-ce important d'utiliser les bons outils ?

Je vous raconte une anecdote :

Lorsque j'étais technicien de maintenance,

On me répétait souvent

"Un bon technicien, c'est un technicien bien outillé"

Peut-être avez-vous tous les équipements et les connaissances pour réaliser vos tâches

Mais,

Utilisez-vous les bons outils pour opérer le changement ?

Pour prendre du recul sur vos pratiques actuelles,

Travailler votre intelligence collective,

Ou pour guider la mise en œuvre des actions nécessaires vers votre amélioration.

Avec les bons outils,

🔑Vous gagnerez ainsi :

• Du temps

• Des économies

• De la productivité

• Des idées d'innovations

• De la réactivité

• De meilleures conditions de travail

• Davantage de sécurité

• De la satisfaction client

• En motivation

Sans ce type d'outil, vous risquez de ne pas saisir

toutes les opportunités au bon moment

Et de générer de la frustration

Car vous n'obtiendrez que de petits résultats qui tiennent sur le court terme.

Vous verrez que ce genre d'outils augmenteront considérablement vos succès en très peu de temps, sans immobiliser vos ressources.

Sortez de votre zone de confort et rentrez dès maintenant dans votre zone de progrès 😉

Phase : Planifier le progrès

🛠️ Outil n°01 : Comment préparer efficacement un projet en entreprise ?

Avec la Charte projet

Cet outil regroupe l'ensemble des informations cruciales pour la bonne marche d'un projet.

C'est comme pour partir en voyage, vous relevez certains points importants sur une feuille de route, et bien ici c'est la même chose.

🔑 Voici 8 points importants à clarifier pour démarrer un projet de transformation :

1. Les personnes concernées (qu'on appelle aussi parties prenantes)

2. Le contexte du projet (pourquoi ce projet a lieu ? A-t-il du sens ?)

3. L'objectif à atteindre

4. Le budget temps

5. Le budget argent (quelques estimations peuvent donner des idées, quand vous partez en voyage, vous faites des devis, n'est-ce pas ?)

6. Un plan macro (les grandes étapes pour atteindre votre objectif)

7. Les indicateurs de performance (sinon, comment pourriez-vous savoir si vous avez atteint ou non l'objectif ?)

8. La récompense (quelles sont vos motivations ? Sans récompenses, aucune satisfaction)

Pour le dernier point, soyez créatif

Faites parler l'enfant qui est en vous, ce sera plus agréable.

Lorsque vous aurez une charte projet claire, vous n'aurez aucun mal à donner du sens à vos équipes.

🛠️ Outil n°02 : Comment définir correctement un objectif ?

Avec la méthode S.M.A.R.T

C'est un grand défi pour devenir Leader ! Un vrai mastodonte !

Imaginez vouloir manger un éléphant,

Je vous invite à ne pas le manger d'un coup, vous risqueriez des brûlures d'estomac.

Pour un projet ambitieux, rien de mieux que de le découper en plusieurs morceaux et d'y aller pas à pas.

Pour vous aider à définir votre objectif,

Voici,

🔑 5 critères pour bien définir vos objectifs :

1. Simple : Travaillez sur une problématique à la fois. Exemple : Augmenter le chiffre d'affaires

2. Mesurable : Si on reprend l'exemple, augmenter de 20% mon chiffre d'affaires

3. Atteignable : Soyez crédible, 20% c'est bien, 2000% c'est trop 😆

4. Réaliste : Si vous me demandez d'augmenter votre chiffre de 20% alors que vous prenez un congé sabbatique par exemple, je ne pense pas que ce soit réaliste. Soyez en accord avec vos ressources.

5. Temporel : J'aimerais bien vous fournir les 20% de C.A en plus, mais dans 5 minutes c'est chaud ! 😱

Avec cet outil, manger l'éléphant deviendra plus facile.

🛠️ Outil n°03 : Comment s'assurer que tout a été pris en compte dans un projet ou dans la résolution d'un problème ?

Avec la méthode Q.Q.O.Q.C.C.P ?

Outre le moyen mnémotechnique amusant de cet outil : C.Q.Q.C.O.Q.P 🤣

Il permet réellement de vérifier si tout a été pris en considération dans le projet et vous aider à comprendre un problème.

