Vous dirigez une industrie et vous aimeriez sûrement réaliser davantage de bénéfice
Ou
Jusqu'à maintenant, vous avez réussi à développer plusieurs activités générant un chiffre d'affaire respectable
Et vous souhaiteriez développer d'autres activités
Cependant,
Le développement et la gestion de ces activités vous coûtes énormément d'argent et trop de temps pour collecter des fonds
Et si vous réduisiez vos charges et exploitez votre plein potentiel dès aujourd'hui...
Cela vous permettrez sûrement d'augmenter vos marges actuelles,
De plus vous augmenterez votre chiffre d'affaire et gagnerez du temps grâce à une augmentation de vos performances,
Ne seriez vous pas heureux de pouvoir autofinancer vos projets ?
Vous seriez surpris de voir les gaspillages qu'il peut y avoir des les entreprises
Rien de plus normal, car vous avez comme on dit "la tête dans le guidon"
Au fur et à mesure du temps des habitudes se créés, certaines choses sont mis de côté pour satisfaire les priorités du moment...
Les pertes peuvent atteindre des sommes considérables !
Et je crains qu'ils ne cesseront jamais d'augmenter si vous ne faites rien.
C'est pour vous aider à relever économiser rapidement et efficacement, que je vous propose 20 minutes de lecture.
Vous découvrirez tous ce dont vous pouvez obtenir rien qu'en exploitant ce que vous avez déjà
Voici 30 gaspillages à éliminer pour augmenter votre trésorerie
🔑 3 types de gaspillages selon Taïchi Ohno (3.M) :
Muda : Ce sont toutes les activités dans une entreprise qui n'ont aucune valeur ajoutée
Muri : Ce sont les irrégularités, des variations qui peuvent conduire l'entreprise à un déséquilibre
Mura : Ce sont les activités qui nécessitent de réaliser des efforts excessifs qui peuvent conduire à un épuisement
Les "Costs-killer" ou "Chasseurs de coûts" se basent sur ces principes pour augmenter la trésorerie de votre entreprise
D'après des études en 6 sigma,
20% de vos coûts sont liés à un manque de qualité en interne
Pour aider les chefs d'entreprise d'origine francophone,
Je préfère parler des 3.I pour traduire Muda/Muri/Mura par inutiles/irréguliers/irritants
De plus,
Je souhaite rajouter un 4e I pour "inexploités" dans lequel je référence
💥8 nouveaux gaspillages
Et si vous chassiez vos coûts économiques avec la méthode des 4.I...
1. Quelles sont vos activités inutiles, qui vous coûtent de l'argent ?
🗑️ Gaspillage n°01 : Les transports inutiles 🚚
Les transports engendrent des frais non négligeables
Voyez par vous-même, dans le cadre de la livraison :
💰 6 exemples de frais de transport :
Salaire des chauffeurs
Salaire des services supports
Carburants
Pièces d'usure des camions
Douanes
Réparations des camions
les frais de transport ne s'arrêtent pas uniquement au sujet de la route
Vous avez aussi les transports internes
Par exemple,
Lorsque vous déplacez des marchandises dans votre entreprise
Ces déplacements représentent du temps main d'œuvre
Les convoyeurs ont été très utilisés dans le passé pour réduire ce phénomène en entreprise
Cela engendre des frais d'entretien,
Qui reste moins élevé que des ressources humaines
Réservez les compétences humaines à des tâches plus valorisantes
En effet,
Le transport n'apporte aucune valeur pour le client,
Ce n'est pas quelque chose qui souhaite payer
🔑 7 astuces pour réduire ses coûts de transport :
Mutualisez vos transports avec d'autres entreprises
Optimisez le chargement de vos camions, par exemple : retravaillez vos produits (emballages, côtes d'encombrements, etc.)
Optimisez votre équipement de transport pour correspondre au juste besoin : Taille des camions, consommations, etc.
Remettez le choix de votre transporteur en question
Utilisez des transporteurs collaboratifs comme "Cocolis"
Comparez les prix du carburant
Optimisez vos performances en entreprise avec une démarche d'Excellence Opérationnelle (en travaillant sur les performances globales de votre entreprise, vous réduirez les transports inutiles)
Source : 2014. 5 actions pour réduire ses coûts de transport en entreprise. https://www.entreprise-sans-fautes.com/2014/02/reduire-couts-transport-en-entreprise.html
Source : 2019. 4 astuces pour réduire le coût du transport de vos marchandises. https://blog.raja.fr/astuces-reduire-cout-transport-marchandises
🗑️ Gaspillage n°02 : Les mouvements inutiles
Comme dans les arts martiaux,
Il existe dans les gestes, ce que l'on appelle des mouvements parasite
Par exemple, dans la boxe française il existe un mouvement très connu : le "fouetté"
C'est un coup de pied circulaire qui vise à frapper son adversaire avec la pointe de la chaussure, jambe tendue
Lorsque j'ai débuté, je ne me suis pas rendu compte d'un mouvement parasite
Alors que je souhaite réaliser le fouetté de la jambe droite, je commençais systématiquement par avancer d'un léger pas celle de gauche
à cause de ce mouvement parasite
Je perdais mon temps, mon énergie et j'étais peu productif
Les stages m'ont permis de corriger ce défaut.