🤔 7 questions à se poser pour clarifier un problème :

1. Qui ? : Qui agit sur le chiffre d'affaires ? (pour reprendre l'exemple précédent) Client, R&D, marketing, commercial...

2. Quoi ? : Quel est le facteur qui agit sur le C.A ?

3. Où ? : Où le facteur se trouve dans le processus ? Quelles interactions a-t-il ?

4. Quand ? : A partir de quel moment il intervient ?

5. Comment ? : Quel est son procédé ?

6. Combien ? : Quel sont ses performances ?

7. Pourquoi ? : Est-il réellement nécessaire ?

Bien sûr,

A vous de varier les questions en fonction du progrès que vous souhaitez atteindre.

🛠️ Outil n°04 : Comment gérer les flux de votre entreprise, comme les stocks, les tâches, les finances... ?

Avec la méthode Kanban

Cet outil est très puissant,

Pour que vous compreniez son utilité, je vais vous raconter l'histoire d'une petite pharmacie qui a mal géré ces stocks,

Cette pharmacie ne possédait pas d'appareil électronique pour gérer ses flux d'approvisionnement.

Un jour,

Le pharmacien eut une rupture de stock sur un produit au mauvais moment...

Malheureusement,

Ses clients étaient très mécontents et il perdit beaucoup d'argent.

L'origine de la rupture était un oubli de commande

L'erreur était tellement idiote,

Qu'il prit la première boite de médicament qu'il avait sous la main et la jeta au sol,

Il jeta un œil sur la boite et remarqua la languette de l'emballage qui s'était déchiré

Peiné de mettre son produit à la destruction, il vendait ses médicaments à l'unité,

Pour ne pas se tromper de produit, il déchira la languette de la boite et la disposa délicatement sur le rayon du produit en question.

Lorsqu'il termina de vendre ses médicaments à l'unité, il s'aperçut d'une chose !

Qu'il avait créé LA solution pour ne plus tomber en rupture de stock :

Mettre un signal donnant l'ordre de réapprovisionner,

Sur tous les stocks critiques du magasin, il déposa une étiquette pour lui signaler au bon moment l'ordre de réapprovisionner.

Maintenant,

Lorsqu'il arrive à l'étiquette, il la dépose immédiatement dans son livret de commande hebdomadaire.

Ainsi il était le premier à exploiter la méthode KANBAN et il était le pharmacien le plus à jour dans ses stocks.

Vous pouvez utiliser cette méthode pour n'importe quel type de flux (Suivi des finances, des actions, des stocks, de l'information, etc.)

Par exemple,

Lorsque vous recevez les commandes, un ordre de fabrication peut se générer automatiquement au bout d'un certain nombre de demandes.

🛠️ Outil n°05 : Comment se concentrer sur les tâches qui vous rapportent réellement de l'argent ?

Avec la Value Stream Mapping ou la chaîne des valeurs (in french 🙄)

Cet outil de diagnostic est employé lorsque vous ne savez pas par où commencer votre progrès permanent.

Il permet de prendre de la hauteur sur les différents flux de votre société.

Développé par le consultant Eliyahu M.Goldratt.

Vous pouvez apercevoir les 4 flux d'un produit ou service d'une entreprise : (ce document fut utilisé sur le terrain comme vous pouvez constater son état 🤣)

🔑 Les 4 flux à maitriser d'un produit ou service :

1. Son flux physique

2. Son flux d'information

3. Son flux logistique

4. Son flux financier (qui n'est pas représenté ici, c'est simplement les coûts de fonctionnement de ce processus qui devraient être représentés)

L'idée de cette carte est d'identifier vos tâches à non-valeur ajoutée et celle à valeur ajoutée sur 1 ou 2 jours suivant la complexité du processus étudié,

De trouver des solutions pour supprimer vos tâches à non-valeur ajoutée et de valoriser davantage les autres tâches

🔑 10 étapes pour construire votre première V.S.M :

1. Sélectionnez le produit ou service à étudier

2. Sur une feuille A3, notez le client en haut à droite et le fournisseur en haut à gauche

3. Notez en haut au centre le système de pilotage et de planification

4. Remontez le processus étudié, partez de la réception client jusqu'aux fournisseurs

5. Relevez chaque mode de transport utilisé

6. Relevez les stocks et notez leurs valeurs en € et le temps d'attente

7. Relevez les étapes de transformations, ne pas oublier les étapes de reprises et notez les ressources nécessaires pour chaque étape, ainsi que leurs performances et leurs temps d'exécution

8. Mettez en évidence les points de contrôles qualité, les attentes de validation...

9. Tracez les échanges d'informations

10. Identifiez les temps de valeur ajoutée et les temps de non-valeur ajoutée, déterminez votre taux de réactivité

Des économies drastiques se font avec cette méthode, car elle suit une théorie.

La théorie qui corrige une croyance limitante des dirigeants :

"L'optimum local n'est pas l'optimum global"

🛠️ Outil n°06 : Comment suivre les différentes étapes de votre produit ou service avec une carte ?

Avec le Process MAP

Cette carte existe pour comprendre le fonctionnement de votre processus

Voici un exemple de process Map :

Elle permet de comprendre rapidement les différents scénarios de votre entreprise

🔑 4 clés pour construire chaque scénario de votre entreprise :

1. Chaque scénario à un début et une fin représentée par un cercle

2. Chaque étape du scénario est représentée par un rectangle

3. Chaque question du processus est représentée par un losange

4. Le sens de défilement est représenté par des flèches

On voit immédiatement la logique du processus et par cette représentation, elle est plus facile à remettre en cause.

🛠️ Outil n°07 : Comment garantir l'obtention de toutes les données nécessaires aux fonctionnements de votre activité ?

Avec la méthode S.I.P.O.C

Avez-vous déjà vécu le fait de ne pas avoir toutes les informations nécessaires pour réaliser votre mission ?

Avec ce genre d'outil, ce ne sera plus votre cas !

Le S.I.P.O.C est un outil pour comprendre le périmètre d'un processus et ses paramètres

Par exemple,

Votre processus client souhaite améliorer ses performances

Ils pourront avec cet outil centraliser toutes les données utilisées pour le bon fonctionnement de leurs processus

🔑 5 catégories pour identifier l'ensemble des paramètres de votre entreprise :

S. Supplier : qui fournit les informations nécessaires pour chaque étape du processus ?

Avec notre exemple : les commerciaux, le service après vente, le dirigeant...

I. Input : quelles sont les données d'entrées nécessaires pour chaque étape du processus ?

Exemple : Les réclamations, les suggestions des commerciaux...

P.Process : ici, vous retrouvez toutes les étapes nécessaires (comme le Process Map vu précédemment)

O.Output : quelles sont les données de sortie du processus ?

Exemple : Demande d'amélioration du bureau d'étude, réponses au service client...

C. Customer : quels sont les clients du processus concerné ?

Exemple : Les clients de l'entreprise, le bureau d'étude, le service marketing et R&D...

L'idée est vraiment de collecter tous les facteurs qui permettent le fonctionnement du processus et tous les livrables que le processus doit émettre pour être utile à ses clients.

🛠️ Outil n°08 : Comment structurer ses idées en 5 min ?

Avec le Mindmapping

Développé par Tony Buzan, il permet de structurer ses idées sur le papier

Parfois le génie arrive,

Mais il est oublié rapidement (normal, avec la multitude de tâches à réaliser).

Cet outil permet d'aider l'expression de vos idées.

Entre deux dossiers ou deux réglages de machine-outil, vos collaborateurs pourront clarifier leurs idées sur le papier, voici un exemple de Mindmapping :

🔑 7 règles pour bien débuter dans le Mindmapping :

1. Le sujet principal est au centre de la feuille

2. En périphérie, vous avez chaque branche qui correspond aux grandes idées du sujet

3. Chaque branche à son style qui lui est propre (dessins, couleurs, écritures...)

4. Chaque branche possède des sous-branches qui détaillent l'idée principale

5. Illustrer chaque branche permet de favoriser la mémoire

6. Gérer l'espace de la feuille en fonction de l'importance de chaque idée

7. Toutes les informations cruciales doivent être facilement visibles et mémorisables

Très utilisé dans la recherche d'idée, la résolution de problème, la prise de note ou la conception d'un projet quand on n'a pas le temps.

🛠️ Outil n°09 : Comment déterminer la bonne composition stratégique pour maximiser les performances d'une équipe ? Le 4-4-2...

Avec l'organigramme

Malheureusement,

Cet outil n'est pas exploité à sa juste valeur,

Souvent exploité par les stagiaires en entreprise 😄

L'organigramme permet de mettre en avant surtout les relations dans une entreprise, c'est un très bon outil de communication, notamment lorsque vos équipes changent de secteur régulièrement.