En entreprise,
Vous prêtez peu d'attention à ce genre de détail
Qui pourtant, vous génère des frais
💰 2 frais liés à vos mouvements inutiles :
Accident de travail
Heures main-d'œuvre supplémentaires
Vous pouvez facilement imaginer
Qu'il est difficile de mettre en évidence les mouvements inutiles de votre entreprise
Sans outils adaptés.
Alors voici,
🔑 4 astuces pour réduire vos mouvements inutiles :
Découpez vos activités avec une analyse de déroulement (outil n°25 du dossier : https://www.conseilperformance.com/post/54-outils-et-1-processus-pour-devenir-l-entreprise-leader)
Ordonnez votre espace de travail avec la méthode 5.S dans votre entreprise (outil n°26)
Optimisez vos changements de produits ou services (outil n°24)
Optimisez vos performances en entreprise avec une démarche d'Excellence Opérationnelle (en travaillant sur les performances globales de votre entreprise, vous réduirez les mouvements inutiles)
🗑️ Gaspillage n°03 : La surqualité
Souvent lié à des craintes
Car vous pensez à la place du client
En effet,
La satisfaction de vos clients étant un point crucial pour votre réussite
Vous blindez votre processus de garde-fous
Cependant,
Vos contrôles sont-ils réellement nécessaires ?
A l'image du Code de la route
L'état met en œuvre des dispositions énormes pour assurer la sécurité routière
L'entretien est onéreux.
💰 5 exemples de frais liés à la surqualité :
Heures main-d'œuvre
Matière première
Entretien du matériel
Produits immobilisés
Pénalités de retard
Sans parler, de l'insatisfaction des utilisateurs
Pour revenir à votre entreprise, c'est la même chose avec vos contrôles internes.
🔑 3 Outils pour réduire la surqualité de vos processus :
Mettez en évidence l'ensemble des contrôles dans votre business avec la Value Stream Mapping (outil n°05 : Vg https://www.conseilperformance.com/post/54-outils-et-1-processus-pour-devenir-l-entreprise-leader.)
Comprenez les causes racines de ces contrôles avec les 5 pourquoi (outil n°19)
Supprimez les contrôles en traitant les causes à la racine avec la méthode A3 (outil n°28)
Vous avez aussi de la surqualité dans votre produit
Par exemple,
On peut retrouver des fonctions supplémentaires qui ne sont pas demandées par les clients.
Ce sont des coûts de conception et de réalisation inutiles.
Comment savoir si vous faites de la sur qualité ?
Voici un outil pour visualiser votre niveau de qualité :
Source : 2020. La "surqualité" ? http://bazin-conseil.fr/sur-qualite.html (Du consultant Hubert Bazin)
🔑 4 questions à se poser pour éviter de sur qualifier vos produits ou services :
La demande est-elle spécifiée ?
La demande est-elle justifiée ?
La demande peut-elle faire office d'une négociation ?
Quelles sont les fonctions qu'attendent mes clients ? (utiliser l'outil n°44 et 45 pour étudier la voix du client)
Ainsi,
Vous développerez uniquement des produits ou services en accord avec le besoin réel des clients.
🗑️ Gaspillage n°04 : Les attentes inutiles
Seriez-vous satisfait,
Si je vous rembourse aujourd'hui toutes vos créances ?
Je pense que oui,
Parce que vous savez
Que cet argent, vous serez profitable ailleurs
Si vos ressources sont dans un état d'attente, vous font-ils perdre de la rentabilité ?
Bien sûr,
Parce que personne ne veut payer pour de l'inactif
8 exemples d'attentes en entreprise :
Changement de produit
Absence d'information ou d'un accord
Etapes de votre processus trop long par rapport au suivant
Manque de ponctualité au travail
Marchandises bloquées à la douane
Manque de consigne pour vos collaborateurs
Effectif sans travail (ce qui peut être vu comme de la sur qualité dans votre process)
Equipement sans travail
💰 5 exemples de frais liés aux attentes :
Main d'œuvre
Amortissement des équipements
Pénalité de retard
Stockages
Remboursement d'empreint
Pour vous aider
Je vous propose ci-dessous
🔑 6 Clés pour réduire les attentes dans votre process :
Les créances : Passez par une société de recouvrement
Main d'œuvre : Travaillez en parallèle sur d'autres sujets (voir les gaspillages inexploités en bas de ce dossier)
Equipement : Réalisez un maximum d'entretien pendant les attentes, pour éviter de mobiliser du temps dédié à la production
Information : Relancez plus souvent et définissez-vous des alertes
Déléguez au maximum les responsabilités, pour occuper davantage vos collaborateurs et éviter l'attente liée à des accords ou une validation
Optimisez vos performances en entreprise avec une démarche d'Excellence Opérationnelle (en travaillant sur les performances globales de votre entreprise, vous améliorez le flux de vos activités)
🗑️ Gaspillage n°05 : Les rebuts inutiles
Le mot "rebut" parle de lui-même
C'est du gâchis pur et dur
Un dossier monté avec soin, le client n'est pas satisfait
Tout est à refaire... 😱
Imaginez-vous le temps passé pour rien
C'est très agaçant de refaire son travail.
Autre cas,
Vous produisez une dizaine de pièces
et le client s'aperçoit qu'un défaut est présent sur chaque unité
Quelle tuile ! 🤦
💰 6 frais liés aux rebuts :
Matière
Main d'œuvre
Pénalité de retard
Stockage
Communication (parfois pour rattraper un préjudice et maintenir une bonne image, la communication peut aller loin)
Retour de livraison
🔑 Supprimez vos rebuts définitivement avec la démarche D.M.A.I.C qui a permis à Motorola d'être à 99% bon du premier coup ! (outil n°39 : https://www.conseilperformance.com/post/54-outils-et-1-processus-pour-devenir-l-entreprise-leader)
🗑️ Gaspillage n°06 : Les arrêts inutiles
Une coupure internet, un rouage de la machine qui lâche, du personnel absent...
Ou un petit virus du nom de Covid-19 par exemple... 🙄
Et c'est la panique 😵
Votre processus est entièrement à l'arrêt
Satisfaire vos clients devient impossible !
💰 Cette situation génère énormément de frais de réparation pour revenir dans des conditions standards.
🔑 7 Solutions pour éviter un arrêt total de vos processus :
Restez moderne, l'utilisation des technologies actuelles vous assurera un niveau de performance satisfaisant avec une bonne réactivité des fournisseurs
Auditez vos processus, ce qui permet de prendre du recul sur votre fonctionnement et ainsi prévenir des causes d'arrêts. (outil n°47) Exemple : Si vous voyez un service en difficulté, c'est le moment de les aider.
Entretenez vos processus, ordonnez vos espaces de travail et maintenez les performances de vos équipements avec le 5S et la maintenance autonome (outil n°26 et 27)
Assurez-vous d'avoir les compétences nécessaires aux bons endroits avec la matrice de formation (outil n°41)
Réagissez immédiatement, mettre le problème sous le tapis fera que grossir les pertes lorsqu'il en ressortira
Choyez vos salariés
Gardez vos clients proches de vous
🗑️ Gaspillage n°07 : Les stocks inutiles
Dans tous les secteurs où j'ai travaillé
Une phrase revenait souvent :
On ne sait jamais, ça peut servir !
On le voit souvent dans les magasins de pièce détachée
Par peur de manquer
Les techniciens accumulent les pièces de rechange, même lorsque l'équipement n'est plus dans l'enceinte de l'usine
Ou dans les services administratifs
N'avez vous jamais entendu le responsable du service informatique, rouspéter parce que les collaborateurs utilisaient trop d'espace sur les serveurs ?
Cette peur qui existe depuis très longtemps,
Est un comportement primal, c'est-à-dire qu'il faut réaliser des réserves pour survivre
On le remarque avec les stocks de marchandise
Les logisticiens assurent des stocks en mettant en place des sécurités
Qui est parfois abusé
💰 Les stocks sont pour certaines entreprises, la cause principale de coût, être trop prudent immobilise une partie de ses ressources financières.
🔑 8 Solutions pour maitriser vos stocks :
Diminuez la taille de vos lots pour plus de réactivité (voir outil n° 30)
Ordonnez votre productivité à l'aide d'étiquette kanban pour produire uniquement dès que nécessaire (voir outil n°51)
Tirez votre productivité en produisant à la commande idéalement (un article sera dédié à ce principe)
Optimisez vos fréquences de rotation de transport
Choisissez vos fournisseurs avec le meilleur taux de qualité et de service
Assurez une rapidité dans le traitement des informations
Analysez les différents flux de votre entreprise avec la V.S.M (outil n°05)
Optimisez vos performances en entreprise avec une démarche d'Excellence Opérationnelle (en travaillant sur les performances globales de votre entreprise, vous supprimerez vos stocks d'alertes)
Vous pouvez extrapoler cette notion sur tous les stocks d'une entreprise, pas uniquement sur la marchandise
C'est pour cela qu'analyser les 4 flux d'une entreprise permet de prendre en compte
4 grands types de stocks :
Marchandises
Informations
Argents
Spatial (on peut le définir par la compacité de votre entreprise)
🗑️ Gaspillage n°08 : La sur production
Celui-ci est le pire des gaspillages inutiles
Lorsque vous réalisez 1 dossier supplémentaire si vous êtes une entreprise de service
Ou une quantité supplémentaire si vous êtes une manufacture
Et bien, vous réalisez tous les autres gaspillages ci-dessus, sans qu'aucune demande ne soit formellement exprimée par un client
En clair, vous travaillez à l'œil
La sur production est un peu comme le sur stockage
Parce que vous avez peur
4 raisons qui vous poussent à surproduire :
Votre organisation manque de fiabilité, alors vous produisez davantage
Vous anticipez des commandes
Votre service commercial ou marketing vous pousse à produire sans arguments factuels
Vous vous êtes donné des objectifs trop ambitieux et vous pensez que produire vous forcera à vendre davantage
⚠️🚨💰 Les frais sont énormes, car vous accumulez toutes les autres types de pertes
Frais de stockage
Main d'œuvre
Frais d'entretien des équipements
Utilisation des énergies
Matières premières
Destructions (si vous avez des invendus)
Frais de transport
Frais de gestion
2. Et si vous surfiez sur la vague pour gagner plus d'argent, avec les irrégularités de votre process ?
Par irrégularité, j'entends variation
Votre activité est soumise à certaines instabilités qui peuvent être maitrisées
D'autres sont moins maitrisables
Parce que les causes de variations sont les conséquences de désordre et de dysfonctionnement
Qu'il est nécessaire de les détecter et de les stabiliser
Alors,
Comme un surfeur
Souhaitez-vous apprendre à glisser sur la vague ?