La difficulté de cet outil est sa mise à jour.

Si elle est mise à jour directement par les personnes qui changent de secteur cela est plus rapide.

Elle permet de mieux cerner l'organisation de l'entreprise.

Par exemple, ce petit crobard permet de montrer visuellement la différence entre des organisations de type "Pyramidale" à gauche et "Cellulaire" à droite

Se pencher dessus peut permettre à vos équipes de trouver une organisation idéale pour les besoins de l'entreprise et leurs conditions de travail.

C'est un peu comme au football,

Quand le coach détermine la composition stratégique d'une équipe pour match,

Ici aussi, il y a un classique : 4-4-2 (4 défenseurs, 4 milieux et 2 attaquants)

🛠️Outil n°10 : Comment piloter une équipe avec certitude ?

Avec les indicateurs clés de performance (KPI's)

Très exploité dans l'industrie, notamment sur les chaînes de fabrication pour aider au pilotage

Cependant,

Il est encore très peu exploité en entreprise

Car très souvent mal apprécié à cause du sentiment de perfectionnisme qu'il émet

Les entreprises continuent à s'inspirer des indicateurs généraux traditionnels, souvent uniquement financiers.

Si ces indicateurs financiers expriment clairement la réussite de votre entreprise, ce n'est pas eux qui vont vous permettre de prendre des décisions et rendre votre entreprise plus valorisante.

L'indicateur de performance , quant à lui

Il est l'allié pour piloter votre activité vers une plus grande valorisation

Il aide à la décision, à la communication et au partage des objectifs.

🔑 3 critères majeurs pour avoir un bon indicateur :

1. Réponds à une attente stratégique de l'entreprise

2. Permets d'alerter et de prendre une décision dans l'instant, 2 alertes : atteinte de l'objectif : votre indicateur vous indique l'atteinte d'un seuil de progression atteinte d'une zone critique : votre indicateur vous indique une dérive majeure

3. Peut-être compris par une personne qui ne fait pas partie du projet

Exemple : Coûts publicitaire du produit "XYZ" dans le mois, objectif : inférieur à 2000€/mois

Il répond à la stratégie d'entreprise de trouver de la trésorerie

Il permet d'alerter et de prendre une décision si un certain seuil d'alerte est dépassé

Il est compréhensible par tous.

En fonction du contexte,

Votre entreprise peut dans certains cas, baisser les coûts de publicité.

🛠️ Outil n°11 : Découvrez les 4 types de gaspillages économiques de votre entreprise

Avec la méthode des 4.I

Cette méthode permet d'identifier les gaspillages économiques dans votre entreprise,

Au fur et à mesure d'appliquer cette méthode,

Vous serez tel le chasseur qui chasse sa proie pour se nourrir.

🔑 4 types de gaspillage économiques :

1. Inutiles : Ce que vous faites que le client ne souhaite pas payer

2. Irritants : Ce qui surcharge votre activité ou vous font perdre de l'énergie

3. Irréguliers : Les causes de variations dans votre activité (notamment sur les critères qualité de vos produits ou services)

4. Inexploités : Ce sont des opportunités que vous n'utilisez pas à votre avantage (locaux inutilisés qui pourraient être loués, par exemple)

J'ai découvert 30 gaspillages économiques : Découvrez les ici

Une fois l'habitude prise, vous saurez éliminer efficacement vos gaspillages économiques et trouver de la trésorerie rapidement.

L'avantage de former vos salariés sur cette méthode, ça vous permet d'être plusieurs à chasser les gaspillages économiques.

🛠️ Outil n°12 : Comment se concentrer sur ce qui pourrait générer 80% de bénéfices en plus ?

Avec la méthode Pareto

Imaginez un outil,

Qui met en évidence 20% des facteurs de gaspillage économique qui génèrent 80% de vos coûts de fonctionnement.

Ce serait formidable !

Plus de temps à perdre,

Un financier italien de nom de Pareto découvre par une formule mathématique que 80% des richesses du pays étaient détenus par 20% de la population uniquement.

Depuis,

C'est devenu un incontournable dans la résolution de problème et aide à identifier les sujets à travailler en priorité pour obtenir le plus de résultats possible.

En plus,

Excel vous offre la possibilité de déterminer efficacement votre graphique sans prise de tête

Voici un exemple factice pour démontrer l'intérêt d'un tel graphique :

Moins de temps et d'énergie de perdus 😁✅

🛠️ Outil n°13 : Comment passer des messages compréhensibles par tous, sans être un professionnel de la rhétorique ?

Avec la méthode des 5C

Pour une bonne communication en interne, je vous ai mis ici une méthode pour structurer vos messages.

Dans le cadre d'un projet, ceci évite les incompréhensions.

🔑 5 clés pour diffuser un message professionnel :

1. Concis : Soyez le plus synthétique possible

2. Clair : Pas plus d'un sujet par paragraphe, sinon on se perd

3. Concret : Parlez de fait, donnez des chiffres ou des situations observées

4. Complet : Vérifiez qu'aucune information ne manque (vous pouvez utiliser le QQOQCCP?)

5. Correct : Pas de jugement, pour éviter de heurter l'égo de vos interlocuteurs

C'est une base qui aide beaucoup de personnes, qui n'ont pas forcément eu de cours en management, qui évolues très vite en entreprise et doivent manager l'homme.

Si cette méthode ne marche pas, vous avez sa deuxième version :

"C'est con, mais c'est comme ça !"

à utiliser avec parcimonie 🤣

Phase : Planifier - Conclusion :

Cette étape ne signifie pas uniquement inscrire une action dans un agenda,

C'est aussi préparer le terrain, prendre les bonnes décisions, partager correctement les informations, etc.

Elle est la plus longue du processus

Car elle demande beaucoup de recherche personnelle.

Mais, elle vous permet de réaliser des gains immédiats grâce à vos premières observations. 🏆

Le progrès est à faire tous les jours, c'est une recherche de l'excellence en permanence.

Voyez-le comme un jeu.

Phase : mettre en œuvre le progrès

🛠️ Outil n°14 : Comment suivre les actions efficacement ?

Avec le plan d'action

Très sous-estimé et peu partagé,

Le plan d'action est un registre des solutions en attente, en cours et terminé.

En plus de son rôle de suivi, il aide à la communication.

Mise à jour régulièrement, il offre une bonne visu de la dynamique de l'entreprise.

🔑 7 règles d'un plan d'action efficace :

1. Un responsable pour chaque action est définit

2. Un responsable pour chaque action est défini

3. La description doit toujours commencer par un verbe à l'infinitif

4. Une routine de suivi du plan d'action est définie (exemple : mise à jour quotidiennement, hebdomadairement...)

5. Une équipe est responsable du plan d'action (beaucoup d'entreprises nomment un seul responsable, le risque est de perdre la dynamique en cas d'absence)

6. Le plan d'action répond à un objectif bien précis partagé avec l'ensemble de l'équipe

7. Il doit y avoir au minimum deux catégories d'action, celles qui rétablissent un standard et celles qui améliorent un standard. (Si vous constatez une hausse des actions de rétablissement d'un standard, alors votre processus de maintenance a des difficultés à résoudre)

Concernant la forme, vous avez le choix

Encore une fois, privilégier l'aspect visuel.

Beaucoup de personnes utilisent des outils Web comme "Trello"

Car cela permet de garder une visu de vos actions n'importe où.

Sur un poste de travail manuel, vous pouvez mettre à disposition un écran et afficher facilement le tableau interactif.

Voici un exemple de plan d'action :

Vous avez l'avantage de suivre chaque étiquette individuellement comme ceci :

Si vous souhaitez retrouver ce modèle, cliquer ici : https://trello.com/invite/b/gME5LxW8/603c9b67fc6e457af1da18f35383ec69/plan-daction-pme-tpe

🛠️ Outil n°15 : Comment décider de la répartition des actions, sans se prendre la tête ?

Avec la matrice d'Eisenhower

La matrice d'Eisenhower permet de classer vos actions à l'aide de deux critères de priorisation :

- L'importance de la tâche

- L'urgence de la tâche

Avec ces deux critères, vous pouvez placer dans une matrice vos actions

En fonction de la place dans la matrice, vous pouvez dès à présent prendre une décision :

cet outil est très utile pour classer les actions qui ont un rapport direct avec votre activité,

Cependant,

Elle ne prend pas en compte toutes les opportunités

Par exemple,

Imaginez la création d'une nouvelle loi

Cette loi peut être urgente et importante pour votre entreprise, car elle risque sa survie

Elle est donc prioritaire

Maintenant, posez-vous cette question :

Passeriez-vous à côté d'une tâche qui vous rapportera énormément de gain pour très peu d'effort ?