Ce qui vous donnera un sentiment de liberté !
🗑️ Gaspillage n°09 : Les variations de commande
Soumis à de fortes saisonnalités, par exemple
L'entreprise est contrainte d'adapter en permanence ses moyens.
Le fait de s'adapter génère du surmenage, des dysfonctionnements, des coûts supplémentaires
Ou en cas de sous charge, cela peut vous créer de l'attente, qui est rappelons-le un gaspillage inutile
Aussi,
Comme il est bon de satisfaire ses clients,
Je me vois mal de vous conseiller de ne pas répondre favorablement aux demandes 😆
D'une part, vous risquez de perdre en qualité d'image de marque
Et d'autre part, votre but est de gagner de l'argent
Alors, je vous propose
🔑 7 clés pour exploiter à votre avantage les variations de la demande client :
Adaptez les performances de votre process en fonction de la période d'activité la plus haute (qui peut le plus, peut le moins).
Innovez des produits ou services qui seront réalisés en période d'activité basse
Exploitez l'intelligence collective en période de basse activité pour développer votre entreprise
Augmentez la polyvalence de vos équipes pour réaliser des missions complémentaires
Proposez des congés sabbatiques pour réduire vos coûts en main d'œuvre en période basse, cette solution sera très appréciée des jeunes recrues
Maitrisez vos campagnes publicitaires en fonction de vos ressources, même si le but est de gagner de l'argent, charger la mule n'est pas la solution.
Développez des compétences peut-être intéressantes, afin d'élargir vos champs des possibles.
⚠️ Embaucher des intérimaires et des managers de transition est une bonne solution à court terme,
Par exemple : Lancement d'une nouvelle campagne commerciale, des essais...
Mais elle doit rester provisoire !
Ce type d'effectif n'apporte pas réellement de valeur ajoutée sur le long terme,
Comme leurs noms l'indiquent, c'est pour du travail temporaire
J'ai déjà travaillé pour une entreprise dont 50% de son effectif, c'est des intérimaires tout au long de l'année
Il y a une contradiction entre l'entreprise qui doit prospérer sur le long terme
Et ces personnes qui sont à la recherche de mission juteuse et temporaire
Aucune base solide peut-être en place
Je peux comprendre,
Parce qu'il est plus facile de régler la charge de travail en variant les ressources humaines
Que de travailler sur les causes profondes de ce type de désordre,
Avec plus d'ingéniosité et de rigueur.
🗑️ Gaspillage n°10 : Les variations de la qualité de vos produits ou services
Ce gaspillage est le plus facile à valoriser
Parce que les pertes peuvent facilement se voir
Ce sont les défauts que vous corrigez ou pas...
...ça peut être détruit aussi
C'est une cause de rebut,
Vous savez, le gaspillage n°05
Je reprends souvent l'exemple du dosage qui explique bien cette catégorie
Imaginez remplir des yaourts de 50g
Vos tolérances sont de plus ou moins 5g
Et bien, une variation peut avoir lieu, généralement supérieure à 50g
Tout grammage au de dessus de 50 est donné au client
C'est donc des coûts qui vous sont directement imputés.
🗑️ Gaspillage n°11 : Les variations de performance process
Auparavant, nous étudions davantage le "quoi"
Cette fois-ci,
Les variations se concentrent sur le "comment"
Si le gaspillage irrégulier traite de vos produits ou services
Ici,
Ce sont directement les performances de votre process
(voir outil n°10 https://www.conseilperformance.com/post/54-outils-et-1-processus-pour-devenir-l-entreprise-leader)
Parce que vos pratiques agissent directement sur les résultats de votre entreprise
Savoir les maitriser permet d'obtenir davantage d'occasions favorables
🗑️ Gaspillage n°12 : Les variations de satisfaction client
Cette variation
Démontre généralement un manque de connaissance de vos clients
Souvent lié à vos capacités relationnelles
Même si les outils n° 44 et 45 permettent une meilleure compréhension de leurs besoins
Sans une approche authentique
Vous risquez de surprendre parfois vos clients
Peut-être, avez-vous des difficultés à adopter une relation client idéale ?
Si c'est le cas,
🔑 Identifiez vos fonctionnements sous-jacents, lisez la page ci-dessous :
🗑️ Gaspillage n°13 : Les variations dans vos achats
Ce sujet est assez complexe
Car il concerne vos fournisseurs
Même s'il est bon de remettre en question régulièrement vos fournisseurs
Généralement pour de meilleures qualités de service ou de meilleur prix
Cette tradition est d'un sens
A remettre en question
Pourquoi changer de fournisseur alors que vous pouvez avoir le meilleur à votre porte ?
L'idée est d'avoir une entreprise réactive
Baisser les prix et exiger des performances sans travail de votre part
Aura un impact sur votre entreprise tôt ou tard
Parce qu'il existe peu de partenariat entre clients et fournisseurs
Que vos processus sont toujours dépendants de ce qui y rentre
Alors qu'une entreprise qui réalise de réels partenariats avec ces fournisseurs
Aura davantage d'opportunité et augmentera sa robustesse
🗑️ Gaspillage n°14 : Les variations dans vos Stocks
Pour anticiper certains évènements
Un réflexe humain est de stocker
Comme les stocks coûtent de l'argent
Une partie des ressources sont mobilisées pour leurs gestions
L'ensemble vous coûte beaucoup d'argent !
Cette description vise à vous faire prendre conscience de la nécessité
De changer de paradigme
Parce que vous l'avez bien vu avec la description du gaspillage n°07
Les stocks sont inefficaces, voir même cause de fermeture
Pour certaines entreprises
L'idée est de travailler en ayant comme schéma : la gestion de flux
Comment réduire les variations de stockage, sans risquer l'arrêt du flux financier de votre entreprise ?
🔑 Optimisez les performances des processus de votre entreprise avec une démarche d'Excellence Opérationnelle
En travaillant sur les performances globales de votre entreprise, vous simplifierez la gestion de vos stocks, en cohérence avec la demande client.
🗑️ Gaspillage n°15 : Les variations dans l'innovation de vos produits ou process
Prenez-vous le temps d'augmenter vos propositions de valeur ?
Imaginez vos concurrents
Aujourd'hui, peut-être qu'ils offrent la même valeur
Dans cette configuration, vous vous partagez le marché
C'est plaisant, non ?
Maintenant,
Imaginez votre concurrence proposer davantage de valeur avec de nouveaux produits ou services
Quelle sera la réaction du marché ?
Peut-être perdriez-vous des clients...
Cette configuration n'est pas très agréable, n'est-ce pas ?
Voici pourquoi c'est important de chercher des idées de différenciation
Pour maintenir vos clients proches de vous
Je vous conseille de maintenir une constante dans l'innovation de vos produits ou vos services.
3. Vous vous sentirez plus léger sans vos irritants...
Vous pouvez-être tenté de prendre du travail, encore du travail, toujours plus de travail
Vous êtes courageux au travail, c'est ce qui vous a permis d'en arriver là
Mais, est-ce dans l'air du temps ?
Croyez-vous qu'accumuler les contrats, vous sortira de cette crise ?
Peut-être que non...
Parce qu'il y a longtemps, l'entreprise Toyota et son modèle d'amélioration continue
Se sont aperçu qu'un travail excessif pouvait conduire à la baisse de performance
Et générer davantage de rebut, d'insatisfaction et même d'arrêt de travail
Tout ce qui est perçu comme excessif nuit à l'entreprise
Car vos ressources seront dépensées plus que nécessaire
Voici 7 irritants à supprimer dès maintenant de votre entreprise
🗑️ Gaspillage n°16 : Surface de travail excessif
Pas la peine de construire de nouveaux locaux ou de louer de nouveaux bureaux
Posez-vous la question :
Puis-je réorganiser de la meilleure façon l'espace de travail ?
Aujourd'hui,
Les bureaux sont immenses, pour qu'au final
Il y est uniquement un ordinateur sur la table
En plus,
C'est la mode des réunions, alors beaucoup d'entreprises augmentent le nombre de salles de travail
L'espace est quelque chose d'important en entreprise
💰 Les frais liés aux locaux ne sont pas à négliger (location, énergie, entretien, etc.)
⚠️ Ne faites aucun changement au détriment de vos collaborateurs
Ce serait dommage de perdre votre cohésion collective
Pour éviter cela
Exprimez clairement vos intentions et la nécessité de réduire vos dépenses
Que cette action ne peut se faire sans eux,
Comment optimiser l'espace de travail ?
🔑 Appliquez la démarche 5S
🗑️ Gaspillage n°17 : Formation excessive
La connaissance est importante pour développer une activité
Etes-vous à la recherche de plus de connaissance ?
Peut-être justement pour créer davantage de valeur ajoutée pour vos clients ?
Ou parfaire votre expertise ?
On a la chance aujourd'hui d'avoir accès à la connaissance facilement
Grâce aux aides de l'état pour des réaliser des parcours diplômants
Ainsi qu'aux différents contenus sur internet
Ce n'est peut-être pas votre cas
Cependant
💰 Avec la formation en continu de vos salariés, vous multipliez les frais de formation, qui ne sont pas forcément nécessaires
Une personne suffit pour garantir la présence de la compétence en entreprise
3 raisons de former des relais en entreprise :
Vous reconnaissez leurs valeurs, ce qui est une source de motivation
Relayer la connaissance est un bon moyen pour votre collaborateur de maitriser plus vite la mise en pratique
Vous réduisez votre budget formation
Comment relayer efficacement les compétences en entreprise, sans une gestion compliquée ?