Non, on est d'accord ?

Et bien avoir uniquement la vision d'Eisenhower, c'est prendre le risque de passer à côté de ce genre d'opportunité.

Alors,

🛠️ Outil n°16 : Comment saisir les opportunités qui rapportent beaucoup de bénéfices ?

Avec la matrice des Gains

La matrice des gains ressemble à celle que l'on vient de voir

La seule différence c'est ces critères de priorisation

Qui est ici :

- Efforts

- Gains

Cette différence entre les deux matrices a son importance

Car elle vous permet de ne pas passer à côté d'opportunité qui peut vous rapporter beaucoup de bénéfice et ça pour le moindre effort ;)

Chaque individu et équipe qui intègrent ces matrices dans leurs gestions,

Obtiendront des résultats immédiats ✅.

🛠️ Outil n°17 : Comment trouver un MAX d'idées de progrès en équipe, sans obtenir un désordre collectif ? 🕵️‍

Avec la méthode du "remue-méninge" ou "brainstorming"

Les groupes de travail peuvent facilement partir dans des débats

Non seulement, ces stériles à votre progression,

Mais en plus, ça frustre les personnes rapidement 😅

Pour ma part,

C'était mon cas,

Lorsque je participais à des réunions organisées dans l'objectif de résoudre un problème

Dans un groupe, vous le savez,

Il y a des personnes introverties et d'autres plus extraverties

Dans les débats,

Les personnes extraverties prennent souvent le dessus sur les introvertis,

Un certain nombre d'idées sont donc sous silence

Le principe du remue-méninge est simple :

Exprimer un maximum d'idée dans un minimum de temps

La seule règle :

Respecter chaque idée et libérer votre imagination

Cette fois-ci,

Nous sommes dans la production d'idée.

🔑 4 étapes pour réaliser vos premiers brainstormings :

Dans le calme

1. Chaque personne décrie leurs idées sur un post-it dans un temps bien déterminé

2. Ensuite, l'animateur de l'atelier collecte l'ensemble des idées

3. Le groupe classe chaque idée dans des catégories, qu'ils auront eux-mêmes définies

4. A l'aide d'un vote à main levé, chaque idée est sélectionnée

Voilà, vous venez de trouver les meilleures idées pour répondre à une problématique ✅

🛠️ Outil n°18 : Comment collecter les facteurs de progrès, sans rien oublier ?

Avec la méthode des 5.M

En complément avec le "remue méninge"

Il est intéressant d'orienter la séance avec un outil que l'on appelle aussi "Ishikawa"

Ou diagramme en arrête de poisson (lié à son apparence).

🔑Ces 5 catégories assurent la prise en compte de tous les éléments importants de votre problématique :

1. Milieu : Quels sont les facteurs qui ont pour origine l'environnement de votre problématique ? Par exemple: La température de la pièce peut-elle avoir un impact sur votre sujet ?

2. Management : Des facteurs d'origines humaines peuvent-ils avoir lieu ?

3. Méthode : Quelles pratiques sont-elles à remettre en cause ?

4. Matière : Les composantes pour la transformation sont-elles de bonnes qualités ? Par exemple : Les données pour finaliser le dossier sont de mauvaise qualité ou les billes plastiques pour mouler tel produit, peuvent ne pas avoir la bonne couleur

5. Matériel : Les outils utilisés sont-ils à remettre en cause ?

Dans le cadre d'une innovation produit, l'ensemble de ces paramètres peuvent être étudiés pour la phase d'industrialisation, par exemple.

De nos jours,

Vous pouvez rajouter un 6e M qui est :

🔑 Mère Nature : Quelles sont les causes d'irrespect de l'environnement de mon produit ou service ?

Les personnes de vos équipes peuvent identifier des facteurs sur chaque branche du diagramme, ce qui permet de balayer 100% les facteurs de progrès sur lequel travailler.

A vous de prioriser chaque facteur avec les critères qui vous vont le mieux.

Voici un schéma représentatif du diagramme d'Ishikawa :

🛠️ Outil n°19 : Comment éradiquer un facteur qui risque de mener l'entreprise vers un échec ?

Avec les 5 pourquoi

Vous arrive-t-il de revoir les mêmes problèmes tous les mois ?

Malgré toutes les bonnes idées et volontés

Ces irritants reviennent encore et encore...

La raison est simple :

Vous n'attaquez pas les problèmes à la racine

Comme pour les mauvaises herbes de votre jardin,

Si vous ne brûlez pas les racines, alors vous aurez encore les mêmes mauvaises herbes.

Pour trouver les racines à un problème, posez-vous la question pourquoi 5 fois 😊

D'après vous,

Pourquoi les enfants, sont-ils agaçants ?

Parce que naturellement, ils osent remettre en cause notre manière de fonctionner en posant régulièrement la question pourquoi...

...ça donne du sens ✅

Voici un exemple : à prendre au second degré 😄

🛠️ Outil n°20 : Comment concevoir un processus entièrement fait de tâches à haut rendement ?

Avec la carte de conception des valeurs ou Value Stream Design

Vous avez vu plus haut, la carte de la chaîne des valeurs, qui permet de visualiser la réactivité de vôtre processus et l'ensemble des flux que le compose. (outil n°5)

L'idée ici est d'imaginer votre processus dans l'idéal,

C'est-à-dire avec uniquement des tâches à valeurs ajoutées, avec le moins d'en-cours possible, avec une stabilité de chaque flux...

Pour concevoir ce type de processus, c'est simple

Reprenez votre V.S.M et reproduisez à côté votre processus en adoptant

🔑 3 règles pour concevoir un processus réactif :

1. L'étape la moins rapide détermine la cadence de production, elle est à mettre en fin de chaîne. (Sinon figer la cadence maximum du processus aux performances de cette étape)

2. Regroupez certaines étapes pour supprimer les déplacements et réduire le nombre de ressources nécessaires au fonctionnement de votre processus

3. Simplifiez le flux d'information pour réduire les risques d'erreurs et augmenter la réactivité de vos tâches

Une fois la V.S.D formalisée, déterminez les actions à mettre en œuvre pour que cela devienne réel.

🛠️ Outil n°21 : Quelle est la vitesse de croisière à adopter pour stabiliser son travail ?

Avec le Takttime

La cadence est un indicateur de performance essentiel dans son travail et surtout dans le pilotage de celui-ci.

Elle permet de lisser votre productivité

🔑 Voici la formule pour calculer votre takttime :

Takttime = Temps disponible / Demande consommateur

Le résultat permet de décider d'adapter ou non son outil et ses méthodes de travail

Il définit le tempo que vous devez adopter

Par exemple,

Vous traitez 2000 dossiers par an, avec 200 jours de travail par an et 7h par jour

le takttime = 200*7*60 / 2000

La cadence de votre processus ne devra pas être à moins de 42 minutes par dossier

Imaginez que votre cadence actuelle est de 46 minutes, alors vous générez un retard de 4 min par dossier qui devra être rattrapé par la suite.

La cadence de la tâche la moins rapide de votre processus devra être optimisée pour atteindre cette nouvelle cadence.

Cet outil permet aux collaborateurs de régler avec précision leurs allures.

✅ Ainsi, vous réduisez l'usure, la fatigue et les risques d'accident.

🛠️ Outil n°22 : Et si vous évitiez de refaire les mêmes erreurs...

Avec un système anti erreur ou Poka Yoké

Un concept hérité du Lean management permet de supprimer le risque d'erreur sur son poste de travail.

On a tous eu l'occasion de voir une solution dite "Poka Yoké"

Souvent mis sur des produits qui nécessitent un assemblage,

Pour nous éviter de monter les pièces à l'envers, par exemple.

🔑 3 sortes de Systèmes anti-erreur :

1. De contact : C'est le cas de notre exemple précédent, je vous illustre le principe par le schéma ci-dessous :

2. De signalement : Le détrompeur peut être une alarme qui sonne en continu pour signaler un enchainement d'étapes qui ne s'est pas réalisé correctement

3. Chronologique : Si une étape dépasse un certain temps, un arrêt peut se produire et un protocole de correction étape par étape doit se faire pour redémarrer la production, si le protocole n'est pas respecté la machine ne redémarre pas.