🔑 Utilisez la matrice de formation, outil n°41
🗑️ Gaspillage n°18 : La bureaucratie
Débordez-vous de tâche administrative ?
Plus votre société grossit
Et plus vous avez l'impression d'être dans les papiers
Vous en oublierez presque vos tâches à valeur ajoutée
Parce que la réglementation se durcit
Et votre process devient de plus en plus complexe à gérer
Peut-être mettez-vous en place des procédures administratives
Pour tout contrôler...
Même si ça peut vous rassurer de mettre des mesures de contrôle administratif
Pour sécuriser le respect de votre process ou de la réglementation
Cette solution est nuisible aux performances de votre entreprise
Les frais de gestion pour maintenir votre système administratif en place sont des ressources immobilisées
Vos managers perdent du temps à piloter des feuilles plutôt que des équipes
(certains d'ailleurs cachent leurs incompétences derrière ce prétexte)
Concentrez-vous sur vos tâches à haut rendement,
Celles qui apportent une réelle valeur ajoutée pour vos clients.
Ce sujet est très abordé dans les débats sur l'entreprise libérée
D'après le Docteur M. Izac Getz et l'ancien directeur de Favi, M. Jean François Zobrist
La bureaucratie est construite pour contrôler 3% de perturbateur en entreprise
Par perturbateur, ce sont des personnes qui entrainent la société vers le bas
Pour des raisons qui sont souvent liées à des raisons extérieures de l'entreprise
Leurs solutions sont de supprimer les moyens de contrôle mis en place, pour se focaliser entièrement sur les personnes motivées aux bien-être de l'entreprise
Naturellement, avec le temps les fameux 3% finissent par quitter l'entreprise.
Comment supprimer la bureaucratie dans votre activité ?
🔑 4 solutions pour réduire la bureaucratie dans votre entreprise :
Prenez du recul sur ce qui apporte réellement de la valeur à vos clients avec la Value Stream Mapping (outil n°05 https://www.conseilperformance.com/post/54-outils-et-1-processus-pour-devenir-l-entreprise-leader)
Concentrez votre attention sur les personnes qui apportent de la valeur à votre entreprise, donnez-leur davantage d'autonomies.
Ordonnez votre activité avec le 5.S en équipe (outil n°26)
Comparez vos temps au bureau et sur le terrain, vous seriez peut-être surpris
🗑️ Gaspillage n°19 : Prévision excessive
Lorsque je travaillais au sein des entreprises
J'entendais souvent les chefs d'équipe s'agacer, car les plannings changeaient tout le temps
Pourtant travaillé à la semaine,
Il pouvait changer plus d'une dizaine de fois en cours de semaine
Parce que le process varie énormément
Alors les équipes d'ordonnancements doivent s'adapter en permanence
Pour maintenir les stocks à jours
Ceci n'est pas une solution durable.
Vos collaborateurs s'épuisent à fur et à mesure des semaines
Ces conditions sont mauvaises pour le développement opérationnel de votre entreprise
Vous vous étreignez.
Pensez-vous obtenir des performances durables, si vous chamboulez en permanence le quotidien de vos équipes ?
🔑 Organisez un groupe de travail pour comprendre les prévisions excessives, vous identifierez surement des problèmes de performance.
🗑️ Gaspillage n°20 : Personnel surexploité
Par exemple,
Vous obtenez de nouveaux clients
Par conséquent,
Vous avez demandé à vos collaborateurs de travailler davantage
Car vous avez peu de ressource pour pouvoir embaucher
Avec le temps,
Les clients sont fidèles et vos équipes se sont adaptées
Encore une fois,
Le travail est fait et les équipes ne se plaignent pas
Vous ne voyez pas l'intérêt de prendre du personnel supplémentaire.
⚠️ Dans la culture française, il est inconvenable de se plaindre, lorsqu'on nous donne du pain à manger, même si cela coûte beaucoup d'effort
Cependant,
C'est vous qui finirez par en payer le prix fort
Si vos équipes n'expriment pas de manière libérée leurs situations ou si vous n'écoutez pas leur détresse
Ils finiront par l'exprimé dans leur travail ou à l'extérieur
En conclusion, vous aurez des pertes de performance et une mauvaise image.
🔑 Auditez régulièrement vos équipes et répondez à leurs questions, voir la direction sur le terrain ça fait toujours son effet, surtout quand c'est sincère 😉
🗑️ Gaspillage n°21 : Utilisation excessive des énergies
🌼 Pour le respect de l'environnement
Et le respect de votre portefeuille.
Pourquoi allumez-vous les lumières en pleines journées ? 😱
C'est un exemple flagrant de gaspillage,
Plusieurs fois,
Je suis rentré dans ma banque, en début d'après-midi
Et les lumières étaient allumées
Ce n'est pas Versailles ici ! 😆
🔑Voici une démarche pour réduire vos frais énergétiques :
Analysez vos coûts énergétiques pour déterminer vos priorités, avec le diagramme de Pareto (outil n°12)
Mettez en avant les causes d'utilisation excessive de vos énergies à l'aide d'un 5.M (outil n°18)
Réalisez un remue-méninge pour trouver des solutions de réduction énergétique (outil n°17)
Mettez en œuvre les solutions avec un plan d'action (outil n°14)
🗑️ Gaspillage n°22 : Corruption
La corruption est nettement répréhensible par la loi
Outre le fait de risquer des pénalités légales
Vous vous écartez de votre mission, qui à la base est votre source de revenus
C'est en quelque sorte, une manière de forcer le destin
Un raccourci qui facilite pourtant certaines situations
Mais qui au final, ne vous rapporte aucun résultat.