Le remplissage en ligne des dossiers permet de mettre en œuvre des Poka Yoké, par exemple si un champ n'est pas rempli, alors le dossier ne peut pas être pris en compte...

🛠️ Outil n°23 : Comment partager une information instantanément, sans dire ou écrire un mot ? 🚦

Avec l'Andon

Ce système a été conçu de base chez Toyota pour prévenir les chefs d'équipe d'un problème sur la chaîne.

L'opérateur par un bouton et une lumière informe la présence d'un défaut, la personne la plus proche qui détecte le signal, intervient pour éviter un arrêt de ligne.

Ce système existe aussi dans la gestion des stocks

Imaginez indiquer votre référence dans un magasin et une lumière vous dirige vers le produit que vous recherchiez.

Les feux tricolores du Code de la route ou sur les machines sont des exemples d'Andons.

👁️ Utiliser le visuel pour faciliter le management est un principe de base dans un processus de progrès permanent.

🛠️ Outil n°24 : Comment cette équipe a réduit de 50% leurs temps de changement d'outils ?

Avec la méthode S.M.E.D (Single Minute Exchange of Die)

Cet outil permet d'améliorer significativement votre performance pour changer d'un environnement à un autre

Un exemple en vidéo :

Vous n'êtes pas obligé d'attendre 50 ans pour obtenir ce genre de performance

Rassurez-vous,

🔑 3 étapes pour réduire significativement vos temps de changement :

1. Définissez le changement que vous souhaitez améliorer avec son point de départ. Exemple : Remplacement des pièces d'usures de la formule 1

2. Filmez l'équipe qui a la meilleure performance actuelle, ce sera votre standard à partager avec tous les collaborateurs..

3. Simplifiez, supprimez et réorganisez les différentes tâches observées dans la vidéo

Dans l'idéale, le changement ne doit pas générer d'arrêts de votre productivité.

Ce qui signifie que tout est prêt en amont.

🛠️ Outil n°25 : Comment augmenter sa productivité quand on a l'impression de ne plus avoir de temps disponible ?

Avec l'analyse de déroulement

Comme son nom l'indique, l'analyse de déroulement permet de dérouler une activité.

Il est très complémentaire avec la méthode S.M.E.D (outil n°25), car il permet de détailler étape par étape les actions qui sont effectuées par une équipe ou un process

En effet,

Si vous souhaitez réduire les durées de traitement d'un produit, vous déroulerez alors celui-ci

Pour réduire les durées d'intervention d'une personne, il suffit de suivre son activité

L'analyse vidéo est le plus confortable pour faire une analyse de déroulement

Comme vous avez pu le constater avec la vidéo sur la formule 1

La vidéo permet de mettre en pause, d'accélérer ou ralentir, ce qui aide vraiment à la compréhension.

Voici un exemple fictif d'une analyse de déroulement :

Avant analyse : 1 heure et 20 minutes

Après analyse : 40 minutes

Pourquoi c'est nécessaire de pratiquer cet outil ?

En évaluant la performance de cette façon,

Vous constaterez une amélioration significative des conditions de travail

Car c'est aussi une méthode permettant d'améliorer l'ergonomie au poste

Vos équipes pourront prendre le recul nécessaire pour réduire leur pénibilité au travail

En imaginant qu'un de vos collaborateurs travaille 7 heures comme convenu dans son contrat, ce qui représente 420 min

Dans des conditions normales, sa charge de travail est de 89%, ce qui signifie qu'il intervient effectivement 373 min,

Ceci lui laisse le temps nécessaire en cas d'erreur ou de fatigue

Maintenant, à la suite de quelques évènements il est surchargé

C'est-à-dire que la demande occupe 110% de sa charge, il doit donc effectuer 462 min de travail

Dans ces conditions, il n'a plus le temps en cas de fatigue ou d'erreur

Des retards se créés, des erreurs à répétition...

L'utilisation de l'analyse de déroulement peut permettre de retrouver une situation confortable tout augmentant la productivité

⚠️ L'analyse ne peut se faire que s'il est fait par vos collaborateurs.

🔑 De plus, j'ai constaté que la charge de travail optimale est de 85%, respecter cette charge favorisera les échanges, la réduction des risques d'erreurs, la stabilité de votre process.

Téléchargez le modèle ici :

Découvrez la seconde partie de cet article : ICI