A l'inverse d'une construction solide de partenariat
La corruption dispose d'un caractère moral assez faible
Très court terme,
Car en échange de service ou d'argent le corrompu réalise une activité
Qui n'est pas pour autant dans l'intérêt de son entreprise
Mais plus souvent dans l'intérêt de l'autre personne.
De plus, vous risquez de vous engouffrer dans du chantage.
🔑 Accordez uniquement de l'intérêt pour des contrats en bonne et due forme.
Travailler sur vos irritants soulagera aussi de beaucoup de tourment.
Devenez charismatique en restant droit dans vos bottes 💪
4. L'argent est à vos pieds, ne voyez vous pas votre potentiel inexploité ?
Quand je n'étais qu'un apprenti
En allant à la cantine de l'entreprise
Je vis une pièce de 2€ au sol
Je l'ai fait remarqué à mon collègue et ainé qu'il y avait de l'argent, sans pour autant la ramasser
A ma grande surprise, il insista fortement pour que je la ramasse
Par respect de son ancienneté, je fis ce qu'il me demanda
Une fois penché, je reçus un bon coup de pied dans le derrière
Suivi d'une phrase que je n'oublierais jamais :
"Sur terre, des personnes se cassent le dos chaque jour, pour obtenir cet argent à la fin de la semaine, ce que tu peux obtenir en 1 min en faisant l'effort de te baisser"
Outre sa manière d'apprentissage qui peut être contestable 😆
J'en ai tiré une grande leçon
Parfois la vie, vous offre des opportunités qui nécessitent peux d'effort pour y accéder
S'abstenir d'en profiter, c'est refuser le succès.
Depuis je considère être très chanceux
Car la vie vous offre tous les jours ce type d'opportunité, il vous suffit de savoir les observer.
🗑️ Gaspillage n°23 : Surfaces vides inexploitées
Peut-être avez-vous pris en considération le gaspillage n°16
Et vous avez réordonné votre espace de travail
Maintenant, vous avez de l'espace de libre
Mais vous ne savez peut-être pas quoi en faire
💰 Parce que vos surfaces inexploitées vous coûtent de l'argent sans vous en apporter
Je vous propose la solution suivante :
🔑 Louez vos espaces disponibles
🗑️ Gaspillage n°24 :Compétences inexploitées
Vos collaborateurs ont d'autres sources de motivation que le travail
Pour stimuler leurs compétences
Il se peut que des activités annexes puissent vous être utiles
Pourquoi ne faites-vous pas un audit ?
Signaler vos besoins en compétence
Vous permettrait de révéler certains talents
Par exemple,
Certaines personnes peuvent aimer le bricolage et la décoration d'intérieur
Proposez leurs d'optimiser l'ambiance de travail par la décoration
Peut-être qu'ils trouveront certaines des astuces économiques
🗑️ Gaspillage n°25 : Innovation produit inexploitée
Votre rôle est d'apporter davantage de valeur à vos clients
Si vous vous contentez de satisfaire leurs besoins
Vous stagnerez à un certain niveau de chiffre d'affaires,
Voir même vous régresserez si d'autres personnes se mettent à vous concurrencer
Pourtant,
Je suis persuadé que vous avez déjà eu certaines idées de développement...
Ces idées, restent-elles au fond d'un tiroir ?
En devenant adulte
La raison prend le dessus sur la créativité
Pour pallier à certaines peurs, vous vous persuadez que certains produits pourraient-être dangereux de développer
Peut-être parce que vous avez peur de ne pas maitriser la charge de travail
Ou peur de la réaction de vos clients
Dans ce cas, pourquoi ne pas leur proposer un Produit Minimum Viable (P.M.V), une sorte de prototype qui répond aux besoins sans pour autant coûter cher à son développement
Ne soyez pas perfectionniste, le temps que vous passez à améliorer vos plans, vous ne créez pas de valeur ajoutée
Plus vite vos clients seront inclus dans la conception, plus vite et mieux il sera accepté.
Peut-être n'avez-vous pas d'idée ?
Pas de panique,
Faites marcher le collectif, votre famille, vos collaborateurs et même vos plus fidèles clients peuvent vous aider dans ce sens.
Même votre savoir faire peut-être transformé en produit commercialisable
Par exemple,
J'ai travaillé pour une entreprise qui transforme le fruit,
cette entreprise a développé une nouvelle discipline :
La "fruitologie",
Comme l'œnologie,
Elle facilite la caractérisation d'un produit ,
De mieux cibler les attentes,
Donc de travailler les paramètres de fabrication en conséquence.
🗑️ Gaspillage n°26 : Innovation process inexploitée
Le saviez-vous ?
Toyota était une entreprise de textile avant 1936
C'est Mr Toyoda, qui décida de réorienter son process dans l'automobile
Par manque de moyen
Il conçoit des lignes de fabrication de voiture avec ses propres machines qui traitaient la soie
Comme Mr Toyoda,
Gardez un esprit créatif, ce n'est pas parce qu'un équipement est dédié pour une chose
Qu'elle ne peut-être utilisé pour une autre
Et c'est de même pour toutes les ressources de votre process
Soyez ingénieux !
Quelles pratiques ou technologies peuvent évoluer dans votre entreprise ?
🗑️ Gaspillage n°27 : Négociation inexploitée
La négociation est un art qui demande un entrainement au quotidien
Parce qu'il peut-être difficile, je comprends que vous n'aimez pas vous en servir
Cela demande beaucoup de préparation et du courage
Pour faire face à votre interlocuteur
Même si vous avez le sentiment de négocier lorsque vous choisissez vos fournisseurs
Ce n'est que superficiel
Une vraie négociation apporte des gains significatifs
Par exemple,
Avec vos fournisseurs, vous pourriez aller jusqu'à créer de vrais partenariats
Favorable au développement de votre entreprise
🔑 6 étapes pour débuter dans la négociation :
Préparez vos besoins, vos arguments et ceux de votre interlocuteur
Définissez votre objectif clairement et jusque ou seriez-vous prêt à aller dans votre offre
Préparez l'entrevue pour qu'ils se passent dans les meilleures conditions
Favorisez l'écoute active, laissez votre interlocuteur prendre la parole vous permettra de rebondir sur ces arguments et avoir un temps d'avance
Satisfaisiez les besoins de votre interlocuteur, gardez en tête la notion de gagnant/gagnant
🗑️ Gaspillage n°28 : Technologie inexploitée
Votre process est une série d'étapes
Certaines étapes apportent bien de la valeur ajoutée pour vos clients
Mais elles sont réalisées par des êtres humains qui pourraient être positionnés sur d'autres tâches ou leurs compétences seraient plus utiles
Par exemple,
Le secrétariat et la prise de rendez-vous
Avoir une personne qui prend vos rendez-vous aujourd'hui est une ressource gaspillée
Car vous avez aujourd'hui des moyens plus simples et moins coûteux pour réaliser le même travail
Aujourd'hui,
Une secrétaire peut s'atteler à des tâches qui nécessitent davantage son attention
Le digital remplace beaucoup d'activité administrative chronophage de l'être humain
Peut-être sous prétexte de maintenir l'emploi ou par crainte de ne rien y comprendre
Vous ne profitez pas de cette opportunité
Malheureusement,
Ce genre de décision ne favorise pas votre entreprise, mais vos concurrents.
En choisissant de profiter des nouvelles technologies de l'entreprise 4.0 par exemple,
(à savoir : l'état finance une bonne partie de vos projets pour maintenir la compétitivité avec les autres pays)
Vous libérerez des ressources qui réaliseront d'autres tâches avec plus de valeur ajoutée pour votre entreprise
Et vous réduirez vos coûts en obtenant de meilleures performances.
🗑️ Gaspillage n°29 : Méthodes inexploitées
On a vu précédemment
Que des idées ou des connaissances acquises par vos proches ou vos collaborateurs peuvent vous être bénéfiques pour votre entreprise
Et bien pour les méthodes c'est aussi la même chose
Souvent,
Les anciens partent à la retraite avec leurs savoirs
C'est une partie des performances de votre entreprise qui s'en va
La matrice de formation vous permettra de relayer efficacement, les méthodes acquises de vos salariés.
Ce n'est pas tout !
Pourquoi chercher des solutions quand elles existent déjà ?
L'Excellence Opérationnelle est une discipline qui regroupe l'ensemble des méthodes et démarchent pouvant résoudre vos problèmes
Imaginez-vous le temps que vous perdez à développer de nouvelles méthodes
Inspirez-vous de ce qui existe déjà, vous perdrez moins de temps dans de la recherche.
🗑️ Gaspillage n°30 : Sous qualités
Si certains veulent gâter leurs clients avec des cadeaux en tout genre
Qui peut être excessif pour leur société, voir le gaspillage n°3
Peut-être faites-vous l'inverse
C'est-à-dire,
Proposez-vous le strict minimum à vos clients ?
Comme tout être humain
C'est agréable d'avoir de l'attention
Surtout lorsque l'on ne s'y attend pas
C'est ce qui permet de se souvenir de vous
Si vous souhaitez améliorer votre image
Intéressez-vous à ce qui pourrait faire plaisir ponctuellement vos clients
C'est aussi leur rendre hommage sur le fait que vous réussissez.
🔑 Analysez la voix de vos clients et leurs satisfactions avec une enquête Kano et la V.O.C. (outil n°44 et 45)
Vous obtiendrez des informations utiles pour apporter de belles attentions qui resteront dans la mémoire de vos clients.
Retrouvez ici, la synthèse des gaspillages économiques :
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Ou pas, c'est vous qui voyez...
A très bientôt
Adrien Menant 😄
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